提升办公室档案管理效率的探讨

2017-03-09尚朝晖

环球市场 2017年32期

关键词：工作效率管理机制办公室

尚朝晖

国家电投集团江西电力有限公司

提升办公室档案管理效率的探讨

尚朝晖

国家电投集团江西电力有限公司

档案的收集管理和归档时办公室的一项基本工作，也是一项重要工作，可以为其他办公室开展工作奠定基础。随着社会的不断发展，办公室的档案管理工作也逐渐趋向复杂化，起到的作用也越来越大，如何提升办公室档案的管理效率成为办公室档案管理人员重点思考的问题。文章主要分析了当前办公室文档管理中存在的问题，并提出提升办公室档案管理效率的措施，以期办公室档案得以有效管理。

档案管理；效率；问题；措施

随着我国企业单位的迅速发展，对办公室的档案管理工作也提高了管理要求。档案的管理情况对企业内部的工作质量有着重要影响，所以，企业应该重视办公室档案管理工作，采取相关措施提高档案管理效率。

一、影响办公室档案管理效率的问题

(一)缺乏健全的工作制度

很多办公室的档案管理缺乏健全的规章制度，比如规章制度中没有明确管理人员的职责，对管理人员无法实施有效的约束，档案管理工作也无法落到实处；其次，对档案管理缺乏明确的管理规范，使管理人员意识不到档案管理的重要性，导致档案管理漏洞从出，降低档案管理质量。

(二)管理方式落后

一些办公室档案管理没有跟上时代的步伐，依然采用传统的人工管理方式，这种方式过于落后，造成管理效率低下[1]。比如，没有采用先进的信息技术，使档案管理人员在管理时浪费了大量时间和精力，但是工作效率仍然不高；其次，各种外在因素还会导致档案资料不完善，信息失误等，此外，资料的备份和恢复也会受到影响，进而阻碍了办公室的正常运行。

(三)档案管理人员素质不高

办公室档案管理人员素质也是影响档案管理的一项重要因素。比如，部分办公室档案管理人员不能熟练掌握计算机，导致办公室档案管理工作无法有效开展；其次，办公室档案管理人员对档案管理缺乏正确的认知，忽视了档案管理的重要性，在工作中缺乏责任感，导致办公室档案管理工作效率不高。

二、提高办公室档案管理效率的措施

(一)创新管理观念，改善传统的管理方式

办公室的档案管理工作如果依然沿用传统的管理方式，将会直接影响到企业的正常发展，使企业失去生命力[2]。因此，企业应该转变传统的管理观念，根据企业实际运行状况，创新适合企业发展的管理观念，并将这种观念灌输给档案管理人员，促使他们提高管理质量和效率。此外，还应建立与管理观念相适应的管理制度，促使办公室档案管理得以有效开展。

(二)创新管理手段，提高管理效果

企业单位应积极引进先进的信息技术手段，加强档案管理人员对计算机的操作能力，定期组织现代化管理交流会议。将技术作为工作的核心，推进现代化改革进程。对于企业档案管理来说，应该建立档案管理中心，并利用档案管理软件进行档案管理，提高档案整合的效果，保障数据的精准性。此外，还可以将企业为单位扩大到以社会为单位，通过档案资源管理为相关部门或个人提供数据，实现资源共享，使档案充分发挥其作用，提高利用价值[3]。

(三)创新管理机制，使档案规范管理

要想提高办公室档案的管理效率，就应制定相应的管理机制，企业只有健全的管理机制，才能促使各方面工作得以有效开展。所以，企业应结合自身实际情况，不断创新、完善管理机制，为企业运营提供保障。比如，建立适当的奖罚制度，对员工既是一种约束又能调动员工工作的积极性。一个健全的管理机制可以有效提高档案的利用率，企业可以在网上建立相关档案目录、档案反馈机制，同时开发出适合企业档案管理的软件，提高办公室档案管理效率，进而提升其经济效益和社会效益，使档案管理更加规范。

(四)引进高素质人才，提高员工工作能力

企业单位应该重视高素质人才的引用，提高档案管理人员的管理水平，同时还应建立完善的信息系统，这样才能保障工作人员的工作效率。此外，还应注意培养档案管理人员相关法律知识，明确他们的职责和义务，提高工作质量。对于档案管理人员而言，自身也应具备服务意识，积极进行档案管理，不断创新档案管理方式，结合企业自身情况使档案管理适应企业发展需求。如果企业能够培养出一支综合能力较强的队伍，充分挖掘工作人员的各方面工作潜能和工作精神，合理配置资源，可以进一步提升档案管理效率，同时提高档案利用率。