新形势下企业档案管理工作规范探讨

2017-03-09韩滢

环球市场 2017年32期

关键词：档案管理信息化工作

韩滢

辽河油田信息工程公司

新形势下企业档案管理工作规范探讨

韩滢

辽河油田信息工程公司

随着经济我国经济的快速发展和非公有制经济的迅速崛起，企业档案管理工作已经成为了一个不得不提上议程的问题，特别是在当前的新形势下，加强和提高企业档案管理工作变得尤为重要。但是事实上，国内许多企业档案管理的档案管理工作都做得不够充分，因为很多企业只注重生产和经营，没有意识到企业档案管理工作的重要性，致使企业档案管理工作无法与公司的发展同步，长此以往，这个潜伏的问题必然会成为企业发展的鸡肋，导致许多企业的健康发展受到阻碍，因此本文主要就对新形势下企业档案管理工作规范相关方面进行分析和探讨。

企业档案；管理工作；规范

1 现代企业档案管理的现状

1.1 缺乏档案管理意识

有部分企业领导者认为档案管理工作在促进企业改革发展中，并不是很重要。在这样的意识下，往往只重视企业经济的发展，将现有的财力人力投入企业生产中，导致在档案管理环节，缺乏积极性及自主性，使得档案管理工作和企业经济发展未有机地结合。目前大多数企业在档案管理工作方面具有一定的难度，主要是因为企业的管理者不重视。因为高层领导者缺乏档案管理意识，经常忽略了档案管理工作。长时间下去，企业没有人创建完整的企业档案管理制度，那么档案管理者就不能有效地执行档案管理制度，提高现代企业档案管理的水平。

1.2 档案管理体系不健全

对现代企业来说，只有创建一整套完善的档案管理制度，才能够有效地提高档案管理工作的效率，从而为企业争取更大的竞争力。但是，结合多数企业管理现状来分析，大部分企业在档案管理环节，仍然还存在诸多的问题，最突出问题就是档案管理制度不完善；在档案管理工作方面，缺乏优秀的档案管理员，并且有一些企业没有推行电子档案管理，而是通过纸质方式来开展档案管理工作，加之缺乏专门的企业档案管理部室，导致现代企业档案管理工作难落实和难进步。通过调查表明，有部分企业对档案管理工作中不重视、不规范，有一些档案管理员处在身兼多职状态，依照企业内部的要求听从调整。这样的行为已经违背《中华人民共和国档案法》，不仅阻碍了企业的发展，同时企业的档案信息容易出现缺失甚至泄露等现象。

1.3 档案管理信息化水平较低

现阶段，大多数企业在档案管理方面，运用了计算机技术、信息网络技术等等，在很大程度上促进了现代企业档案管理的发展。但是值得注意是，文件与信息传输工作信息化水平比较低，导致现代企业档案管理工作的质量、工作效率受到影响。为什么档案管理信息化水平并不高？主要是因为有部分企业还没有创建出健全的企业档案管理信息系统，在档案管理工作中缺少系统与技术的支持。另外有部分企业创建了管理信息系统，但没有结合档案管理实际情况完善档案管理工作，致使现代企业档案管理不够规范化、科学化以及创新化。

2 加强企业档案管理的方法

2.1 统一对档案进行规范化处理

企业应该将档案规范化管理工作作为一项中心工作来抓。有学者提出，规范化是当前档案管理工作标准化建设的前提条件。因为现代档案工作已不再属于一个部门，而是一个企业、一个地区甚至一个省市档案信息交流的组成部分。因此企业的档案工作要有长远打算，做好档案文件的收集、整理、编目、检索，以及档案室的温湿度控制、防霉防虫、保密保管等基础性工作；并根据国家纸质文件、档案管理、电子文件管理的标准和规范进行归档。有些企业在档案管理方面做得比较到位，如江西省安义县公司通过全面加强档案管理组织建设，完善档案管理制度，以档案管理达标工作为抓手，整体提升全系统档案工作水平。

2.2 提高企业档案管理人员的素质

当前对企业档案管理从业人员的要求是：他们必须具有扎实的专业理论基础，掌握档案工作的方法和规律，精通档案业务，在熟悉档案工作的基础上，丰富计算机知识，实现档案工作由传统的手工操作向现代化管理的转变。此外，对于一个不断发展的企业而言，从事档案管理的人员还应具有创新意识，能够把握机遇，解放思想，以新思维对待新问题，以新思路和新对策解决出现的问题，努力把档案管理工作提高到一个新水平。

2.3 提升档案管理信息化水平

在信息化的时代中，企业的档案管理要不断更新和发展，不断提升档案管理的技术；做好企业档案管理信息化建设，可以实现档案管理的更新；在网络发展的背景下，企业档案管理应该借助网络技术，实现档案管理的网络化，借助先进的电子设施设备来提高档案管理的工作效率；另外企业档案管理必须实现网络化，让档案的建立工作与企业的发展相结合，让档案管理不受时间和空间的限制，随时对档案进行更新和档案资源的共享。通过对档案管理信息化的建设，让企业的档案得到了更新和发展，保证了档案的真实性，让档案管理实现系统化，这是企业档案管理发展的必然结果。