人事档案管理信息化

王立国

(黑龙江省航道局，黑龙江 哈尔滨 150090)

人事档案管理信息化

王立国

(黑龙江省航道局，黑龙江 哈尔滨 150090)

上世纪九十年代以来，随着信息技术特别是网络技术的快速发展，信息化已逐渐成为各国普遍关注的一个焦点，信息化程度的高低就成为一个国家现代化水平的重要标志。在我国进行信息化社会的建设过程中，政府的信息化是全社会信息化的关键，而政府门户网站建设问题是政府信息化工作的重点和难点，也是国家信息化建设的重要环节。

人事档案；管理；信息化；建设

1 人事档案信息化是我国人事档案发展的需要

在信息时代，传统的人事档案管理模式已经越来越无法满足当前社会的发展要求。因此，实现人事档案信息化，不仅能有效地将电子信息变为人事档案的重要组成部分，还将人事档案已动态的形式展现出来，利用信息技术和计算机技术将繁琐的人事信息有奖的管理和整合，为人事档案的查询和检索提供更大的便利，实现档案共享，使档案信息得以“活”起来，加快对其利用的效率。实现档案管理信息化是技术革新的需要，随着第三次工业革命浪潮的推进，以通讯技术、计算机技术和信心技术为代表的信息技术，已成为当今发展最快、普及最广、渗透力最强的最新技术，在现代社会、政治、经济生活起着重要作用的档案事业，同样面临着信息技术革命的重大冲击。要继续活跃在人们生活得舞台上，只有建立起完善的信息系统，跟上时代前进的脚步，才能正确进行预测，为档案事业提供重要的技术保证。

2 加强人事档案管理信息化的建设标准

随着我们进入到信息化的社会中，已经逐渐实现了信息的共享以及网络的沟通，但是在这一过程中比较依赖的还是统一的标准以及统一的规范，例如在进行档案数据的传输、数据交换以及信息共享的时候，都需要有统一的标准来实现。所以在档案管理信息化的过程中，最为重要的一个步骤就是实现档案信息的规范化、标准化。这样的建设理念，可以使技术的应用以及对各项工作的分工，可以有统一的标准以及科学的依据，这样可以保证将不同的档案管理工作有机的结合起来。统一现有的档案管理工作的标准以及逐渐成为我国现代化档案发展的必然需要，同时也可以有效的提升档案管理的工作效率。同时需要注意的是，在进行档案信息化建设的过程中，必须对信息资源的标识、描述、储存、检查、交换、管理、使用和检索等各个方面制定统一的标准与规范，标准化是对档案信息化建设具有总揽性的前提与基础，也是最亟待解决的实际问题。档案信息化管理非常重要的一项保障便是管理机制以及管理标准的完善，通过对各种规范和标准加以制定及落实，能让分工协作以及对各项技术的应用，有统一的依据，这样可以保证将各项档案管理工作都有机的联系在一起，并且在档案管理的过程中取得最大的效益。

3 全面建设人事档案管理信息化系统

在各行业的管理过程中集中统一都是一种行业发展的必然趋势，这一点对于信息自动化来讲也同样适用。自动化管理体系的建设离不开人机结合，这也要求档案管理工作人员在工作的时候需要适用计算机工作，这也是档案管理自动化建设的过程中所必须要考虑的情况。就现阶段我国的档案管理信息自动化管理制度来讲，依然存在着集中统一管理效果不好以及使用不方便等问题，对于集中统一管理效果不好的问题来讲，主要与我国的档案管理工作是以各行业的发展为基础而发展起来的有关系，并没有形成一个整体的理念。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。

4 各单位认识档案信息化管理和改革的建议

(1)对于单位的工作人员来说，为了确保在人事档案管理工作信息化的过程中可以达到高质量的工作效果，作为档案管理的工作人员在进行人员档案接收的过程中需要严格把好审核鉴定关，定期对相关的档案资料等进行整理、分类，当有人想调取档案进行查看的时候务必要求其提供相应的手续，对于一些有疑问以及手续欠缺的人事档案材料要进行反复的沟通，对于缺乏必要手续的档案材料，要将档案材料退回档案形成部门进行处理，从而在一定程度上确保人事档案的准确性和真实性。

(2)从政府的角度，虽然政府也出台了不少档案管理方面的条例，但是真正每条都按照条例办事的几乎没有，对于施行这些条例的力度不够。流动人员人事档案转递制度不健全、移交不及时。这些原因都导致了流动人员档案管理中难以按时归档并使之齐全完整，使得档案丢失、缺少、涂改、不真实等情况出现，增加了人事档案管理的难度。这就要求国家政府出台更加严密、更加具体、更切合实际、更具法律效力的条款。

(3)如果从法律的层面来讲，对认识档案管理工作实行信息化管理以及信息化改革必须要有相关法律条文的保护。一般情况来讲，档案管理部门与形成认识档案的各个单位之间往往存在着比较复杂的关系与一些法律问题，这就要求在人事档案管理的过程中对相关的法律条文进行适当的调整。

5 结 语

在人事档案管理的过程中国除了需要对人事档案的真实性以及严肃性进行良好的维护，还需要通过在人事档案管理的过程中试用现代化的管理方式，构建人才业绩的统计系统，持续的挖掘人事档案的价值；积极建立人力资源信息系统，多角度、多层面的开发人事档案信息，依据人事档案的管理工作要求以及社会各领域对于信息的需求，对人才的信息进行进一步的分类处理，尽可能确保人事档案信息可以不受限制的被检索到，同时作为档案管理单位的相关领导可以简洁查看并掌握人事档案的管理情况，有效的提升档案的利用率。

2015-02-11

F283

C

1008-3383(2017)03-0210-01