高职高专院校教学秘书队伍现状调查与分析——以浙江医药高等专科学校二级学院为例

徐 霞/浙江医药高等专科学校

高职高专院校教学秘书队伍现状调查与分析
——以浙江医药高等专科学校二级学院为例

徐 霞/浙江医药高等专科学校

本文以浙江医药高等专科学校二级学院为例，从教学秘书队伍的人员配备、年龄结构、学历结构、职称结构等方面分析现任教学秘书队伍现状，指出诸如存在人员配备不足、队伍不稳定、工作积极性不高、科研水平低、制度不健全等问题，并就如何加强教学秘书队伍建设提出具体措施。

高职院校；二级学院；教学秘书；队伍建设

高职高专院校教学秘书是高职高专院校教学管理队伍中一支最基层的重要队伍，在学校教务工作与学院教学工作中起着桥梁和纽带作用，是学校各项教学方针、教学任务最直接的执行者，是学院领导的助手和参谋。由些可见，教学秘书队伍建设对于保证学校教学工作质量，提升教学水平具有重要的意义。

本文结合笔者自身工作体会对高职高专院校教学秘书工作的现状进行调查分析，并通过深入思考对教学秘师队伍建设提出合理化的意见和建议。

一、浙江医药高等专科学校教学秘书队伍现状与存在的问题

（一）现状分析

浙江医药高等专科学校现有7个二级学院，结合学校对各二级学院教学秘书配备情况进行的统计和作者的相关调查，各二级学院教学秘书基本情况统计见表1。

从表1可以看出，各二级学院学生人数从782-1943人不等，而每个学院只配备了1名教学秘书，基础学院虽然没有相应的学生，但因承担着全校性公共必修课和公共选修课，也配备教学秘书1名。

从年龄结构分析：现任院教学秘书的年龄35周岁以下所占比例28.57％，35-45周岁所占比例42.86％，45-55周岁所占比例28.57％。这说明浙江医药高等专科学校教学秘书队伍结构合理，是一支以中青年为主的队伍，在体力和精力方面能完全胜任教学秘书岗位工作。

从性别结构分析，现任7名教学秘书中有6名女性，1名男性，男性和女性的比例分别占14.28％和85.71％。女性教学秘书所占的比例明显高于男性。这是由教学秘书岗位工作性质决定的，需要耐心和细心，比较适合女性。

从工作年限看，工作年限满5年的4人，工作年限超过10年的2人，新入岗1人，说明教学秘书队伍整体比较稳定。

从学历结构来看，本科学历5人，硕士研究生2人，学历层次比较合理，能够保证学校的教学管理质量，但都不具备与教育管理相关的专业背景。

从职称来看，教学秘书队伍有中级职称4人，初级职称2人，其中1人目前尚无职称，整体职称水平偏低。

表1 浙江医药高等专科学校二级学院（系）教学秘书基本情况

（二）存在问题

1．二级学院教学秘书人员配备不足，教学秘书工作量过大

教学秘书的重要工作内容之一是日常教务管理工作，内容涉及教师调换课手续办理、、教务系统管理、学籍管理、选课管理、实践教学管理、教学档案管理、毕业论文管理、各类教学活动及竞赛安排、教学质量监控等方方面面的工作，工作量大且烦琐。随着高校办学规模不断扩大，学生人数逐年增多。二级学院制度的深入推进，各行政职能部门职能下放，教学秘书的工作任务也随之加重，但教学秘书人员配备没有根据学院办学规模、学生数量等因素增加，使教学秘书面临工作强度大、疲于应付的局面。

2．教学秘书人员队伍的不稳定，工作积极性不高

从表1看，教学秘书队伍整体比较稳定，岗位流动性不大，实则存在教学秘书岗位招聘难、转岗难等隐性问题。教学秘书属于基层一线管理服务人员，工作强度大、头绪多且烦琐、心理压力大，工作中稍有疏忽就有可能造成较大教学事故。此外，教学秘书队伍还存着地位低、不被尊重、不被领导重视等现象，导致教学秘书岗位招聘难、队伍不稳定性。调查中发现，有些教学秘书有迫切转岗的愿望，但因没有相关制度保障，转岗无望。也有教学秘书因教务工作繁重、工作压力大、付出与回报“不对等”、发展空间小等，表现出不同程度的职业倦怠，影响了教学管理质量。

3．培训缺失，科研水平较低

调查中发现，绝大部分教学秘书近3年内没有参加过专业岗位培训，教科研成果甚少。究其原因，一是教学秘书日常工作量大，忙于应付各项事务，没有机会参加各种教育教学培训，也没有时间和精力利用工作取得第一手管理资料，摸索规律，总结经验，形成研究成果。加之教学秘书人员分散，很难形成团队，对教学管理中出现的新问题，新情况进行系统深入地课题研究。二是外部没能为教学秘书创造宽松的科研环境，教学秘书在院中属行政管理岗，而大多数科研项目只针对教师岗，与教师相比申请课题难度大。长此以往，教学秘书队伍科研水平普遍较低。

二、加强高职院校教学秘书队伍建设的具体措施

（一）灵活人员配置，不断减轻教学秘书的工作压力

二级学院应根据学生人数、专业数量、师资队伍等确保教学秘书岗位人员配备，这是加强教学管理最基本的要求。针对目前二级学院教学秘书人员配备不足、岗位缺少编制等现状，学院可以通过聘请青年教师兼任教学秘书、聘请优秀学生为教务助理、让经济困难学生勤工俭学等方法，缓解人员配备不足，减轻教学秘书工作压力，使他们有更多时间加强业务学习，以提高教学管理水平，同时也使青年教师和学生在工作中得到锻炼和提高。

（二）完善制度，提高教学秘书队伍的稳定性

1．健全培训制度。加强教学秘书的培训和培养，制定切实可行的中长期培训计划，组织教学秘书外出培训学习、观摩、交流与研讨使他们增长知识，开拓视野，接触新思想、新理念、提高业务水平，真正成为教学管理队伍的基石。

2．不断完善激励机制。对那些工作认真负责、业务能力强、表现优秀的教学秘书在评聘高一级职称时优先考虑，并提供更多的培训机会；对在此岗位工作5年以上且希望转岗的优先安排其转岗；对编制外的优先考虑其入编或缩短试用期；对备配不足岗位的的教学秘书在绩效分配时给予一定的课时补助，通过制度保证，提高教学秘队伍的稳定性，也吸引更多人才加入进来。

（三）鼓励参与科研项目，提高科研水平

教学管理也是一门科学，值得我们在实际的工作中不断地探索、研究和改善。学院要充分利用教学秘书工作内容范围广的优势，定期对教学秘书开展科研任务培训，帮助教学秘书全面系统地掌握科研项目的申报、撰写、研究等流程和技能。鼓励教学秘书针对教学管理中出现的焦点、难点、重点问题展开研究。学校管理层要适时在政策与实际操作中给予一定的政策倾斜和经费支持，提高教学秘书的科研积极性。

（四）加强自身建设，提高教学秘书的综合水平

从教学秘书自身而言，应与时俱进，树立终身学习的观念，不断提高自己的思想素质、职业道德素质、教学管理素质、信息化管理素质和综合专业能力。正确认识自己所从事工作的意义，爱岗敬业、乐于奉献，努力提高服务水平，向广大师生提供最优质的服务，促进学院教学工作的顺利开展。

[1]江游.高校教学秘书工作的现状与对策[J].辽宁医学院学报（社会科学版），2007，（3）.

[2]地方本科院校教学秘书队现状的调查与分析[J].教育教学论坛，2015（20）.

[3]候丽娟.独立学院教学秘书队伍建设中的问题及对策[J].山西煤炭管理干部学院学报，2015，（1）.

[4]赵霞.以人为本建设高校教学秘书队伍[J].中国成人教育，2011，(12).

[5]付进平.高职院校教学秘书职能发挥现状[J].职业教育，2012，(7).