对下岗职工档案管理的几点思考

魏恭权

前 言

下岗职工档案是职工再就业和享有社会保障的主要依据，关系到职工的生存生活质量和社会和谐稳定。如何做好下岗职工档案管理，是当前亟待解决的问题。笔者根据自身的工作经验，谈一谈自己的几点思考。

一、下岗职工档案管理的重要性

下岗职工最早出现于二十世纪九十年代，是计划经济向市场经济转轨的必然反映，也是科技进步和经济发展的必然趋势。下岗职工失业后面临的困难较多，最为突出的问题是再就业、分流安置、缴纳养老保险，享受国家优惠政策等等，而这些工作的开展，无疑都离不开其职工档案，下岗职工档案是记载了其学习工作的历程，标注了其身份工作性质，是其政治态度和经济生活的重要载体，是缴纳养老保险的依据。是再就业的基础，依规享受社会保障的参考。

二、下岗职工档案管理的现状

（一）对下岗职工档案管理社会重视不足

下岗失业这一现象已有近三十年的历史，这是在上个世纪九十年代的一场人事制度的改革，当时下岗职工忙于生活生计，且对下岗后的工作之路充满了迷茫和无措，无心留意自己的档案；各企事业单位在改革中多注重职工岗位的调整和社会的稳定，疏于对下岗职工档案的管理，疏于对下岗失业人员提供更多的服务，更有甚者，社会各界出现了轻视下岗失业人员，轻视档案管理的态度，导致对下岗职工档案管理的社会重视程度不够。

（二）下岗职工档案管理零散，管理主体不统一

下岗职工档案有三十余年的历史，年代久远。在下岗失业之初，由于职工个人无心无力关注自己的档案，相关单位又将工作重点放在岗位安置和社会稳定之上，导致下岗职工档案“四处飘零”，有的档案移交至劳动就业部门管理，有的上交至主管部门存放，有的转至档案局归档；有的流落在下岗职工本人手中，更有甚者，档案已下落不明。

（三）下岗职工档案存在材料不全，信息不准的现象

在下岗职工档案管理工作中，经常会出现缺少“招工表”“职称审批表”“工资晋升表”等材料，还存在档案信息与本人实际信息不符等现象，例如少数民族职工档案中不标准姓氏，造成档案姓名与身份证户籍姓名不符；又如档案中的姓名与户籍中姓名是同音异形字，再如档案与户籍中的年龄信息不一致等等。虽然这种现象不具有普遍性，但这样的档案持有人在办理退休及享有其他社会保障事宜中会存在很多工作隐患。

（四）下岗职工档案存在材料不规范现象

下岗职工档案历经久远，纸张大小克重各不相同，有的档案16开纸张材料较多，有的档案材料纸张随意性很强，有的档案把当时的批条装档，还有的档案后期补充材料多为A4纸张，由此导致档案材料纸张大小不一，纸质良莠不齐，影响着档案的存放和实用性。

（五）下岗职工档案信息化程度不高

目前，各地下岗职工档案管理依然停留在传统模式的管理层面上，泛黄的纸张上承载着淡淡的墨迹，检索和查阅时力度稍大，稍有不慎，便会弄坏纸张，在一定程度上降低了档案的保密性和安全性。较为进步的地区已尝试将人员信息，档案目录等输入计算机，而资料搜索等工作还未实现电子化、信息化，无纸化档案办公还未实现。

三、下岗职工档案管理的几点策略

（一）提高认识，增强管理制度化

下岗人员在当时社会的生产生活中做出了不可磨灭的贡献，失业后又历经艰辛的生活和艰难的求职就业历程，是推动时代发展和社会进步不可或缺的力量。全社会要为这一弱势群体提供更多的服务，尤其是人事档案要设有专职人员负责管理。加大宣传力度，提高下岗职工及全社会的认识程度， 适时适地开展档案管理工作培训班，增强管理主体的领导意识，形成下岗职工档案管理制度化，为下岗职工的再就业和社会保险缴纳提供保障。

（二）化零为整，实现主体统一化

因为下岗职工档案存放地点不统一，使得部分下岗失业工人不知到底该去何部门提取自己的档案，严重影响了再就业、续保、退休等相关工作。劳动保障部门的职能范围多关系到下岗工人切身利益，其存放管理下岗职工档案有其职能优势。各地各部门要增强责任意识，化零为整，实现下岗职工档案管理主体的统一化。

（三）查缺补漏，力促内容完整化

要建立为下岗职工服务的观念，将职工个人信息视为促进国计民生发展和了解社会就业情况的重要途径，加大宣传力度，比如在小区、广场等人口集中的地方设置专门的宣传栏，写一些宣传标语，大力倡导下岗再就业，大力宣传完善职工个人档案[1]。对于档案缺少关键信息材料和关键信息不准确的现象，要通过档案持有人提出申请，劳动保障部门启动档案材料认定程序及其他机关档案补充变更程序，对下岗职工档案查缺补漏，力争档案内容完整，准确。

（四）统一标准，力争材料规范化

档案承载着一路走来的工作生活历程，纸张大小不一，纸质良莠不齐是可以理解的，因为不同的年代有不同的档案纸张标准。根据《干部档案工作条例》要求所收集的档案材料必须经过认真的鉴别，材料真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备[2]，原要求必须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔，铅笔或红色及蓝色墨水和复写纸书写[2]，2014年以后可以采用A4纸书写打印档案材料，力争档案纸张规范实用，便于检索。

（五）加快进程，逐步趋向信息化。

传统的档案管理模式有很多弊端，档案使用和利用率不高，花费人力物力财力较大，档案存放安全隐患较大等等。新时期，新形势下，下岗职工档案管理要创新，由分散管理模式向集中管理模式转变，由传统封闭式管理向开放式管理转变，由纸质管理向电子化管理转变[3]，加快进程，逐步趋向电子化管理。

总 结

综上所述，下岗职工档案管理工作是一项十分重要的工程，要解决目前面临的难题，首先要提高档案管理的认识，其次是实现管理主体统一化，力促档案内容完整化；最后是力争档案材料规范化，逐步趋向档案信息化；以此增强下岗职工档案管理的服务意识，有效保障职工的切身利益。

参考文献

[1] 郭汉桥.基于现代学徒制的机电专業人才培养体系构建—以清远职业技术学院现代学徒制“新玛基班”为例[J].辽宁高职学报， 2016（07）：7-8+112.

[2] 中共中央组织部办公厅.干部人事档案工作文件汇编[M].党建读物出版社，2014年6月.

[3] 张敏.人事档案工作在新时期背景下的创新[J].人力资源管理， 2015（12）：268-268.