如何面对档案管理新形势

2017-03-09王超

环球市场 2017年32期

关键词：事业单位档案管理单位

王超

公主岭市中小企业服务中心

如何面对档案管理新形势

王超

公主岭市中小企业服务中心

在现在的信息社会中，事业单位的档案管理中的不足开始逐渐的凸显出来，事业单位的档案管理是与单位工作的整体秩序和效率相联系的，因此需要改进现有工作中的不足，对事业单位档案管理进行改革。

事业单位；档案管理；改革创新

一、做好事业单位档案管理工作的重要意义

档案管理工作是一项基础性工作，它在作为事业单位工作查考依据的同时，也是生产生活的参考资料，最重要的是在单位与职工正当权益的维护中，可作为重要的凭证。另外，它也是提高事业单位工作质量和工作效率的必要条件。因此，它在事业单位管理中是不可或缺的一部分。科学规范的档案管理，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。做好档案管理工作对于每一个档案管理工作人员来说，是最主要的任务。若是没有意识到这个问题，那么就会在事业单位健康发展中埋下隐患。做好档案管理工作的意义有很多，主要有两个方面：从单位出发，单位领导可以根据所记录的档案，及时、全面的掌握单位的整体情况，据此进行策略调整和制定；从社会各界出发，社会各界可依据维护历史真实面貌的档案，分析事业单位的业绩，分析情况，从而为选择合适机关进行合作奠定一定的基础。

今社会飞速发展，也加深了档案管理工作创新与改革的进程。只有勇于探索和尝试，才能适应社会的竞争，才能将本单位整体发展的状况和工作成果更全面、真实地反映出来。档案管理工作与单位其他方面管理的有机结合不仅可实现机关单位管理战略，还能提高单位的管理效率。

二、事业单位档案管理工作现状

1、工作人员不够重视档案管理工作

事业单位档案所存储的信息的容量是非常大的，它与单位的很多重要工作流程都有着密不可分的联系。例如，优秀员工的筛选，对工作人员的审查等。档案管理工作人员应该重视自己所做的工作，将档案信息分好类别，这样，当其他的工作人员需要查看档案时，就会非常容易的找到自己所需要的内容。然而，在现实的生活中，很多事业单位的档案管理工作人员并没有意识到自己工作的重要性，他们的思想仍是停留在“档案管理工作就只是抄抄写写，并没有什么技术含量”这个层面上，这种老旧的思想严重的阻碍了事业单位档案管理工作的发展。

2、不能够将档案资源合理的利用

有些事业单位，对档案的管理处在一个瓶颈的阶段，只是一直维持基本的保管、整理以及收集，没有将档案资源进行开发以及利用。之所以在单位中建立档案管理，原因就是要将资料进行汇集，并且得到有效的利用。那么，前提就是要将档案管理的信息正确的提供，要让此信息能够为单位带来有效的参考价值以及系统的服务。可是就最近几年的现象来分析，事业单位在档案管理的过程当中，不能够将资源有效的利用起来，也没有开发资源的意向，使得管理的方式比较单一，档案管理一直在被动的状态下维持着。

3、不能够应用现代档案管理信息化技术

现代信息技术的发展，特别是网络技术的应用，对现代档案管理工作提出了新的要求，如何将信息技术、计算机技术应用到现代档案管理实践中，以获得对档案信息资料的充分挖掘和整理，最大化的促进事业单位档案管理的效率和效益。为此，档案信息管理软件的开发与应用，将原本固化的档案资料实现了信息化和数字化，并结合网络技术能够从纷繁的档案资料中获得有益的信息决策和分析，促进事业单位档案管理信息化和现代化水平的提升。

三、事业单位档案管理的创新思路

1、对事业单位档案进行科学化、创新性管理

随着事业单位的不断发展，我们的事业单位需要处理的事物和面临的问题也越来越多，有着更加庞大的档案信息需要管理。我们需要采用科学的技术手段，以达到高效的管理。

首先，我们应该确保事业单位档案信息管理的实效性、准确性、及时性，以便档案信息能够更好地服务于事业单位的工作。

其次，我们需要利用现代网络技术，将现有的档案信息数字化、信息化，实现档案信息纸质化和数据格式并存，这样可以更好地确保档案信息的安全和完整。

最后，我们可以充分利用网络，将我们不属于保密范围的档案信息，通过网络进行共享，实现资源共享，从而更加有效地实现资源的充分利用。

2、制定有效安全的档案管理制度

档案的作用是为企事业单位提供方便快捷完善的信息资源，为档案使用者提供最好的服务，其中很多内容是单位的秘密文件，所以应当制定一套有效安全的档案管理制度来保证档案安全，消除虚假信息隐患。档案部门应当加大对内外网的检测，对上网的档案进行严格把关。同时档案使用者应当将使用情况进行及时的反馈，档案管理者也应该吸取档案使用者的意见建议，进一步完善事业单位的档案管理工作。

3、加大对档案管理的软硬件设施建设

传统档案多为纸质资料，这为档案的采集、储存、保护带来极大的不便。与此同时，信息化的发展允许将大量的资料通过电子录入的方式进行储存，档案储存所需的空间变小，对档案的整理及存储环境的要求也变得简单。这就需要事业单位拥有一套完善的、功能全面的、容易操作的软硬件设备。

4、强化对档案管理重视性，制定科学管理体系

要想提高档案管理效率，最重要的就是要提高对档案管理工作的重视性，强化对档案管理的管理体系的制定。档案管理是单位发展的潜在推动力，要想强化工作人员对档案管理工作的重视，就需要制定出合理完善的管理制度，通过制度来提高工作人员的重视性和效率。同时在制定管理体系的过程中，要结合档案管理的特点，尽量的实现管理的科学性，灵活性和高效性。