论述做好新时期文秘工作的思考

2017-03-09刘卫杰

环球市场 2017年36期

刘卫杰

国网河南鹿邑县供电公司

1 企业文秘工作的性质分析

企业文秘工作在办公室甚至整个企业都有着十分重要的作用，是促进企业工作效率提升的关键所在。做好新时期的企业文秘工作，就必须要理解企业文秘工作的性质，这是做好其他的工作的前提和基础。首先企业文秘工作有着服务性质，这是因为企业文秘工作的主要职责就是为企业的领导干部和职工进行服务的，在实践中发挥着承上启下的重要作用，是企业领导和员工之间沟通的重要纽带，这些工作很多都和企业的利益息息相关，如果文秘人员在工作中不细心或者不注意就很有可能会给企业的发展带来巨大的损失，影响到企业各项工作的顺利开展。其次文秘工作有着一定的综合性质。文秘人员和企业的其他工作人员有着很大的不同，文秘工作有着很强的综合性，工作范围十分的广泛、包含网上信息传递、打印复印、来访接待、档案管理、文件传阅、文书处理、会务工作等等，这些多方面工作和信息的组合，充分的体现了企业文秘工作的综合性。企业文秘工作的这些特征充分的证明了企业文秘工作的重要性，因此在企业发展的过程中做好文秘工作十分重要。

2 企业文秘工作人员所应该具备的能力探讨

2.1 企业文秘人员应该具备综合工作能力

企业的文秘人员应该具备一定的文字功底和熟练的业务知识，业务知识不仅仅包含专业文秘知识，同时也应该包含一些科学文化知识，另外恰当的语言表达能力和必要的工作方法也是企业文秘人员所应该具备的基本能力。理解能力也是企业文秘人员在工作中不可或缺的一种重要能力，文秘工作主要就是将企业领导的决策传给员工，然后将在员工中的落实情况反馈给企业领导，这中间涉及到对于信息的理解和认知，所以文秘人员自身的能力将会直接影响到企业文秘工作的效果。

2.2 企业文秘人员应该具备处理日常事务的能力

企业文秘人员的工作比较繁琐，涉及到方方面面的内容，但大多都比较重要，关系到企业各项工作能否顺利的开展。因此在工作中一定要做到谨慎严密、精益求精，使得企业文秘工作能够符合企业办事的规定和原则。企业文秘工作人员在日常的工作过程中应当具备良好的处理日常事务的能力，这样才能够促进各项工作的顺利开展。如在日常要确保文件的传送准确无误，做好对于文件的管理工作等等，所以企业的文秘人员在日常应该多学习企业的产品性能和管理构架，促进自身处理日常事务能力的提升，为做好各项工作打下良好的基础。

2.3 企业文秘人员应该具备一定的责任素质

文秘工作经常会涉及到一些企业的重要决策，这需要企业的文秘人员具备一定的责任意识才能够做好各项工作，树立保密意识和责任意识，保障各项工作的顺利开展。文秘人员在工作中可以将国家的政策方针和自身的工作进行有效的结合，对于一些具体的问题要形成自身的看法，增强自身处理问题和解决问题的能力。另外，还应当熟悉企业的各项规定和政策制度，强化自身工作的责任感和使命感。作为新时期的企业文秘人员，在开展工作的过程中必须要积极主动，充分的发挥主观能动性，创造性的开展工作，在遇到问题的时候能够坚持原则，明辨是非，有大局观，这样才能够做好企业的文秘工作，也才能够促进企业各项工作的健康发展。

3 新时期文秘工作人员要树立四种意识，提高四种能力，平衡四种关系

3.1 树立四种意识

奉献意识。办公室工作强度大、头绪多、要求高、回报低，这就更需要工作人员有吃苦耐劳的作风和无私奉献的精神，要正确处理苦与乐、得与失、个人与集体利益的关系，以无私奉献的精神投入到工作中。

大局意识。办公室工作人员想问题应站得更高一些，从全局和集体出发，有全局意识和战略思维，善于把办公室的工作置于宏观形势和改革发展稳定大局及本单位的实际工作中来思考谋划，善于了解上情，吃透下情，精于结合，创造性地开展工作。

创新意识。要对不断变化的工作环境，提出不同的方案和方法。

参谋意识。办公室工作人员不能只是人云亦云、奉命办事、被动工作，而应围绕中心工作，贴近领导思路，积极当好参谋。

3.2 耐心细致，着力提高自身能力

一是组织协调能力。要善于协调人事、财务等综合部门，形成合力开展工作；要善于争取上级单位、兄弟单位的支持，善于赢得群众的关注和理解，营造和谐氛围。

二是联系群众的能力。要乐于做群众和领导之间的“通讯员”，把单位的决策及时准确地传达到群众中去，把群众的意愿真实快捷地反映到领导那里。

三是文字综合能力。新时期文秘工作人员要确保起草的文稿和办理的公文层次逻辑清楚，文字简洁，语言通顺，表达准确，并且符合公文规范。

3.3 正确处理各种关系

一是处理好整体与局部的关系。新时期文秘工作人员要把“一切服从大局，一切服务大局”作为工作的出发点和落脚点。做到调研围绕中心转、服务围绕大家转、信息围绕决策转。当部门工作与整体工作、局部工作与大局工作发生矛盾时，要自觉地做到局部服从大局、个体服从整体。

二是处理好“急事”和“缓事”的关系。衡量新时期文秘工作做得好不好，既要看处理“缓事”的效果，又要看处理“急事”的水平。如果只是做具体工作，完全陷入“缓事”的圈子而忘记“急事”，那是不全面的。相反，单纯追求“急事急办”，而忽视日常工作，妨碍具体计划的实施。

三是处理好办公室内部与外部的关系。首先，要善于协调办公室内部的关系。对那些难度大、工作量大、时效性强的任务，要合理安排人力、物力，确保工作任务的完成。其次，要善于协调办公室与其他部门的关系。要从既维护全局利益又保护部门工作积极性的角度做好协调工作，把各部门、各处室的积极性引导到确保全局工作任务的完成上来。