浅析电子文件和电子档案的管理

倪海川

摘 要：计算机及网络应用的普及，使得各种信息传递与使用方式发生了巨大变化，新型数字化信息载体对档案传统载体材料 造成了前所未有的冲击，这些新型档案载体在形成、传递、存储、使用过程中对技术环境的依赖，特别是在档案原始性认定 及档案信息的安全管理方面给档案工作带来严峻挑战。

关键词：电子文件；电子档案；管理

中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：2095-3178（2018）06-0194-01

现代信息技术的发展， “电子档案”也随之产生。这一新生事 物的出现，给传统档案管理工作带来了新的机遇和挑战，尽快探索 出一套切实可行的电子档案管理方法，已成为当前档案界普遍关注 和积极探索的话题。

1 电子文件及电子档案

1.1 电子文件与电子档案

电子文件（Electronic Records）是在数字设备及环境中生成，

以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设

备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

1.2 电子文件对档案管理的影响

文件归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档

案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部 门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存 储在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如 果归档，必须以磁盘或光盘形式移交，归档范围也不能只是办理完 毕具有保存价值的文件，还应包括该文件读取软件甚至操作系统。

2 电子文件和电子档案的特性

电子文件定义为：法人及其他组织和个人在履行公务活动中形

成的，由计算机处理和存储的机读材料和其他载体形式记录，能被 计算机识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘、光盘等介质上， 并可以进行网络传递的代码序列。电子档案定义：经过鉴定，具有 保存价值和利用价值的已归档的电子文件及其相应的支持软、硬件 说明。

电子文件的特性：

2.1虚拟性

电子文件是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的，

在没有与数据处理系统及硬件、软件相结合时，它是无法显示出来

的，是非实际的事物，因而具有虚拟性。

，是非实际的事物，因而具有虚拟性。

2.2设备依赖性

电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成

的，离开计算机等设备，电子文件不可用。其对设备依赖性体现在： 一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加 密。

2.3非直读性

电子文件的非直读性体现在很多方面。一是数字编码记录于载

体上肉眼无法分辨，二是载体上的信息记录密度极大。 2.4可分离性

电子文件可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不 发生任何变化；还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者；还 可把电子文件分解后分别通过不同的途径传递，存放在不同地点的 不同设备上，在需要时再装配起来。

2.5集成性

文字、图形、声音、影像等多媒体信息均可以单独或相互搭配

构成电子文件的内容，这就造成了电子文件的多媒体集成性，使电

子文件的信息形态及其组成要比纸质文件等复杂得多。

3 电子文件档案化管理与传统档案管理的区别

3.1 归档时间不同。傳统档案都是需要在规定的时间内进行归

档，而电子文件档案的归档时间较为自由，在文件办理完成后，文 件形成部门可以随时通过网络将文件发给档案管理人员，然后档案 管理人员按照标准对文件进行电子化管理，设定档案名称，方便日 后的查找利用。这样一来，有利于增加档案的完整度、提高文件的 归档率，避免漏掉文件的归档。

3.2 归档方式不同。传统档案管理是将文件进行收集整理后， 然后根据目录存放指定的位置就可以了。而电子文件档案是利用互 联网技术对文件进行编辑修改，无法固定载体，会造成某些鉴定文 件原始凭证性的关键信息的模糊不清。因此，在电子文件形成档案 过程中要进行信息和身份的认证，还要做好保管和维护工作，保证 电子文件档案内容的完整性和真实性。

3.3 保管方式不同。传统档案的保管方式是将整理好的档案放 在档案袋里，存放在档案室中，而电子文件档案的保管方式则是将 文件档案以文件夹的形式存在计算机中，但是电子文件档案会由于 多媒体的老化、存储介质的改变而发生无法读取的现象，为了避免 对文件档案利用的影响，可以在电子文件档案形成之前，输出一份 纸质的档案用来备份，但根本上的解决办法还是档案工作人员在接 受到文件后，就要进行文件的格式转换，用通用统一的格式进行存 储，以适应计算机的发展速度。

3.4 电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为 电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在 接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并 给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相 关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时 可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须 给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级 行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

3.5 查询和利用方式不同。传统的文件档案的查询和利用都是 通过到指定的地点才能够完成，而电子文件档案的查询和利用就方 便的多了，只要身边有一台电脑，就能都迅速地饿完成文件档案的 查询以便使用。但电子文件档案的使用是对使用者有一定的要求的，

只有使用者注册相关账号成为电子文件档案的会员，在登录过程通 过身份验证后，才能够查询有关的电子文件档案。

4 电子文件档案的保管和维护

4.1 搞好电子档案载体的存放环境。电子档案载体应存放在防

磁性能好的专用柜架内，环境温度可控制在 15℃-24℃，湿度保持 在 45%-60%。同时注意防尘、防火、防有毒气体等库房“七防”工 作。

4.2 做好备份工作。由于电子文档的稳定性较低，所以做好电 子文档的备份工作是十分必要的，否则一旦出现异常，造成电子文 档的丢失，就大大降低电子文档的使用率了。具体的做法是：对文 件进行两份或三份的多套备份，并且要分开保管；还要及时定期的 对电子文档的载体进行检查和更新

4.3 做好安全保密工作。首先，防止电脑网络上“黑客”们的 攻击。现在黑客技术和手段越来越高明，仅靠一道简单的密码是根 本阻挡不住黑客的，国内外一些部门采取设置“双层电子门”的办 法，除使用磁卡身份证对访问者验明正身外，还要设置电子密钥， 使用个人活动密码。纵使如此，也不能保证其百分百不被黑客高手 入侵，所以还应使自己的电脑网络系统具有良好的逆流跟踪查找功 能，以便及时查出黑客行踪，逮住恶意的黑客，给予法律上的制裁， 这样可以起到威吓作用，使黑客们不敢入侵破坏系统。其次，还要 严密防止计算机病毒。

5 结束语

将电子文档推行到现代的企业中，是我们长期的工作，要努力

实现企业的文档电子化。电子文件档案实施有效的管理对整个档案 部门都有重要的意义。同时，档案部门在对电子的文件档案实施管 理时，还要和各个部门以及各个行业的专业人员相互配合，使他们 的档案法律意识有所增强的同时，还能推动电子文件走向社会化、 网络化等现代化方向。有利于管理电子文件的工作顺利开展，还能 为电子文件的资源信息共享做出贡献。

参考文献

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