企业财务共享服务研究

陈晓东

一、引言

财务共享服务（Financial shared service，FSS），最早起源于20世纪80年代的美国福特汽车公司。当时福特公司外部受到美国经济“滞涨”的影响，同时面临日本汽车低成本低油耗的激烈竞争；内部又面临着集团企业分布各地、财务部门行为方式规则不统一的管理难题。在这种困境下，福特公司对管理模式进行了战略调整，把生产部门带来高效率的“流水线”作业方式延续到财务部门，整合了所有下属公司中共同的、简单的、重复的、可标准化的財务业务，统一集中到一个中心，实施全集团的共享服务。进入21世纪，随着信息技术的进一步发展，财务共享服务被越来越多的企业所采纳。世界上最大的企业软件供应商ORACLE公司，耗费了6年的时间在全球建立了3个大型区域化的财务共享中心，使其现在仅需数天时间就可以完成分布于全球65家子公司的年末结账与整合；FedEx（联邦快递）将其在世界各地的五个大型财务中心调整合并为一个，并在全球范围内建立了唯一的财务业务模型，在业务覆盖的所有200多个国家内实现业务操作完全的标准化。财务共享所体现出的低成本、高效率的优点为企业竞争带来了巨大优势。与国外相比，我国企业财务共享服务的起步相对较晚，但财务共享服务作为新兴的理论之一也正在被快速地接受和不断地实践。然而，财务共享服务并不一定适合每个企业，具体的实施仍然需要结合每个行业和每个企业的实际情况和所处的环境来衡量其是否可行。

二、财务共享的发展历程

（一）理论发展

支持财务共享服务的理论最早要追溯到亚当。斯密提出的专业化分工的思想。他认为分工能使社会整体的劳动效率提高，是国民财富增进的源泉。在分工理论的基础上，美国经济学家马歇尔进一步提出了规模效应。企业通过扩大规模，可以降低分摊到单位产品上的固定成本和综合成本，产量越大，利润越大，生产效率从而提高。财务共享中心就是通过规模经济的模式，集中处理多个国家和地区的部分统一的业务流程，通过专业化的劳动分工，办公场所和设备的统筹利用，统一整合分散在各个业务单元的繁杂重复的辅助任务。20世纪80年代在日本的丰田公司诞生了精益思想，即以最小的资源投入，包括人力、设备、资金、材料、时间和空间等等，创造出尽可能多的价值产出，为客户提供最新的产品和更加及时的服务。在精益思想的要求下，财务管理人员要重新思考财务流程，消除不创造价值而且可以立即去掉的步骤，从而用优化的管理和流程模式来创造相当的价值。扁平化，是支持财务共享的又一理论基础。扁平化是指尽可能地简化组织结构的中间层次，使任务下达、信息传递速度加快，效率提高，从而保证上层的决策与管理更加快速有效地被下游执行，使企业整体组织变得灵活、敏捷、高效。财务共享中心通过资源共享、信息共享、服务共享等方式加速了信息在上下游或同层中的传递，提高企业管理者对信息的反应速度，这无疑起到了使组织尽可能扁平化的功效。

（二）实践发展

财务共享服务在实践中的发展主要经历了两个阶段。第一阶段为初级阶段，以节约成本和扩大规模为其主要特征。这一阶段的主要形式为大型会计流水线作业，财务共享服务也被动地集中于低端服务领域，通过流水线式的集中化生产以提高财务共享效率。这一阶段虽然实现了成本的节约和运作经验的获得，但在根本上无法有效控制财务共享的服务质量和共享中心内部的人事管理。而且降低成本的动机导致了财务人员的自愿离职率和非自愿离职率大幅上升，无法保证优秀人才和工作经验的延续。针对第一阶段因过度强调降低成本而带来的低质量服务和高离职率问题，第二阶段的财务共享服务进行了改进。这一阶段的内容不再仅仅局限于建立统一庞大的“会计工厂”，而是开始转向“财务咨询中心”和“战略支持中心”，采用内部市场化机制强化业务质量管理，注重财务人员的培养并引入新的IT技术和管理技术，使得财务共享服务模式和公司整体战略的结合更加密切，因而呈现出强大的生命力和美好的前景。

随着信息技术的飞速发展，财务共享模式也在不断地变革。从最开始的实体财务共享服务中心，逐步发展为虚拟财务共享服务中心、混合财务共享服务中心等多种模式。实体财务共享服务中心，需要将企业内分布在不同地点的相关财务人员集中到一个地点。同时，为了使得财务共享服务中心更好地运作，需要对集团进行财务流程再造。而虚拟财务共享服务中心通过信息和通讯技术将不同地理位置的服务功能和机构进行连接，在信息平台上全面电子化和网络化地运行。每一种组织模式都有自己的优点和不足（如表1所示），企业需要根据实际情况做出选择。

三、财务共享服务在上汽通用汽车的应用与发展

（一）背景介绍

上汽通用汽车是上汽集团和美国通用汽车共同投资的中外合资企业，作为中国轿车业的龙头企业之一，在沈阳、烟台等地都拥有独立法人地位的生产基地，财务部门相互独立且分散。2008年受全球金融危机的影响，国内宏观经济增速放缓、信贷收紧、居民财富缩水、原油价格上涨，加之地震雪灾等国内外多种不利因素的叠加影响，汽车行业产销增幅呈现下降趋势。在此大背景下，公司寻求变革管理模式来降低成本，提高效率，增强企业竞争力。同时公司经营规模的扩大和内控风险的激增也迫使企业推进财务管理变革。

（二）战略规划

在企业实施财务共享服务时，制定与自身相符的战略规划十分重要。对于上汽通用汽车来说，建立财务共享中心是一个重大的组织创新行为，虽然国内一些企业开始了这方面的实践，但在汽车行业还没有案例可循，因此公司的财务共享服务战略决策需要在借鉴其它行业成功经验的基础上加以探索。所以上汽通用汽车的财务共享服务战略遵循稳健的操作思路，科学规划、稳步推进。

在模式选择上，考虑到各模块在管控力度、标准化程度、业务结合度等方面的差异，上汽通用汽车对不同模块采用不同的共享模式。对于管控力度或标准化程度要求较高的模块，如总账、系统支持、应付账款采用了实体型模式，所有服务功能和机构都集中在上海办公，应付账款模块之后转移到烟台。而对于业务结合度要求较高的模块采用虚拟型模式，如应收账款、内部控制、固定资产、货币资金、成本、费用报销模块，通过网络信息技术实现沟通与共享。

在选址决策中，上汽通用汽车充分依托公司现有资源，以集团总部所在地上海为核心，以其它生产基地为基础，选取上海、烟台、沈阳、武汉4个城市作为候选城市。这种在原有位置建立共享中心的做法，可以有效降低初始投入成本，后续运行也可平稳过渡，符合上汽通用汽车稳步推进的战略要求。

（三）流程优化

财务共享中心最核心的管理就是对流程的管理。通过流程管理对再造后的流程进行持续优化，从而使财务共享服务创造出更大的價值。上汽通用汽车的流程优化采用全员参与的方式，因为他们是流程的直接运用者，对流程的优劣有着最深刻的体会。当流程优化的需求被提出以后，专业的流程管理人员会介入并负责推动流程优化需求的落实。以应收服务配件销货清单由手工盖发票章改为印制发票章为例，随着公司销量及经销商数量大幅增长，开票任务也越来越繁重。按照增值税发票管理规定，每张增值税发票的销货清单需加盖公司财务印章，2011年时每月仅在销货清单上盖章就达50，000个，开票人员需要日夜加班开票盖章，工作效率低下。鉴于此，应收账款模块员工积极思考，提出合理化建议，由手工盖发票章改为使用印有公司名称发票专用章的销货清单。针对这一提案，财务部管理层非常重视，向分管税务局就现状及改进建议进行汇报，通过多次沟通协调，最终获得批准。配件开票盖章流程的优化，为财务部门节省了1.5个人的工作量，并大大提高了工作效率。

（四）组织管理

一个财务共享中心的建立与良好运营，需要企业进行有效的组织管理。组织管理包括组织结构、人员配置和绩效管理。合理的组织结构和人员配置可以明确财务共享服务中心内部各业务单元的权责关系，节约企业的人力成本；而合理的绩效管理则可以激发员工的工作积极性，使财务共享中心高效有序地运转。

在组织结构上，上汽通用汽车设计了业务操作模块及支持模块两大类，业务操作模块包含总账、应收账款、应付账款、费用报销、固定资产、成本、货币资金7个模块，支持模块包含内部控制及系统支持，并对每一模块的职责进行了详细地规定。在设计财务共享中心的人员配置上，上汽通用汽车对总账、固定资产、货币资金、系统支持、内部控制这些模块主要采用业务分析法，即基于历史经验对业务的性质及特点加以分析评估，据以核定人员编制数量；而费用报销、应收账款、应付账款主要采用工作量测算法。如费用报销在设计时，先对所服务公司的报销单份数进行统计，按科目进行分类，列出报销业务种类，据以收集每类业务的历史工作量；然后整理出每类业务报销审核的要点，据以评估得到各类报销处理的平均时间；最后根据测试的每类业务的平均处理时间、总的工作量及每人每天的审单平均小时数，得到每类业务的人员配置数。在绩效管理方面，上汽通用汽车引入了平衡计分卡来衡量公司和部门的绩效；对于个人而言，常规性有年度绩效考核，个人发展通过360度绩效评估，并通过分析报表跟踪日常绩效。

上汽通用汽车财务共享中心的实施取得了巨大的成效，不仅显著降低人工成本，提高效率，更将财务行政流程与企业战略相匹配，有效控制内控风险、提升客户满意度。具体指标的变化如表2所示。

四、对我国财务转型期企业的启示

（一）逐步实施，持续改进

财务共享是企业集团的一项重大变革，实施过程中会受到现实条件以及各种突发因素的影响，产生变革风险。为降低变革风险，企业集团可根据分子公司实际情况，因地制宜、因时制宜地安排各模块的实施顺序和实施范围，从易到难、循序渐进推进，对于分子公司众多、跨地域分布广的集团也可采用先试点再推广的办法。一般而言，每个模块的建设经历三个阶段：规划发展期、组建成形期、稳定成长期。每个阶段的工作内容及重心有所不同。规划发展期工作主要包含现状调研与项目评估，通过调研与数据搜集来充分了解企业目前存在的问题。组建成形期的工作包含流程详细设计、系统开发实施、岗位绩效设定、新员工招聘、安置冗余人员、人员培训、最终用户反馈等。稳定成长期属于持续改进阶段，主要工作包含新服务纳入、技术更新改进、持续性培训、服务标准更新等。因此，处于财务转型期的企业需要稳步推进每一阶段的实施，从而使财务共享服务发挥更大的效用。

（二）全方位再造贯穿始终

财务共享中心的建立，不是对企业财务部门的简单整合与集中，而是一个全方位再造的过程，包括观念再造、组织再造、流程再造、系统再造、人员再造。首先，一种管理模式的变革，需要改变业务人员的传统思维，让他们重新定位，参与到管理的变革中来。其次，在执行过程中，企业需要对业务流程、组织结构、人员管理、绩效考核等方面进行全方位的改进和再造。在财务共享的建设过程中，企业应当注重对财务人员的培养，要求财务人员要不断的充实、提高，跟着共享中心一起成长，经过人员培养及职能的完善，财务人员可以向管理型岗位发展，也可成为财务专家型人才，也可转型成为业务控制或战略规划人员，从而拓宽财务人员的发展道路。

（三）虚拟化设计凸显优势

上汽通用汽车根据不同模块的不同特点，设计了不同的财务共享模式。与实体型的财务共享模式相比，虚拟型模式最大的优点就是成本较低，在不需要大规模迁移财务人员的情况下就可以完成沟通与交流，从而实现财务共享。在当前的信息化时代，信息技术的飞速发展为虚拟化提供了条件。企业可以充分利用现代化的电子信息技术来建立异地虚拟化的组织形式为业务单元提供各种财务服务，这样财务共享中心的人员即使分散于世界各地，也可以打破地域的限制，通过网络通讯技术加强沟通与交流，更好地完成各业务单元的会计核算、财务分析与决策等工作，同时也把各业务单元重复的可标准化的财务业务集中到了一起进行处理，有利于企业降低运营成本。

（作者单位：上海汽车集团股份有限公司）