计算机提高文职工作效率的方法与探讨

傅华碧

【摘要】随着信息化与网络化时代的来临，互联网+產业如雨后春笋般蓬勃发展起来，计算机已成为各行各业必不可少的办公用具，发展和深化各个行业也是在使用计算机的前提下，当今社会已经离不开使用计算机了，计算机在一定程度上代替了人脑。计算机的普及使用，节约了大量的人力和财力，并且带来了不少的经济效益，在职场中如何利用计算机提高我们的工作效率，将计算机的功能最大化呢？本文主要是探讨利用计算机提高文职工作效率的方法。

【关键词】计算机 文职

一、利用计算机提高工作效率

办公软件、邮件服务器、打印机、复印机，这些都是文员们每天必须用到的工具，其中办公软件中的功能最为强大，要想通过计算机提高工作效率，使自己在工作中得心应手，需从以下几个方面入手：

（1）练好扎实的基本功，例如：计算机的基本操作、打字、应用文写作、信息管理、OA设备的使用、图片的处理等。这体现了一个文员最根本的素质。在实际的工作中，不能很好的掌握计算机的基本操作，导致计算机中病毒、计算机中的内容无故丢失、文件没能合理的在计算机中存放，使用的时候找不到、打字速度太慢、写作时不知从哪些地方入手、对得到的信息不知如何分析与应用、打印或是复印机简单故障也要等到IT部门的同事到来才能解决，然而不是每个公司都有单独的IT维修部门，甚至需要请售后人员上门维修，这不仅仅浪费时间也影响我们工作的进度和效率。并且一些常见的问题于工作中出现的频率较高。这些问题涉及的专业方向有很多，但是每个专业的要求并不是很深，只要用心，很快就能掌握其中的技巧。

（2）深入研究Office软件中的强大功能，争取用最少的工作时间，换来最大的工作效益。在很多的Office软件中都提供了较为方便的技巧性的工作处理方法。要深入掌握这些技巧，提高工作效率，例如：我们在年终考核后打印荣誉证书，很多人都是制作好一个后，更改名称进行下一个的打印。这样的方式，即使更改较快的人每三分钟制作一个，制作50个，则要150分钟，要两个半小时完成。如果用Word 中的邮件合并功能，则能快速制作完成，只需要10来分钟的时间。大大的减轻了工作压力，提高工作速度。

（3）将经常用的复杂的操作制作成一些小的办公自动化项目，利用Office的自动功能，减轻重复操作负担。比如销售部门：每天要做销售数据的统计及分析，就将销售统计制作成项目，每天只要将信息数据导入该项目，其它的则会有Office软件自动完成。既能加快速度，又能提高精准度。

二、明确自己的职责范围

企业文员的职责范围很广，事务繁杂，作为文职人员首先必须理清自己的思路，自己的职责范围，将工作有条不紊的进行。企业文员的工作职责为：文字工作文稿（如部门年度工作计划、工作总结、通知文件和申请报告等）的草拟，审校，打印和发布等。档案管理工作负责收集整理各类信息、资料、各单位部门来文来函的归档保存等；管理类材料的归档；员工档案资料的登记、审核和保管等。人力资源工作考勤考核、职称评定、津贴福利事务等，根据部门行政管理层要求，协助编制部门组织架构，如人才招聘，员工培训等。日常行政工作协助上级督促各项工作计划、制度实施落实；办公用品的采购保管；固定资产管理、办公设备维护；会议安排，会务筹备等。其他工作：其他一些突发事件处理工作，紧急事件处理并及时向部门领导请示汇报等。

三、提高企业文职人员的职业认同感

企业文员明确了自己的本职工作，对工作职责了然于胸，并不代表你就可以成为一员优秀的文职工作人员。他还必须具备良好的职业认同感，才能积极充分的发挥自己的主观能动性。职业认同感是一个人自我价值感的体现。如何将自己变成优秀的文职人员成为文职人员中的翘楚，增加自豪感和认同感是干好文职工作的关键所在。

目前文员普遍缺乏自我的职业认同感，主要有以下几个原因：1.由于受传统观念的束缚在大多数人眼中，文职人员只是个打杂的，社会地位不被认可，不能体现自我价值。实际上任何一个单位的文职基础性工作都是举足轻重的2.在工作性质上由于文员处于行政管理层的从属地位，是服务性的管理人员，辅助性是工作的基本性质。这种工作性质在一定程度上限制了文员在工作中的自主能力、创新能力的发展，这使他们对自己能力的评价相对较低，从而影响了自我职业的认同：文员大多数工作是属于事务性的工作，比如：盖章、材料的发放和收集。这些工作无需什么能力，只要简单的文件管理常识、足够的耐心即可，根本不需要个人的创新能力等素质。从事这种工作的人员，很容易找不到自己的价值所在，产生自我失落、迷茫，甚至对工作的厌烦。工作超负荷成为许多企业文员普遍面对的问题，长期从事这种工作，就使得超负荷劳动的文员在体力和精神上不堪重负。

四、提高企业文职人员的综合素质

企业文员如果具有很高的职业认同感而不具备过硬的综合素质的话，无异于纸上谈兵，没有实现的能力。文员除了具备良好的表达能力、沟通能力和文字组织能力等基本素质之外，必须加强政治素质、心理素质和学识素质等综合素质的培养，在扎实工作的同时，要善于思考，勤于总结经验教训，不断提高业务水平和工作效率。

（1）政治素质：企业文员必须要有坚定的政治立场和敏锐的在日常的工作中企业文员经常上传下达、处理内部事务、协调各方面关系，企业文员要有较强的政治意识，在全力做好本职工作的同时要以公司的利益为重，严守工作纪律，做好自身的工作，懂得在突发事情上随机应变。

（2）心理素质：心理素质是指个体具有的比较稳定的，一定倾向性的心理特征的总和。面对复杂的人际关系，繁杂琐碎的工作事务，必须具备良好的心理素质：细心耐心：文员面对的是繁杂琐碎的日常事务，如报纸、信件的收发，系档案的管理，办公室物品的领取，文件通知的下发传达等等，都是小之又小的事情。这些小事，却关系到日常工作的运转，因此企业文员必须培养自己细心、耐心的性格。热情乐观：文员要时刻保持热情乐观的心态，营造和谐的人际关系，对周围环境及人际关系有良好的感知，才能变被动为主动，变消极为积极，提高工作效率。不惧挫折：文员工作经常会面临一些意想不到的困境，难免会遇到挫折或不协调，这就需要每一个文员不惧挑战，经受得住挫折。

明确工作职责是做好企业文员工作的前提，较高的职业认同感是做好企业文员工作的沟通桥梁，利用计算机处理完成工作是企业文员的关键，过硬的综合素质是做好企业文员工作的保障，四者相辅相成。文员是公司在运营中不可或缺的一部分，对保证各项事务正常运行的起到关键作用。企业文员要在工作实践中不断积累经验，确实提高工作效率，才能为公司的发展贡献自己的智慧与力量。在工作中找到自己的人生价值。