人力资源管理系统数据与人事档案一致性浅析

张晓媛 尹丽洁(中国石油宁夏石化公司,宁夏 银川 750026)

人力资源管理系统数据与人事档案一致性浅析

张晓媛 尹丽洁(中国石油宁夏石化公司,宁夏 银川 750026)

建立内容丰富、详实、准确的人力资源管理系统，是集团公司规范人事管理、推动企业信息化建设的重要手段。确保系统内数据与人事档案的一致性和真实有效，需要通过统一档案管理标准、明确责任主体、健全管理制度等实现。

数据；档案；一致

集团公司人力资源管理系统（以下简称系统）的应用，有力推动了组织机构、考勤、薪酬和报表统计等人事工作的信息化管理，对规范人事管理业务、快速提供决策支持起到了积极作用。人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障等紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。人事档案管理工作是人事工作中的一个重要组成部分，是一项基础性工作。如何将两者有机结合，确保系统数据和档案材料的准确一致，是全面推动公司人力资源管理水平的有力挑战。

近年来，公司按照集团公司人事部的要求，针对人事档案进档材料不规范、数据不准、信息失真等问题，借集团公司开展档案审核的东风，圆满完成了公司人事档案审核工作，实现了人事档案与人力资源管理系统数据的一一对应。

1 公司系统数据和档案管理问题梳理

1.1 档案管理标准不统一

2008年底公司与原炼油厂业务重组整合，整合前两家企业人事档案管理标准不统一。原炼油厂人员档案未装订成册，公司人员档案虽装订成册，但是近几年的材料未分类进档。

1.2 材料缺失较多，档案不完整

部分人员档案中缺少表彰和处分材料、考核及考察材料等；由于各学校对入档材料要求不同，造成一些毕业生档案里无考生登记表、学生成绩表、毕业生登记表等，导致学籍材料不齐全。部分较早的履历表缺少人事部门的公章。

1.3 档案内容不全或有误，影响使用

部分档案“三龄一历”记载前后不一致，个别人员年龄越填越小、参加工作时间越填越早、文化程度越填越高。或者将不合格材料归入档案，造成档案缺项、漏项、错误内容较多。

1.4 两家公司的系统数据是系统建立初期大批量导入的，未经过详细的审核校对。

2 实现系统数据和人事档案一致性对策分析

2.1 统一档案管理标准

公司将系统人员编号作为员工人事档案编号，有效解决了原先以员工姓名管理人事档案，由于重名的影响，档案材料投递“张冠李戴”的现象。公司对所有员工人事档案重新登记造册，做到人事档案一人一册。对所有人事档案进行重新编号，按编号段分配入库，按号段整理入柜。

2.2 细化责任主体

本着“维护档案历史原貌、对全体员工负责”的态度，按照“业务谁主管、谁维护、质量谁负责”的原则，采用“对照档案核系统”的方法，按照处内专业分工，对所有员工档案分别对照人力资源管理系统数据逐条逐项进行核查，确保每条信息准确无误。一旦员工基本情况发生变化时，各专业口及时将最新信息录入人力资源管理系统，保证人事档案信息的时效性。

2.3 建立组织核实认定制度

为了纠正部分人事档案填写不实的弊端，本着“尊重历史、实事求是”的工作原则，把问题分类，按照相关政策进行组织核实、认定，制定统一的标准和处置方法，解决各类疑难问题。对于一般员工和领导干部采用同一标准，同一起点，做到高起点、高标准、严要求。对于“三龄一历”记载前后不一致，按照要求重新进行认定，并将本人签字确认的《人事信息审定表》归入档案，作为组织掌握档案的补充材料，为人事管理提供真实、可信的依据。在职取得的学籍材料需有国家学历认证报告方可承认学历，将学籍材料归入档案。处分材料需有本人签字确认后归入档案。对于档案中缺少的无法收集和补办的相关材料，按照要求用相关文件、证明或者证书的复印件代替，复印件均加盖组织印章和复印时间、出处。

2.4 建立健全人事档案管理制度

为了使人事档案工作有据可查、有章可循、有条不紊地进行，在整理档案的同时，加强了公司制度建设。建立健全了十项制度，分别为：《档案管理部门职责》、《保密制度》、《档案的保管制度》、《档案整理制度》、《档案检查核对制度》、《档案转递制度》、《档案材料的销毁制度》、《查阅档案制度》、《借阅档案制度》、《档案材料的收集归档制度》。建立健全了六个台帐，分别为：《查（借）阅档案台帐》、《档案材料接收移交台帐》、《档案材料缺少登记表》、《档案转递台帐》、《档案花名册》。2011年公司还印发了《人事档案管理暂行办法》。2013年，在人事处内部制定了《人事档案管理细则》,《人力资源管理系统用户职责》，使档案管理和系统维护更加规范化。

通过统一档案管理标准、明确责任主体、健全管理制度等手段，公司人力资源管理系统内数据与人事档案保持了高度一致，实现了动态更新，有力推动了公司人力资源管理水平迈向了新的高度，为公司的信息化建设做出了巨大贡献。

张晓媛（1974-），女，汉族，甘肃白银人，工程师，主要从事员工管理工作。