论独立学院评估工作对高校档案管理工作的促进

朱进

（河北工程大学 科信学院，河北 邯郸 056038）

论独立学院评估工作对高校档案管理工作的促进

朱进

（河北工程大学 科信学院，河北 邯郸 056038）

文章分析了档案管理工作与独立学院评估的相互促进关系，论述了独立学院评估工作对高校档案管理工作的促进作用。

高等院校；独立学院；评估工作；档案管理

一、关于独立学院评估以及档案管理工作的相关分析

（一）独立学院及独立学院评估

独立学院与普通高校具有一定的区别，其是由一些普通本科高等院校按照相关的机制以及模式，在社会力量的支持下所建立的，能够达到本科层次的独立办学实体。

通常所提到的独立学院评估工作，即在一定的教育目标下，对独立学院教育教学方面的相关信息进行系统性地搜集，并对学院发展的实际情况进行具体准确地了解，再对其进行科学地分析，从而对学院的办学能力和办学水平做出综合性的评价。

评估工作很好地推动了独立学院相关工作的开展，对于学校在教育教学方面的改革以及对管理部门相关工作的完善均具有重要的意义，这些意义既有宏观性，又有微观性，其为学校今后良好的发展提供了正确的方向。

（二）档案管理工作与独立学院评估的相互促进

对于任何单位或者是企业来说，档案便是单位或者企业发展的真实记录，其全面、真实地记录了某个组织的发展状况。档案管理是对相关资料的保存和整理工作。从档案管理工作的特点来说，其具有政策敏感性强、机密性高、专业性强等特点。档案是对一个集体成长和发展的写照，包含了集体所有的信息，具有较强的社会价值。因此，在独立院校发展的过程中要做好档案管理工作，发挥其在学校发展中的重要作用。

随着信息技术的发展，在社会事业和经济建设进行的过程中，对于已有的档案管理工作的方法方式以及管理的理念也在不断地提出新要求。传统的档案管理形式已经开始被时代所淘汰，人们开始倾向于新的管理方法和方式。如何实现先进技术以及设备在档案管理工作的应用，使其能够更好地推进档案管理工作的进行，是目前各大机构组织在档案管理方面所思考的方向。就目前我国的高等院校来说，其规模与机构的设置是极为复杂的，这也就意味着档案管理工作的繁重和复杂。

对当前独立学院的办学情况进行分析不难发现，在其办学的过程中无论是教师资源的变动，还是学生的流动都是极为频繁的。在该种情况下，能够做好独立学院档案管理工作，及时更新信息，保证档案资料的时效性，对于独立学院在评估工作中取得良好的成绩具有极大的促进作用。从当前独立学院的办学状况来看，想要使其能够在教研工作、教学等方便取得相应的成绩，做好档案管理工作都是必要之举。对于独立学院在档案管理方面的工作人员来说应该要积极地结合独立学院在现阶段的具体状况以及档案管理工作的实际情况，在此基础之上，运用先进的管理技术，对学院相关教学院部的相关档案资料进行整理、搜集、鉴定和利用。独立学院在经过评估工作之后，档案管理方面的相关工作人员在专业素质和服务意识上均能有较大程度的提高。

二、独立学院评估工作对高校档案管理工作的促进

（一）提升档案管理工作地位，促进宣传档案服务意识

从当前独立学院档案管理工作开展的实际情况来看，很大一部分档案资料在管理过程中并没有得到正确、合理的管理，甚至正处于消逝的边缘。在进行档案资料的收集过程中，目前独立学院所采取的依旧是以纸质档案为主，而对于音频档案资料的收集仍然是举步维艰。因此，该方面需要相关部门的工作人员能够具有较强的责任意识，做到主动作为，积极地参与到档案管理工作中来。在评估工作进行的过程中，档案管理工作人员要以此为契机，积极地发动广大教师参与到档案管理工作中，进行相关资料的存档和整理。在该过程中使其能够更好地认识到档案管理工作的重要性和工作的复杂、困难，此外还有利于相关教师自评自建意识的培养，能够促使档案管理工作变得更加的规范完善。独立学院评估前，为了能够使学校在评估中取得好成绩，学校往往会大力宣传档案整理的重要意义，并以评估的指标来明确进行评估工作中所涉及档案资料的整理和细化，督促各教学院部做好档案资料的整理、补充、规范，使独立学院的档案资料更进一步地趋向规范化。

此外，为了保证评估工作中的档案查阅过程中独立学院能够取得好成绩，独立学院往往会提前对评估所涉及的档案资料进行自我检查。重点档案重点查阅，不足之处重点纠正。在这种层层落实的基础之上，独立学院在整个评估工作之后档案管理工作将会取得很大的进步。为了能够实现评估过程中对档案资料查阅的便捷，独立学院在档案管理方面往往会进行极大的改进。在评估过程中，评估的高要求往往会进一步加强档案管理人员的责任意识，使其在工作中能够更好地发挥服务作用，使档案管理工作由管理型转变为服务型，能够更好地为学校师生提供更及时、全面的服务。

（二）增强了院部合作，完善了建档归档，以评促建

在高校进行评估的过程中，评估小组将会对独立学院各方面的情况进行了解。评估的内容涉及到了独立学院的办学情况和发展状况，具体还会从独立学院办学的指导思想，学校师资队伍的具体情况，教学管理水平，学生的人文素养以及道德素养，学校的整体卫生环境等方面来进行细致的考核，可以说评估工作的进行涉及到了独立学院工作的方方面面。为了能够便于评估小组对独立学院相关方面情况的了解，在进行评估前，独立学院往往会需要对各方面的档案资料进行积极的搜集整理完善并分类归纳。以河北工程大学科信学院为例，包括教育部评估、每四年学位办对新招收专业进行的评估以及每年学校学期中和学期末、年终考核的自查评估等等，在评估工作开展前，全院上下动员，需要认真地准备大量的工作。评估工作主要从四方面进行：一是听取学校领导工作汇报；二是进行校园情况的实际考察；三是进行师生问卷调查以及开展座谈会；四是进行档案资料的查阅工作。其中，档案工作是重中之重。通过评估，科信学院建立了各种相关资料室，充实和完善了各方面资料的建档归档工作，如：科信学院教务部除每年每学期固定编制课程表外，另还以总校资料为蓝本，结合本学院实际情况编制出了24个专业的教学计划、教学大纲及实习实验大纲，并印刷成册，从而完善了各专业的教学计划资料，为各专业的教学发展进行打下了良好的基础，很好地促进了学院的建设。

由于独立学院评估所涉及到的资料范围广，因此在进行相关档案的收集、整理、归档、立卷过程中工作量很大，需要整个学院各职能部门的良好配合，同时也会涉及到主校区的各职能部门。因此，在进行评估工作中，需要加强学院内部的团结协作，以及其他学院各职能部门与独立学院之间的联系，利用一切先进的技术对档案资料进行管理，从而为评估工作做好全面的服务。因此，为了保证在评估过程中独立学院能够取得好的成绩，在日常工作中，各学院各部门之间应该要协调好工作，对于各学院部门内部的档案资料进行全面完善，对于一些重要的资料信息进行及时地归档、立卷，以方便日后的提取，为迎评做好准备。

（三）改进档案管理方法，规范档案管理工作

通过对传统档案管理过程以及相关方法的论述不难发现，面对高校档案管理工作中繁重的任务，传统的管理方法不仅费时费力，还增加了管理成本，很难实现档案管理的科学化合理化。此外，传统的档案管理暴露出诸多问题，例如：档案的书写、形式的规范问题、归档、查阅问题等。在评估过程中，由于会涉及到档案管理工作，这势必会对独立学院的档案管理工作提出新的要求，促使学校不得不对档案管理工作加以改进和完善。

在独立学院评估过程中，评估小组的相关成员往往会对独立学院各职能部门的档案库进行全面、深入的了解，从而保证评估结果的公平公正。鉴于评估中相关指标要求，为了能够更好地通过评估，各独立学院往往对档案管理人员的专业技能和管理理念提出相应的要求。进入21世纪后，随着计算机应用的普及，计算机已经成为了重要的办公工具，计算机技术的引用极大地提高了办公效率，改善了办公效果。在现今的档案管理工作中，部分独立学院已经实现了电子档案的建立，并正式运行，这为独立学院的档案管理工作带来了极大的便利，使得档案管理工作更加趋向于科学化和规范化。在电子档案管理中，为了使工作人员能够更好地开展相关工作，往往需要对工作人员进行集中培训，使其能够规范地进行档案资料的电子化管理。因此，近几年在独立学院评估工作中，电子档案的应用又逐渐趋向于平常化。

从目前独立学院档案管理工作开展的情况来看，其有待改进的地方还比较多。对于档案管理部门来说，评估工作的开展为档案管理工作的整体改善提供了良好的契机。在评估小组开展评估工作期间，相关领导应当积极关注事态发展，引导好相关部门做好档案管理工作，并加大对档案管理工作重要性的宣传，使其能够正确地认识档案管理工作，同时保证档案管理工作的科学性，管理方法的合理性。同时需加强各教学院部之间的联系，通过新兴技术的应用，来推动档案管理工作朝更好的方面发展。

[1]莫月红.高校档案管理工作的优化建设分析[J].现代经济信息.2014，9（11）：62-62.

[2]所敏.中心卫生院档案管理工作的现状和与发展策略[J].办公室业务.2014,6（15）：202-202.

[责任编辑陶爱新]

Theory of independent college evaluation work for the promotion of college archives management work

ZHU Jin
（Kexin College of Hebei University of Engineering, Handan 056038, China）

this paper analyzes the mutual promotion between archives management and independent college evaluation work, discussing the influence and promotion of evaluation work on archives management.

colleges and universities; independent college; evaluation work; archives management work

10.3969/j.issn.1673-9477.2017.01.014

G271

A

1673-9477(2017)01-046-03

[投稿日期]2016-11-07

河北省档案局科技计划项目

朱进（1981-），女，河北邯郸人，馆员，研究方向：档案管理。