浅论加强园林绿化工程档案管理的策略

王 倩

青海省生态保护和建设办公室

一、园林绿化工程档案的概述

园林绿化工程档案涉及前期准备、立项、规划、施工建设、植物栽植及竣工验收、养护管理等绿化建设的全过程，是绿化生产活动的全记录。园林绿化建设涉及立项规划、征地拆迁、勘察设计、招投标、开工建设、监理及施工验收等生产活动的全过程，各阶段紧密连接，形成一个完整的材料过程。园林绿化工程档案资料的管理，直接关系工程质量，关系到城市的可持续发展。因此必须把握住园林绿化工程档案的特点，认真做好园林档案的建立与管理工作，从而加强生态环境的保护。

二、园林绿化工程档案的主要特性

园林绿化工程档案的特性主要表现为：(1)多变性。园林绿化工程为做到自然，突出园林景观艺术的观赏性，留给建筑者发挥的空间很大，使得园林绿化工程随意性强、可塑性大。建筑者常常即兴发挥，形成了园林绿化工程组合的千变万化。园林绿化工程档案为适应园林绿化工程需要，多以修改补充原有园林绿化规划设计方案图纸，工程的多变性，决定了档案的多变性。档案只有准确完整，才能避免造成建设和维修的失误和损失。(2)复杂性与多样性。园林绿化工程多涉及到给排水工程、水景工程、辅装工程、假山工程、绿化工程、建筑工程等，需要多部门、多行业的共同协作。是通过人工构筑手段加以组合的具有树木、山水、建筑结构和多样功能的空间艺术实体。其形成的档案部门多、种类多；工程施工交叉复杂；各自材料既有重叠，又各自一体，最终形成庞大复杂的资料。(3)社会性与开放性。园林绿化工程是提高人们生活质量、造福于人民的公共事业，并且园林绿化工程随着经济的发展和社会需求的不断提高。园林绿化工程档案真实记录了城市环境的巨大变迁，它与社会发展、经济发达、思想开放等内容息息相关。唯有准确收集、整理、归档，以保存历史的真实记录，才能得到永久的开放和保存。(4)专业性与时效性。园林绿化工程档案不仅具有立项、测量、放线、土方、供水供电等其他工程档案的共性，亦有植物栽植管理、园林建筑等专业的园林技术，因此具有园林专业性。园林景观建成后不能马上达到最佳景观观赏效果，例如植物尤其是大树移植时需对树冠进行修剪，所以需要一定的恢复期。

三、加强园林绿化工程档案管理的策略

1、健全完善档案管理制度。随着档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相适应的、科学的档案管理体系。要推动档案管理创新，包括管理模式、管理思维、管理制度、管理技术、管理手段和方式、管理过程和控制、管理流程、档案功能的创新；要推行档案标准化管理，以“最优化”的理念，综合分析各家之优缺点形成最佳方案，将档案工作标准化纳入单位标准工作程序，提高档案管理整体水平。

2、加强园林工程施工阶段的档案管理。园林绿化工程开工之前，园林绿化工程主管部门要与建设单位签订工程档案责任书，各建设单位要指派专人负责档案工作。工程施工的每一步都涉及到档案工作，都需要引起高度重视。开工前，园林绿化工程档案要记录现场踏勘测量，核对核实有可能产生的设计变更，收录施工许可证和开工报告。施工中，园林绿化工程档案要对土方登记单，标高复核记录，苗木出圃单，隐蔽工程验收单等一系列情况记录。对施工图分布、技术交底、施工组织设计、操作记录等都要随时收集。这些记录既描述工程进度，又是对工程质量的监管。竣工后，园林绿化工程档案要记录竣工报告、工程决算、竣工图以及竣工验收所产生的会议记录等，变更文件所提出的修改内容要全部准确的反映在施工图上。建设单位在对园林绿化工程进行预验收前，要提请有关部门为工程档案进行预验收，预验收合格后，取得两部门核发的工程档案预验收认可文件，方可组织工程验收。

3、实行网络信息自动化。按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率，真正达到了简化整理、深化检索的目的。通过建立档案管理中心，明确职能，将各科室、各个门类、不同载体的档案实行统一管理。明确本单位档案的归档范围、加强科研档案的收集。要将园林绿化形成的音像信息资料、科研资料、科研成果、建设施工各种协议和合同及招投标文件等方面的材料，一同纳入档案收集管理的内容，认真落实好收集、管理制度。

4、提升档案管理人员的业务素质。社会科技的进步，要求档案管理人员必须尽快适应社会发展的形式，不能停留在原始资料收集的手段上。加强档案法的学习和宣传，增强园林绿化单位全体干部、职工的档案意识，特别是领导干部的档案管理意识，领导重视是档案管理的前提。各级园林绿化管理部门应不断优化档案工作人才队伍，提高档案工作人员综合素质，创新模式，形成特色，进而更好地服务城市的可持续发展，促进社会和谐发展。在加强自身素质锻炼，努力掌握新学科、新技术的基础上，加大对信息资料的采集、梳理、辨析，使之形成的资料具有准确性和实效性，形成一个系统的管理模式，以适应时代的发展要求。

结束语

综上所述，园林绿化工程档案记录了园林的建设布局、林木花卉品种、栽培技术、生长习性等。因此为园林发展建设的连续性、周期性提供了不可缺少的凭证和参数。园林绿化部门任何一项新建、改建、扩建项目，都离不开园林绿化工程档案。通过利用有关园林绿化工程档案，从而能够借鉴过去的好经验和好办法，更好地保护好美好环境。

[1]吴随英.浅谈园林绿化工程档案的管理[J].山东档案，2010(03)

[2]杨红艳.园林绿化工程档案管理工作之管见[J].黑龙江档案，2012(01)

[3]于淑清.园林绿化档案现状分析及对策[J].城建档案，2012，08