从机要到EMS：高校学生档案寄送方式的嬗变

车向清

（广西师范大学档案馆 桂林 541004）

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从机要到EMS：高校学生档案寄送方式的嬗变

车向清

（广西师范大学档案馆 桂林 541004）

随着快递业务的成熟以及现代化手段在各个领域的广泛应用，快递以其速度快、易查询等优势得到人们的认可。当前高校学生档案寄送方式由机要到邮政快递的转变已成事实，但在实施过程中还面临一些挑战，因此面对邮政快递这种新的档案寄送方式，政府、学校、邮政快递公司以及档案接收单位，需要有针对性地采取积极措施，对相关工作进行调整和完善。

高校 学生档案 寄送方式 机要 EMS

2015年4月，中国邮政集团公司发布文件，“自2015年6月1日起，各省（含自治区、直辖市，下同）邮政公司各级机要通信机构停止收寄和投递各大专院校、人社部门及所属各级人才交流中心的各类‘大学生档案’”，“引导有关单位将原来由邮政机要通信渠道传递的‘大学生档案’转由‘EMS标准快递’等方式传递”。这一改变提高了学生档案的转递效率，同时也给各方的工作带来了新的挑战。

一、邮政快递寄送学生档案之优势

原来的档案机要转递方式因程序复杂、时间长、费用多、准确性差、易丢失等弊端已经不能很好地适应快速发展的社会需要[1]114-116。改为邮政快递方式寄送学生档案后可以有效地解决机要寄送中存在的一些问题。

1.邮政快递寄送速度快、时间短。以往机要寄送学生档案程序复杂、时间长，日常寄送大概需要十几天时间，在高校集中寄送毕业生档案时，速度会更慢，滞压现象明显，从寄出日起一个月没有收到也属正常。而快递一般一周之内到达，缩短了毕业生报到与档案签收的时间差，给毕业生报到和单位政审提供方便。另外，在日常的高校学生档案工作中，以邮政快递方式寄送学生档案，大大提高了工作效率。邮政快递寄送会有专门的快递业务员上门取件，并且会根据需要随叫随到，改变了机要寄送时的时间限制和专人“送货上门”的固定模式。而作为档案接收方来讲，接收快递寄来的学生档案也更方便了，邮局的派件人会直接将档案送到接收部门，一改以往机要件层层签领的烦琐手续，在学生档案工作较繁忙时大大节约了人力资源。

2.邮政快递寄送方便后续跟踪查询。学生档案寄出后，很多档案接收单位收到但不退回执，导致档案回执的作用无法发挥。机要形式寄出学生档案后，如果没有收到回执，档案寄送部门也无法得知档案是否被签收，只能通过机要号到机要局查询。而大部分学生不了解机要方式寄送产生的机要号查询有效期限为一年，并且缺少确认档案是否已经到了接收单位的意识，当发现档案出现问题时，往往已经错过查询期限，造成档案丢失。即便在查询时限内，凭机要号通过机要局查询档案的签收情况手续烦琐，耗时较长，并且必须由学校或单位查询，不接待学生个人查询。而改为邮政快递方式寄送档案后，提供的快递单号可以在网络上直接查询快递进度、派件人电话以及签收情况，这是机要寄送所达不到的。另外，以邮政快递方式寄送，即使有特殊情况发生，相对机要方式也会更及时发现，更方便解决。

3.邮政快递寄送更容易被大家认识和接受。学生几乎没有通过机要途径寄送过物品，甚至不知道机要是什么，并且机要也不对个人开放。但快递却不同，它开放性更强，几乎面向所有人，已经成为现代人生活中一个重要的运输途径，没有了机要的神秘感和陌生感，更容易被大家认识和接受。学生是快递业务群的重要组成部分，对快递的寄出和查询相当熟悉，以快递的方式寄送学生档案更能引起学生的关注，它的高效性和透明性更方便学生本人跟踪档案寄送进度和签收情况。

二、邮政快递方式寄送学生档案面临的问题

寄送方式由机要到快递的转变，解决了以往学生档案寄送中速度慢、耗时长等问题，但面对一种新的寄送方式，为了保证学生档案转递的安全高效，各相关部门的工作细节以及规章制度等都有待调整和完善。

1.面对新的寄送方式，高校学生档案工作有待调整改进。对于高校来讲，一直以来都是采用机要方式寄送学生档案，很多规章制度、方案策略都是针对机要寄送制定的，学生档案工作单位对机要寄送也是轻车熟路。面对快递寄送这一新方式，各项规章制度以及操作细节等还在逐步调整中，有待完善。另外，快递寄送档案的经验较少，仍在不断的摸索中，需要尽快成熟起来，以充分发挥快递寄送学生档案的优势。

2.毕业生档案接收单位复杂，越权拆封学生档案现象亟待杜绝。随着高校毕业生就业方向的变化，毕业生档案的流向越来越广，学校的档案管理人员也不能完全掌握用人单位是否具有接收、拆封、保管学生档案的权限。以往机要寄送档案遇到未建立机要投递关系、无档案保管权限的接收单位时，档案会自动退回学校。这也是档案安全投递的一个重要关卡。但是邮政快递寄送无须建立投递关系，只要接收地址及单位正确均可签收，这就会造成部分档案被不该签收的地方签收甚至拆封或搁置现象的发生。例如，有些学生对就业单位的性质不明或者档案知识匮乏而有意为之，认为档案直接寄到工作单位，不用经过人才交流中心等机构中转，手续相对简单，岂不知其所去单位是没有档案保管权限的，快递签收后被拆开而又无权密封，导致最后档案无处接收，会造成很大的麻烦。

3.学生档案的签收尚无统一规定，制度有待完善。以邮政快递方式寄送学生档案，签收环节中与机要件签收相比要求并不十分严格，各接收单位的签收机制也不同，没有统一的签收要求。根据快递单号对某高校非集中寄档时间寄出的300份学生档案的签收人进行网上查询后，得出下图：

实名签收占总数的39.6%，非实名签收占60.4%。在大批量接收档案时，这种非实名签收只多不少。而在非实名签收中，单位收发章签收所占比例最高，如果签收部门人员较多，出了问题不知从何追问，这种签收方式也会淡化工作人员的责任心。还有个别单位不允许快递员进入，直接由门卫代签，此签收方式占总数的4%。这种签收的随意性是缺乏规章制度约束的一种外在表现。另外，接收到档案后，不退回执的现象依然存在。某高校2015年7月集中寄出学生档案约6000份，截至2016年4月档案回执率仅为10.8%，且大多数仅盖公章未署名。这些都给学生档案安全埋下隐患。

三、保证邮政快递方式寄送下学生档案安全的策略

学生档案的安全性既包括档案实体的安全也包括档案内容的安全，在邮政快递方式寄送学生档案过程中，如何保证档案的安全成为人们最为关注的问题。与毕业生档案转递直接相关的各单位，如学校、邮政公司、档案接收单位等都应该做好行业的自我完善，实现服务的专业化、系统化和标准化，为学生档案的安全转递提供保障。

1.高校内部要协调一致共同努力，为学生档案安全转递打下基础。从学校的层面出发，首先，加大对档案工作的重视程度。长久以来，教育水平都是教育界考核、评估高校的重要指标，教学、管理等工作在这项指标的评比中发挥了显性作用，而档案工作所发挥的隐性作用却鲜为人知，没有得到应有的重视，这一现状必须改变。学校要把学生档案工作放到与教学、管理等工作同等的地位看待。其次，制定严格的高校毕业生档案转递制度。面对学生档案寄送方式的转变，学校要根据新方式制定符合实际需要的规章制度及流程。另外，必要的人力资源配备必不可少。集中转档时，学生档案工作部门十分繁忙，人手严重不足，影响档案转递质量，学校要根据实际需要增加专兼职人员数量，提高工作效率，优化工作质量，保障学生档案的安全转递。

从学生档案工作部门的层面出发，针对邮政快递的特殊性，首先，加大档案宣传力度，运用现代媒体搭建与外界交流、互动的平台，例如微博、微信等。毕业季通过召开全校毕业生档案转递工作会议、制作档案转递宣传手册等途径，强调邮政快递寄送的特殊要求，收集准确的寄送地址及对应的接收单位电话。安排专人把关核查收集到的档案寄送地址是否符合邮政快递投寄要求，是否符合档案接收标准。其次，在档案的密封、盖章、装袋等工作中要充分发挥监督和指导作用。再次，加强与邮政快递公司的业务交流和沟通，针对转递具体事宜及需求交换意见，达成一致。最后，要做好转出档案的后续跟踪工作。

从学生自身角度来讲，要自觉加强档案意识，了解档案知识，认识档案的重要性，提高档案关注度，在填写档案去向时能够做到准确无误，杜绝档案“有人拆、无人封”现象的发生，并且及时关注档案的寄送进度和签收状态，从根源上保障寄出档案的安全。

2.邮政快递公司要加强沟通、完善制度，为档案安全转递保驾护航。首先，邮政快递公司刚刚接手高校学生档案寄送业务，要深刻认识到学生档案的特殊性，积极与高校档案工作部门沟通交流，提前制定工作方案，并根据实际情况对方案进行调整。工作中多配合，充分发挥自身优势，共同做好档案转递的前期准备和交接。档案寄出后保证后续跟踪顺畅，积极配合查询。其次，根据学生档案的特殊性完善各项规章制度，从制度层面保证这项新的业务迅速成熟起来，在原则上百分之百避免邮件丢失的可能。主要从以下几个方面着手：第一，各快递公司划分责任区域，避免跨区争抢业务现象的发生。第二，开展工作人员的业务培训，提升职业道德水平。虽然是快递方式寄送学生档案，但是要以机要标准严格要求，借鉴机要寄送中的有效经验。第三，严格档案取件、投递制度。每个区域设置专人取件配送，快递员投递时不能有章不循、拖沓马虎。另外，他山之石，可以攻玉。吸取邮政快递寄送新生录取通知书的有效经验，应用到学生档案的寄送中来，但借鉴并非照抄照搬，要根据所寄物品的特殊性量体裁衣。例如，除及时准确投递外，学生档案的完整性和保密性至关重要，所以要加强学生档案寄送中的保密性监管。

3.档案接收单位要严格档案签收制度，为档案安全转递提供支持。首先，在高校毕业生的档案接收工作中做好与邮政快递的衔接与配合，进一步保证在邮政快递寄送学生档案情况下毕业生档案的安全与高效利用。要做到以下几点：一是制定严格的档案签收制度，完善责任制度，落实责任到个人，在接收档案的高峰期尽量设置专人签收学生档案，并制定实名签收制。二是保证档案接收部门电话畅通。三是加强档案工作人员的职业道德培训。其次，档案回执是档案是否签收、由谁签收的一个重要依据，接收单位要做好签退回执工作。接收单位在接收到档案后，要按照随附的通知单进行细致检查后填写回执单，在回执单上加盖单位印章，并确定好收件人的姓名和日期，退回到高校档案管理部门，以此作为签收凭证，方便后续查询。

4.加大政府监管力度，为档案转递工作提供安全保障。高校学生档案的转递要确保有依据可循，就要加强档案管理制度的完善，在条件成熟时可以进行立法，通过制度的完善和立法的健全才能真正为档案转递工作提供依据[2]230-231，也为邮政快递公司和档案接收单位提供收寄、接收标准。例如，针对档案接收单位的签收制度制定统一标准，对学生档案的包装、密封等细节设定规范性要求。另外，对邮政公司的档案寄送业务也要进行深入的规范，以严格的内容要求和程序要求进行管理，加大监管力度。政府可以通过实地调查研究等方式，采集快递途径下寄送学生档案遇到的实际问题，听取一线工作者的意见建议，结合实际进行对策的研究。

[1]王静,荆秀琴.毕业生档案机要转递与自带转递之比较[J].山西档案,2015（2）.

[2]王宁.高校学生档案转递中存在的问题与对策探索[J].产业与科技论坛,2014（24）.

From Confidential to EMS：The Change of Transm itting Mode of College Students’Archives

Che Xiangqing
（Archives of Guangxi Normal University, Guilin 541004, China）

W ith the maturity of the express business and the w ide application of modern methods in various fields, express has gotten people’s recognition because of its advantages like fast speed and easy access to query. At present the change of transm itting mode of college students’archives from confidential to EMS has become a reality, but there are some challenges in the implementation process. Faced w ith the new transm itting mode, the government, colleges, postal delivery company and archive receiving units need to take active measures to adjust and improve the related work.

colleges and universities；students’archives；transm itting mode；confidential；EMS

G270.7

A

2016-10-17

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.03.11

车向清，广西师范大学档案馆馆员，研究方向为档案管理与资源开发利用。