事业单位档案管理中的电子档案管理方法探析

孙 可

(吉林省食品药品信息中心(吉林省食品药品举报中心)，长春 130033)

事业单位档案管理中的电子档案管理方法探析

孙 可

(吉林省食品药品信息中心(吉林省食品药品举报中心)，长春 130033)

随着信息技术的发展，电子档案管理已经成为事业单位工作中的重要环节。想要在新时期实现现代化的电子档案管理，就要积极探寻合适的管理方法，提高工作人员的工作效率。传统的档案管理方法在技术、工作效率方面与电子档案管理方式相比有很多不足，因此，找到高效的电子档案管理方法是事业单位当务之急，它不仅可以提高事业单位的工作质量，还可以提高档案管理的安全性和传输性。通过分析事业单位电子档案管理存在的问题，找到合适的档案管理方法。

事业单位；档案管理；电子档案

Abstract: With the development of information technology, electronic file management has become an important part of the work of institutions. To achieve a new era of modern electronic file management, we must actively explore the appropriate management methods to improve the efficiency of the staff. Traditional archives management methods have many shortcomings in terms of technology and work efficiency compared with electronic archives management. Therefore, it is imperative to find efficient electronic file management method, which can not only improve the quality of work of institutions, but also improve the security and transmission of file management.

Keywords: Public institution; File management; Electronic file

新时期，企业办公实现了现代化发展，档案的电子化管理成为了主要趋势。电子化管理是将档案信息手动录入到电脑系统中，经过一系列的高级处理形成电子档案，便于公司管理人员的工作。虽然电子化的档案管理方式给人们的工作带来了方便，但是仍然存在一些问题，要找到高效管理方式，减轻工作人员的负担，提高档案管理的效率。

1 事业单位电子档案管理存在的问题

1.1 档案管理人员综合素质不高

在新时期的档案管理中，电子档案的管理难度有所增加，事业单位对档案管理人员提出了更高的素质要求。目前，事业单位招聘的管理人员并不具备专业的技术能力，且自我管理能力较差。新来的员工可能没有实际的工作经验，再加上工作量较大，且档案管理的工作内容较为分散，因此工作人员的精力不能完全集中到档案管理中。另外，事业单位的人事变动几率较大，很多工作人员会经常调动，新来的员工也不能完全胜任工作，导致电子档案管理过程中出现问题。

1.2 电子档案管理存在风险

传统的档案管理都是采用纸质的材料进行文字及材料的记录，但是电子档案基本都采用计算机技术，这种方式收集管理虽然便捷，但是由于网络连接的共享性质，会对电子档案的安全管理产生影响。电子档案需要文件的发送、传输等步骤，其中会存在一些安全隐患，有的会给电脑带来病毒，有的会泄密、篡改。很多事业单位发生过电子档案病毒入侵问题，员工信息被泄露，带来了巨大不便。

1.3 电子档案管理方式不规范

电子档案的使用已经非常普遍，但是仍然缺乏统一的管理制度。之前使用的纸质版档案丢了就没有备份，而现在硬盘U盘等都可以存储，所以部分管理人员也就不太重视。另外，缺乏统一的标准，电子档案管理人员没有分清楚哪些档案需要备份保存，在存储管理过程中出现了争议。

2 加强电子档案管理的对策

凭借高效、便捷等特点，电子档案在事业单位中发挥着越来越重要的作用。随着我国电子信息技术的飞速发展，电子档案也愈发普遍。电子档案在一定程度上减少了人们的工作负担，提高了人们的工作效率，但它的使用过程中也存在着很多风险，档案信息失窃的情况时有发生，档案信息也曾被恶意篡改。为避免此类情况，应加强对电子档案的管理，完善相关的管理制度。

2.1 强化事业单位电子档案管理技术保障

工欲善其事必先利其器，软硬件设施的好坏直接决定了电子档案能否平稳有效运行。传统的纸质档案不仅浪费了过多纸张，其存储也占用了过多的空间，其使用查询过程耗费了大量的人力、物力。相比之下，电子档案的管理方法更为快捷方便，但是电子档案对应用软件和硬件的要求十分严苛。为使电子档案能够发挥其应有的作用，事业单位在对电子档案软件和系统进行选择时，应避免使用盗版软件，养成良好的杀毒习惯。电子档案突破了原有档案管理的束缚，提高了企业员工的工作效率，增加了事业单位对档案信息的利用率，避免了纸质档案的浪费，保证了档案信息的安全。为避免档案信息失窃，事业单位应加强对电子信息技术的使用力度，对已使用的软件进行及时升级和改造。

2.2 强化事业单位档案管理人才建设

电子档案运行要依靠电子信息技术，但事业单位对人才的管理同样重要。在使用电子档案的过程中，信息管理人员应熟悉电子档案的各项管理工作，并能自如应对工作中发生的各种变化，具有对信息价值判断的能力，掌握主要的信息资料，按照事业单位的相关制度积极有效开展工作。进行人才选拔时，要更加注重工作人员的能力，尽量降低人员调整的频率，这样才能有效提升工作效率。档案管理人员也应加强自身的专业能力，跟上时代的要求，强化自身的计算机操作技术，向着高素质人才的目标发展。事业单位应注重对档案管理人员的培养，扬长避短，将不同的人才分配到合适的岗位中，以满足各个岗位的需求。

2.3 强化事业单位档案管理安全保障体系的建设

电子档案管理安全问题是企业关注的重点。从人员管理的安全角度来说，档案管理人员应对档案进行实时监控，严格禁止文件的外流。应设置访问制度，对访客的使用进行适当的限制，为保障电子档案安全运行，首先，企业应加强对硬件设施的维护，确保硬件的质量，避免使用来路不明的软件，给事业单位的档案材料带来威胁。其次，事业单位应提高员工的电子档案管理意识，定期对系统进行安全性检查，更新杀毒软件、安全软件。最后，为避免电脑黑客的侵犯，事业单位可设置专业的防火墙。

2.4 加大档案管理的资金投入

电子档案的管理需要运用大量的现代化计算机网络技术，如果事业单位积极向电子档案管理部门投入充足的资金，改善档案管理环境，那么工作人员的档案管理效率将会得到提升。因此，事业单位应加强监督管理工作，尽可能为档案管理部门提供充足的资金，改善他们的设备及管理条件，使事业单位跟上时代的步伐，提高档案管理工作效率。

3 结语

电子档案的出现使事业单位的工作效率有了大幅提升，这种管理方式可以满足当前快节奏的生活。在事业单位的发展过程中，电子档案的管理保存都比传统方式更加便捷，但同时难度也有所提升。想要建立安全可靠的电子档案系统，就需要事业单位积极投入发展资金，为技术提供保障。强化档案管理人员的技术能力，建立档案的安全保障体系，从整体上全面进行强化，改进电子档案的管理方法，推进事业单位的发展。

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Analysisonelectronicarchivesmanagementmethodinarchivesmanagementofpublicinstitutions

SUN Ke

(Jilin Food and Drug Information Center (Jilin Province Food and Drug Administration Center), Changchun 130033, China)

G276

A

1674-8646(2017)17-0114-02

2017-06-12

孙可(1988-)，女，硕士。