图书馆办公自动化系统管理建设

◆李欢欢

图书馆办公自动化系统管理建设

◆李欢欢

图书馆中使用办公自动化系统，可以将图书馆办公业务的手工作业状态，转变成为自动化处理的过程。图书馆办公自动化系统借助于各种办公设备（如计算机、扫描仪、视频设备等）及网络，把文字处理、数据处理、语音处理和图像处理等众多功能集成在一个系统中，对文字、数据、语音、图形、图像等信息进行一体化综合处理，实现图书馆的公文、计划、人事、业务、档案、设备管理等功能，促进了图书馆的科学管理、资源共享，提高了图书馆的办公效率。

图书馆；办公自动化；系统建设

一、用户角色与权限

图书馆办公自动化系统不仅涉及图书馆内部的办公业务，而且还涉及与读者的交互部分， 如服务项目、规章制度的公布等，因此，图书馆办公自动化系统既要做到内部相关信息的安全保护，又要做好用户可用信息的公布，即公共信息的开放性和内部信息的封闭性共存。这就需要认真设计用户的角色和权限。

在图书馆自动化系统中，每个用户都有其用户名和密码，系统可以赋予他们不同的角色以及相应的权限，其角色和权限在系统使用的过程中发挥了重要的作用。一般地说，图书馆办公自动化系统可划分三种不同的角色：

（一）系统管理员。系统管理员是整个系统的管理者，对整个系统的各个部分实施有效的管理。系统通过系统管理员赋予每个用户权限值。

（二）系统用户。图书馆自动化系统的大部分用户属于系统用户这种角色。属于这一角色的用户，还可以根据具体的需要分配更加细致的权限值，如馆长、主任等通常具有较高的权限，普通用户通常具有低于馆长、主任的权限等。

（三）游客。这是为馆外用户准备的角色，通常只能浏览相关的内容。

角色和权限是对应的关系，不同的角色有不同的权限，一般来说，在图书馆办公自动化系统中，不同的功能模块以栏目的形式表现出来，各种栏目组成了系统的界面，对于某一个特定的角色，可以根据其角色权限来决定他能否看到相应的页面，换句话说，角色的权限在页面显示中得到了充分的体现。例如，系统可以定义如下的权限：（1）栏目拒绝者：无任何权限，不能访问到此栏目。（2）栏目浏览者：对于此栏目，只有浏览的阅读权限。（3）栏目录入者：可以浏览阅读已经发布文章，以及编辑自己正在录入，或已经发还给自己的信息。对于已经正式发布的信息，不能进行编辑。（4）栏目审校者：有浏览阅读、编辑、审核的权限。（5）栏目发布者：有浏览阅读、编辑、发布的权限。（6）栏目管理员：管理和编辑本栏目的数据及用户。

二、工作流

工作流是指将工作流程中的工作按一定的原则前后组织在一起的逻辑和规则，并在计算机中用恰当的模型来表示这些逻辑和规则，从而在多个参与者之间，利用计算机，按某种预定规则自动传递文档、信息或者任务，以便实现某个业务目标。

工作流技术是图书馆办公自动化系统的核心，在图书馆办公自动化系统中，用工作流来表示图书馆的办公业务流程。每个工作流都由一系列的步骤组成，每一步骤对应了不同的操作对于某一特定的工作流，每一个用户具有不同的权限，这些权限对应工作流中不同的操作，每一步骤只有具有相应权限的用户角色才能操作，而不是所有的用户都能操作。因此，通过采用工作流管理，可以方便地实现公文管理、项目管理、任务管理等功能，灵活地实现这些功能中各个环节的操作，并对工作流程的安全性进行有效的控制。

以公文管理中的收文管理为例，对公文收文的管理可以形成一个工作流。收文管理的工作流由六个步骤组成，每个步骤对应不同的操作，步骤之间可以依次或倒退进行。若在此工作流中，某系统用户A属于秘书科，他既具有处理公文的权限，又具有收存公文的权限，但是没有收文权限，则此系统用户可以进行收文管理工作流中的第三步（秘书科处理）和第六步操作，但不能进行第一步操作。所有用户的角色和权限都由系统管理员来定义。

近年来，工作流技术得到长足的发展。1993年成立了工作流管理联盟，该组织颁布了一系列工作流产品标准，包括工作流参考模型、工作流术语表、工作流管理系统各部分间接口规格、工作流产品的互操作标准等。在设计和建设图书馆办公自动化系统过程中应充分注意和引用这些标准。

[1]网络环境下的图书馆行政管理系统的设计[J].欧阳剑,苏斌,苏瑞竹,吴英姿. 图书馆界. 2006(02) .

[2]对图书馆自动化的反思[J].魏洛军. 图书馆论坛. 2005(05).

[3]高校图书馆办公自动化的创新策略[J].滕亚军.高校图书馆工作. 2005(02) .

（作者单位：牡丹江师范学院图书馆）