浅述海洋工程档案资料的归档管理工作

吕菲(中国石油大港油田分公司滩海开发公司，天津300280)

浅述海洋工程档案资料的归档管理工作

吕菲(中国石油大港油田分公司滩海开发公司，天津300280)

对于海洋工程而言，资料档案的整理与归档直接关系到工程的技术管理工作，所以企业应该客观认识它的作用所在。近些年随着海洋工程项目的逐年增多，产生了大量的档案资料，如何把这些工程档案资料齐全完整、准确系统地归档，从而为工程项目竣工投产后的正常生产、维护、改造与以及后续的档案浏览查阅创造必要的条件，是企业必须认真考虑的问题。企业在工程项目建设过程中，根据国家及集团公司、大港油田的相关规定和标准，结合企业实际，对工程项目档案归档工作进行了大量的调研与实践，并取得了良好的成效。本文主要就海洋工程企业目前工程档案资料整理归档工作存在的一些不足之处进行了分析，并并针对性地提出了一点建议。

工程档案资料；整理归档；基本要求；存在问题；解决方法

1 工程档案资料的重要性

工程资料档案指的是从项目立项前准备阶段到项目竣工投产验收期间形成的相关信息。工程资料主要根据施工进度编撰而成，能够最大程度揭示施工的具体细节，它是工程各个环节的最初数据，它详细记录了工程质量的好坏，施工具体情况，是判断工程质量的重要判据，是对工程施工的各个环节、各项材料等的真实记录，是对整个工程运行情况的客观真实地反映，健全的工程档案资料信息可以为单位各项工作提供强有力的支撑，因此加强工程档案资料的收集、归整和建档保存管理非常重要。

2 工程档案资料整理归档的基本要求

工程档案资料要想显示价值的更加高效，就必须对工程档案资料的归档管理流程实现有效控制，通过优化资源配置，确保归档质量，以便于有效利用。所以，一定要对相关资料进行科学地整理。工程档案资料的整理归档其基本要求主要有三个方面，一是契合度，首先就是要保证工程档案资料与工程实际设计建设高度契合，中间要实事求是，不能弄虚作假；其次是准确度，在工程档案资料的形成过程中资料填写要规范、准确，相关评价公正合理；第三是及时性。一定要保证相关工程档案资料与工程设计施工同步进行，还要确保其完整性，不能在资料中出现缺漏现象，不能后续再补。由此可见，只有确保工程档案资料的整理归档资料保持完整性、准确性、及时性，才能有效的确保归档流程更规范，使工程档案资料成为后期生产科研项目有效的技术参考资料。

3 现阶段工程档案资料整理归档存在的问题

3.1 企业上下重视力度不够

虽然说国家、集团公司、大港油田都规定和制定了相关的建设工程档案资料质量管理规章制度，对工程档案资料的整理归档作了明确的详细的要求，也加大了对档案这方面的软硬件投资，但是由于传统石油企业的行业性质，部分企业相关部门和领导人员依旧对档案资料的重要性得到足够重视，具体工作人员的管理意识薄弱，导致了部分项目的档案资料很不完整，导致管理混乱，档案并没有发挥应有的价值。

3.2 工程档案资料归档管理机制不科学

在基层企业，由于条件所限，相关工程对应的工程档案资料的归档整理依旧不条理，资料保存体系不科学，这样很容易导致资料的丢失，从而不能保证档案资料的正确性和完整性，严重情况下还会给企业造成相应的损失。

4 工程档案资料整理归档问题的解决办法

4.1 提高对工程档案资料整理归档的重要性认识

由于目前企业上下仍旧存在着严重忽视工程档案资料整理归档的情况，应首先让工作人员意识到问题的严重性，然后进一步完善与其相关的规章制度，同时还要如期举行不同的活动来深入进行教育，以此来推进广大职工的档案资料管理意识，学习相关方面的专业知识，使其充分认识到工程档案资料管理的意义与价值，并按照相关制度规定逐步规范自身的行为，不断提高工程管理人员的档案资料管理意识。最后可以有序地完成档案整理并归档。

4.2 注重对工程档案资料的有效性整理

海洋工程设计与施工过程也是工程档案资料形成的过程，因此，在形成档案资料要根据工程开展的进度和环节进行资料有效整理。首先，设计和施工一定要按照设计施工以及报检资料的顺序来存档工程资料，这个工作一直要持续到工程竣工且经过验收。除此之外，还应该收集设计施工时相关试验数据，同时根据它的施工时间以及试验类别来进行分类，以此来确保资料的真实性。最后，还应该整理好竣工图表、会议记录等，确保资料的完整性以及多样性。

4.3 加强工程档案资料的收集规范化建设

对工程档案资料收集整理进行规范化建设，就是为了确保工程档案资料的完整性和真实性。为了确保工程资料的完整性和准确性，工程资料表格的填写、收集和整理必须按工程资料管理的目录来进行，对于遗漏、破损的工程资料文件需要补齐，并确保后补资料的真实性，这样才能有效保证工程资料不丢项，并且与工程设计施工实际情况相符，只有保证工程资料的完整性和真实性，才能方便对工程质量的控制，也为后期的质量监督检查工作提供可靠的依据。

4.4 加强对工程档案资料整理人员的培训

目前，企业由于没有一套行之有效的工程档案资料归档管理体系，每个工程项目的档案资料整理归档方式并不是按照相应的质量标准体系来管理的，这使得工程档案资料管理方式比较混乱。所以，企业应加强相关从业人员进行有关档案资料归档整理的培训或者技术交流会，提升企业相关从业人员的工作能力。

5 结语

企业工程档案资料的归档整理工作非常重要,这不仅是整个项目的建设、使用与维护时的重要依据,有效的档案归档还能在一定程度上帮助提升项目的经济效益。对于企业而言，当前在资料整理归档这一方面还存在很多的不足，应该加强这方面的重视程度，制定规范科学的工程档案资料归档整理体系，实现海洋工程档案资料的科学化、规范化管理，切实提高档案资料的利用价值。

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