电子档案管理系统设计及其功能实现

湖北工业大学 唐明来

电子档案管理系统设计及其功能实现

湖北工业大学 唐明来

电子计算机、通信技术、网络技术等现代化的设备与技术已经渗透到社会生活的各个角落，伴随而来的是大量的人们不能直接读取的代码形式的信息，在档案学领域这些信息被称之为电子文件，大量的电子文件要求档案机构构建一个电子文件管理系统对这些电子文件加以管理。本文针对现有电子档案管理系统重技术轻理论、缺乏对问题的深层次分析与比较现状，在总结以往的开发经验的基础上，研究以全宗理论、来源原则、生命周期理论为核心，结合电子文件、电子档案、文档一体化、文件管理系统、档案管理系统等为理论基础，开发出具有现实性和技术领先性的电子档案管理系统。

电子档案；管理系统；功能实现

本选题的确定是根据中国档案研究发展的大趋势，以及国家档案局将“电子文件和电子档案管理方面的研究作为档案研究工作的重点”的方针政策，并结合社会大众对于档案信息的需求情况而制定的。电子档案管理系统设计及其功能实现：作为一个涉及多个学科和领域的交叉性研究课题，通过总结以往电子档案管理系统的设计与开发经验，结合档案学中的核心理论与概念，设计、开发并实现一个能够更有效的满足档案管理机构和用户需求的电子档案管理系统。

在档案学中最重要的理论要数全宗理论了，全宗理论是档案整理工作中的基本理论。全宗理论诞生于160多年前，在18世纪早期，欧洲的一些国家就根据事由原则对档案进行整理，但是这种不分档案的形成者，一律按内容采用归纳与演绎的方法来收藏和整理档案的方法存在很多弊病，这种方法也只适用于对一些小型的机构的信息进行处理。1841年“尊重全宗原则”在法国首先列入档案馆基本条例之中，全宗的概念第一次正式的被提出，从此“同一机关的档案应集中统一管理，不同机关的档案不能混杂”这一理念逐渐被国际档案学界所接受。20世纪30年代，德国档案学家布鲁士国家档案馆馆长布伦内克在《档案学—欧洲档案工作的理论与历史》中再次充实和修缮了全宗理论，布伦内克将来源原则理解为来源共同性与事由共同性二者的统一。在中国档案学界也对全宗理论进行了深入的研究，1988年何嘉荪教授和冯惠玲教授共同提出了主客体全宗理论，到20世纪末何嘉荪教授和傅荣校教授在他们合作的专著《文件运动规律研究》中进行了更为深入的阐述。他们认为，文件是在社会活动过程中形成的，社会活动过程就成为文件/档案的真正来源。

本系统的设计是以角色及权限管理为中心，因此角色和权限管理已经渗透到系统的各个环节之中，如果将角色和权限管理比喻成一颗大树主干，那么其他功能就好比这颗大树的枝杈，作者认为以角色及权限为核心进行系统的设计是一种软件开发人性化的体现。在系统的实际工作中，我们其实很难感觉到角色与权限在设计及实现中的困难，这是因为在系统的使用过程中我们所能看到的只是前台的页面，而具体的 JSP(JavaServer

Pages)与数据库实现过程是我们一般用户很难想象的。一般人认为用户与角色与权限功能打交道的第一面是在用户登陆界面，而事实上当用户向档案机构递交书面申请的同时用户就已经开始领教角色与权限功能的威力了。当用户递交书面申请后，系统管理员就会根据用户的信息将用户进行角色划分，于此同时将用户的个人信息录入到系统之中。

在系统的开发中作者遇到了很多困难，其中最难以解决的就是在获取功能需求中遇到的。我们都知道电子档案管理系统的功能需求必须和用户的需求保持一致，用户的需求是我们设计开发所要达成的目标。一个软件系统开发项目中的功能需求定义了开发人员必须实现的软件功能，这些功能在系统交付使用后要能够帮助用户完成他们的任务，以满足业务需求。因此在电子档案管理系统的开发过程中确定软件的功能需求就必须要对原业务流程进行深入的了解，通过软件手段将这些业务流程进行提取、抽象，并最终升华为符合用户需求的软件。

[1]钟英．浅议电子文件管理系统的功能要素．档案学通讯，2006（6），65-68.

[2]马建军．浅谈文档一体化管理．黑河学刊．2006（2），86-87.

[3]王兆新，裘洁．浅议电子文件信息的安全与保密．浙江档案，2004（1），21.

[4]张宁．浅析电子文件的原始性与真实性．档案学通讯，2003（1），43-46.

2017-09-10）