浅谈信息化的交通档案管理

2017-03-01刘洋

黑龙江交通科技 2017年3期

关键词：书面交通档案管理

刘洋

(黑龙江省哈尔滨高速公路管理处，黑龙江哈尔滨 150090)

浅谈信息化的交通档案管理

刘洋

(黑龙江省哈尔滨高速公路管理处，黑龙江哈尔滨 150090)

交通档案是交通事业发展的历史载体和宝贵资源，如何有效提高交通档案管理效率，推动交通事业创新发展是摆在我们面前的一个重要课题。探讨利用信息化手段加强交通档案管理，能够为今后的交通档案管理提供参考借鉴。

信息化；档案管理；资源共享

1 信息化交通档案管理的形成

信息技术的广泛应用为交通档案管理带来了全新的变化，极大地提高了交通档案汇总、整理及管理利用的工作效率。在交通档案管理工作中积极采用现代数据处理技术，对交通档案资源进行整合、提炼和共享，能够有效推动交通文献资料、公路建设技术经验的充分利用。

经过长期实践，一般纸质交通档案的管理工作已经形成了一系列的成熟工作流程和管理方法。一般而言，书面文件资料的归档工作是档案管理工作流程的基础，也是文书工作和交通档案工作的衔接点。文件形成后，由相关部门收集立卷后，由档案部门管理，形成交通档案资料库。而信息化的交通档案管理，是指交通档案管理模式从以书面档案的实体管理为主，转变为以数据化信息为主的交通档案管理。

2 基于信息化的交通档案管理的优势

2.1 档案管理效率进一步提升

随着社会经济的高速增长，信息化技术有了显著的发展和进步，计算机开始为社会各行业和社会生活提供全面应用，正确运用信息化手段是加强交通档案管理的必然趋势。在传统的交通档案管理工作中，档案管理人员长期使用书面工具，不仅收集、书写、记录方面要求达到完整、齐全，而且要求记录规范、字迹工整；书面资料的分类、统汁也极其费时费力。在采用了数据化的信息处理技术后，各种档案资料的收集、储存、分类、统计和查阅等流程变得十分便捷，配合必要的软件，甚至能够实现资料分析的图表化、自动化，显著提升了交通档案资料的收集管理和检索分析效率。

2.2 加强文件和文字信息共享

在传统交通档案管理中，各单位和部门难以做到大量的信息资源交流共享，使得大量书面文献长期滞留于在档案保管室中，不仅造成行业技术和历史资源的浪费，而且文献和信息的大量检索也存在明显的困难。采用现在信息化技术对交通档案实行规范化、数据化管理后，交通档案管理也由案卷级转变为文献级，由单一途径管理发展为数据化的系统管理，实现了对交通档案的外部(目录层面)管理到内、外部(目录层面和内容层面)统一管理。随着信息化技术和互联网共享技术的持续发展，档案信息与载体的利用技术也不断成熟，通过与其它系统设备终端建立档案资料的互联共享，可以有效提供各种信息资源的集中检索查询，以及相似资源的辅助性电子化比较分析，从而大大地提高了交通档案管理与使用的工作效率和服务质量，扩大了社会供给面和覆盖面，并能够对所调阅的信息资料作出适时响应和自动处理，还可以不受空间和时间的限制，保证极高的查全率和查准率，并通过构建资源共享与交流平台，与其它档案管理部门迅速交换相关信息和文献资源。

2.3 提高文件送达的安全性

在传统档案运送过程中，原始文献资料丢失的情况时有发生。同时，书面文献的运送还可能因为其它原因造成错投或者延误，给档案的安全管理和快速查询利用造成很大不便。在信息化的网络互联共享技术下，采用网络工具进行普通传送或者加密传递，能够显著提高文件资料传递的安全性和时效性。