论多部门协作共促干部人事档案规范性

张 英

（重庆市酉阳县卫生计生委爱国卫生运动委员会办公室，重庆 409800）

论多部门协作共促干部人事档案规范性

张 英

（重庆市酉阳县卫生计生委爱国卫生运动委员会办公室，重庆 409800）

干部人事档案具有一定的分散性，其形成过程是一个资料逐渐积累的过程，在这个过程中需要对各部分共同协作完成，造成干部人事档案的规范性相对较差。为了解决这一问题，人事部门、学生工作管理部门与人事档案管理部门等主要部门必须提高自身的档案管理水平，实现多部门协作，对干部人事档案进行妥善的保管，并在人员流动时进行细致的整理，及时的移交给下一单位，共同努力，有效的提高干部人事档案的规范性。

多部门协作；干部人事档案；规范性

干部人事档案记录的是个人经历，能够反映一个人的思想道德素养、工作能力以及个人状态。在单位选拔干部的过程中，人事档案是一项重要的参考依据，并且能够维护干部的一部分合法权益。干部人事档案的规范性主要包括材料填写规范、材料真实性、材料完整性以及档案的分类、编码、目录等方面的统一。在一些干部人事档案中，经常会出现材料不全、造假以及分类错乱等不规范现象，影响了档案的规范性，造成档案无法发挥真正的作用。为了提高干部人事档案的公信力，必须多部门协作，共同保证干部人事档案的规范性。

1 人事部门

人事部门是形成干部人事档案的主体，需要从多个方面入手保证干部人事档案规范性：

1.1 《干部履历表》的填写

《干部履历表》是干部人事档案中的关键资料之一，其主要内容有干部的出生日期、学历、党团关系、工作经历以及受到的奖惩情况等。由于《干部履历表》需要经过组织审核，因此其可信度较高。但是，随着干部数量不断增加，一些单位的人事部门在进行《干部履历表》的审核工作时没有细致认真，一些出生日期、工作经历等重要信息出现与其他材料不一致的情况，所以，人事部门必须认真执行审核职责，保证《干部履历表》的真实性。

1.2 工资的变动

在工资发生变动时，填写相关的表格时人事部门的重要工作之一，在填写时必须保证严谨认真。大学生的毕业转正考核是证明学生工作时间与干部身份的主要证据，而在目前的干部方案审核中，一些干部档案中没有这方面的证明，造成工龄确定存在一定的困难。完善的工资变动需要从不同的方面反映出工作时间以及待遇的变化情况，能够有效的维护个人的合法权益。因此，人事部门必须制作好工资表格，对工资的变化做好记录，并做好归档工作。

1.3 个人经历记录

个人经历记录的主要内容有招工登记表、聘用合同以及转干审批表等，可以通过这些记录确定干部的工作时间、内容以及干部身份，一旦这些记录中出现不完整的情况，就无法准确的反映干部的个人履历，为了准确的证明这些履历，必须经过大量的工作。

2 学生工作管理部门

在干部人事档案中，学籍档案是重要的组成部分，其中包括报考登记表、毕业生登记表、学位授予表等资料，能够证明干部人员在学生阶段的真实信息，如果其中有资料缺失，就会对干部的学历完整性造成一定的影响。因此，高校中的学生工作管理部门必须对学籍材料进行规范的整理，做好档案的归档工作。高校的学生工作管理部门保管的学生档案实际是干部人事档案的前身，因此，高校学生工作管理部门不仅要借鉴先进的管理经验，对学籍材料进行合理的设计，提高学籍档案的规范性，保证其能够完整的记录学籍信息。与此同时，在学生毕业时，必须将学生在校期间的所有材料归纳到档案中，根据传递地址及时邮寄。保证高校学生工作管理部门的规范化管理，是提高干部人事档案规范化的良好基础。

3 人事档案管理部门

3.1 接收档案时必须严格把关

人事档案管理部门在接收档案时，必须对档案目录与档案中的材料进行全面的核对，如果发现档案中出现材料与目录不符的情况，需要及时的与档案发送部门联系，查明缺失原因，防止时间过长增加材料查找难度。与此同时，人事档案管理部门需要安排专门的人员发函补充材料，如果接收到的档案材料能够与目录相对应，但仍然存在材料缺失的情况，不允许对采取对缺失材料放任不管的现象，需要提高工作积极性，保证档案在自己单位的规划管理，及时发函要去档案发送单位补充缺失的材料，确保所有的认识档案中材料的完整性。

3.2 接收档案时必须做好登记

干部人事档案材料是在一个动态过程中生成的，个人的社会活动不断发生变化，其人事档案也会随之发生变化，档案中会不断加入新材料。干部人事档案材料的这种特性造成了档案材料的收集也是一个动态的过程，为了明确档案材料的接收与归档时间，接收单位必须在接收到档案时做好登记工作，并要求档案的接收人与归档人签字确认，通知注明登记日期。只有这样，才能够保证有据可查，一旦档案材料丢失，能够查明具体的责任人，避免出现互相推诿的情况。此外，还要提高档案管理人员的责任心，保证档案材料得到妥善的保管。

3.3 整理档案时必须做到规范化

在对干部人事档案材料进行整理时，必须认真做好所有环节的工作。（1）对材料的真实性进行鉴定，如果材料中有复制件，必须查看其复制件中原出处的公章，如果出现不符合归档要求的材料，必须及时的补办，而档案中不需要的材料必须抽出。（2）根据干部人事档案的不同类型进行严格的材料分类，并为所有材料编码，在材料的右上角填写序号，要求字迹工整。（3）在整理过程中，如果需要在档案材料上打孔，必须翻看材料的页边距是否足够，防止打孔影响材料内容。

[1] 刘春晖.高校干部人事档案专项审核工作探讨[J].管理观察.2017(05).

[2] 钟启超.新时期干部人事档案专项审核工作中存在的问题及其对策[J].云南档案.2017(03).

R197.32

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ISSN.2095-8242.2017.056.11075.02

本文编辑：赵小龙