高校行政管理存在的问题及解决对策——以S学院为例

刘能英/福建卫生职业技术学院

高校行政管理存在的问题及解决对策
——以S学院为例

刘能英/福建卫生职业技术学院

随着高校办学规模不断扩大，高等职业教育改革地不断深入，高校行政管理水平停滞不前，存在的问题日益突出，严重制约着学校的发展。

高校；行政管理；问题分析

高校行政管理工作是高校运行的核心内容，是高校实现人才培养、科学研究、实践教学、服务社会等工作的保障，是高校管理水平和服务理念的集中表现，同时也是高校形象的重要反映。高校行政职能部门是联系校领导班子和学院系所等相关行政部门的纽带，它一方面为学校领导班子出谋划策、参与学校决策的制定，是学校政策的辅助制定者，另一方面负责落实学校领导层的领导意图，又是政策的执行主体，同时，在学校政策落实的过程中，它又是管理子目标的制定者，本身也具有计划、组织、协调和控制的职能，所以它对一所高校的正常运作起着不可替代的作用。

我校于2005年由两所中职学校合并升格组建，经过10年努力，教学硬件建设、专业建设和师资队伍建设都取得了较大发展，招生规模迅速膨胀，而行政管理由于重视程度不够，发展缓慢。

一、行政管理的现状

（一）组织结构形式有待改进

我校机构设置示意图：

首先从图上可以看出，这与一般学校的组织结构没有什么不同，各党政机构与教学机构、教辅机构都是平级关系，工作各自开展，没有领导关系，一旦有事务需要协调，只有院长副院长才能解决，特别是几个教学机构，事务与各党政机构密切联系，但又有相对的自主权，任务分解下达到各教学机构后有可能被修改或拒绝执行；各教学机构间财产独立核算，教学资源不愿共享，也影响了全校的统筹规划。

其次各机构又有内在的一套分工系统，通过处长或系主任来接受任务，分给下一级，存在处长或系主任业务不熟悉，缺乏管理意识，虽然每个岗位都有岗位职责，但仍以领导意志随意分工的现象；在平级单位共同完成某项事务时存在跳过处长或系部主任直接找负责人分配任务，发生事情后责任推诿现象。

第三各机构领导都是校长任命，多从教师骨干中挑选，双肩挑成为中层领导的一大特色，一方面管理事务繁杂，经常开会，影响正常上课；一方面为了完成教学任务影响了行政管理，一堆人找领导签字找不到人。

高校行政管理采用的是科层建制，实行的是党委领导下的校长负责制，在校长下分设若干副校长，在校级管理层次上，设若干职能部门，每个副校长分管若干部处，每个部处又分若干科室或中心，分管具体的工作。学校的行政决策由上而下，逐级落实，为保证组织管理的一致性和明确性，各级组织通常制定一整套规则和程序来规范组织及其成员的管理行为，一切重要的决定和命令都会形成正式文件下达,并记录在案，各个组织和成员严格照章办事。但是,也不同程度地存在着条块分割，部门交叉，推诿扯皮，官僚主义等问题，严重影响高校行政效率和质量。

（二）岗位人员配置不合理，分工不合理

在高校行政管理人员中经常说的是“忙的忙死、闲的闲死”，这句话反映出高校行政管理工作中存在岗位人员配置的不合理问题。一些部门中存在着人浮于事现象，而另外一些部门存在着超负荷工作的状态，长期下来由于工作量相差很大，造成了工作的不对等，必然会影响行政管理工作的正常开展，影响行政管理效率。出现这样问题的原因是行政岗位设置的不合理，目前高校中对于行政岗位人员的引进主要是采取定编定岗制，考虑的是部门设置和工作的分类，对具体工作任务量的大小并不做考虑，对此就出现了“忙的忙死、闲的闲死”现象。

我校在行政人员配置上还有官多兵少现象，例如一个处室有两个处长，四个科长，两个科员，处长的任务层层分配下达到科员，如果处长科长不具体负责，那就只剩下两个科员干活；科长也有具体负责的事务，与下属科员的职责完全不同，存在各干各活，科长不对科员事务指导并负责的现象。

（三）行政管理人员缺乏成就感

1．行政管理的重要性得不到承认

长期以来，高校里弥漫着教师至上的思想，行政管理人员常常不受重视甚至于被忽略，可事实上一所学校的运行，除了教学工作，还要有基础建设、后勤保障、人事管理、财物管理等等繁杂的行政工作。各种各样的工作组成了学校这一有机整体，没有哪一样是可以脱离出整体而运行其上的。诚然，高校要发展，教学水平、科研能力的提升很重要，但行政管理工作水平也需要相应提高，才不至于成为学校发展的短板。行政管理人员是高校不可缺少的群体，他们是高校管理的主体，也是行政管理的基础。一般行政管理人员处在整个行政管理体系的最底端，是行政管理这座金字塔的基石，从事着行政管理中最日常、最基础的工作，他们能否在工作中充分发挥积极性、主动性和创造性，将会直接影响学校行政效益的好坏和办学质量的高低。而行政管理工作存在其特殊性:琐碎、繁杂、程序性强、耗时又耗精力，长期从事这种事务性工作容易使人感到厌烦、迷茫、失落，找不到自我价值所在，从而产生职业倦怠现象。

2．个人职业规划存在问题

从职务上，不少管理人员只能长时间停留在较低的职位上，在科员这样底层的管理岗位上走完职业生涯，从职称上，教师的职数是很多的，基本可以按部就班地竞升到讲师、副教授、教授，可是教育管理系列职数非常少，全校几十上百个管理人员就只有十几个职数，那意味着永远只能是实习研究员，这种现象使管理人员往往感到前途渺茫，从而对工作缺乏热情。

因为观念上的落后，高校还是用传统的人事思想来管理员工，没有把员工当作宝贵的资源，只考虑使用而不注重开发，教师可以通过攻读硕士、博士，至其它学校进修，或者出国访问学习来充实完善自己，不断提高学历、学识，加强自身的竞争力，而行政管理人员机会非常少，特别是科员，没有培训机会，没有外出参观学习的机会，关在学校里埋头苦干，不了解外面管理的新知识，不了解同行的进展，领导出去考察后，总结还得由下属写。如果有机会出去开会学习，落下的活回来还得加班做完，学习也有后顾之忧。缺乏培训和再教育，使得一般行政管理人员不能与时俱进，工作效率低，缺乏自信心，也不能进行管理科研工作。

3．高校的待遇分配也有重教学轻行政的惯例

党中央国务院出台了一系列政策着力解决教师的待遇问题,却从未对学校行政管理人员出台相应政策，同年参加工作的，走教师系列的职称上去了，福利待遇也上去了，而从事行政工作的福利待遇以不变应万变，相形之下，心里难免不平衡。

（四）领导方式专制，相互间缺乏尊重

严格的科层制管理形式，决定了下级必须服从上级的指挥，部分集权、专断、严厉型领导，压抑了一般行政管理人员工作的积极性和创造性。学校一味强调行政人员的服务功能，部分学校管理者、教师、学生对行政管理人员即服务员的片面认识，以及一些人基于这个判断而采取的态度，使行政管理人员得不到上级、教师和学生的尊重。

（五）管理制度形同虚设，工作缺乏规范

高校管理的各项规章制度非常多，但遇到具体问题，经常出现特例，各种领导的批示破坏了管理制度的权威。如成绩管理规定中规定“学生经补考二门考试科或三门考试考查科不及格予以留级，考试成绩高于70分予以同意免试”，有一个学生留级后写了申请，校长批示同意60分以上给予免试，一纸批示就将成绩管理规定给推翻了。虽然后来根据校长意见，修改了成绩管理规定，但特批在前的事例举不胜举。一方面说明制度需要修改，一方面说明领导制定了制度却不执行，随意性强。由此行政管理人员工作不是遵章办事，而是遵领导批示办事，工作缺乏规范。

高校行政管理工作中一个最为重要的内容是接收文件、下达任务、落实任务。虽然近年伴随着计算机及互联网的普及，高校行政管理中的大部分工作依靠学校的校内网页进行公布，提升了行政工作效率。但是在高校行政管理工作中，特别是校级党政机关和各系部的沟通，大部分通过校内网正式通知的方式亦或是下发纸质正式文件的方式进行沟通，这就导致各机构中负责人员对文件内容理解的不同，常会出现一个问题的多个理解，造成工作上的负担。经常出现在上报数据及文件的格式问题，由于部门单位的不同，就会出现文件格式的不同，具体的内容要求也不一致，给具体负责的行政人员带来额外工作压力。

二、高校行政管理问题解决对策

（一）从行政管理领导到教师要认识到管理的重要性，尊重行政管理人员的工作。从观念上改变对行政管理人员的歧视，从而引发行为的尊重。

（二）搞高行政人员工作待遇及职称待遇，增加学习培训机会，不仅要掌握相关学科的理论知识,还需具备一定的业务能力、管理能力和组织协调能力，提倡做本岗位的专家，从而激发工作热情，改进工作作风，提高工作效率，提高成员自我实现需求的满足感。

（三）合理配置行政岗位人力资源，可以根据各职能部门及工作岗位的工作任务量大小来合理配备人员。一是减轻人浮于事现象，二是减轻工作量较大部门行政人员的工作压力。另外在人员引进方面，应注重对工作量较大部门的倾斜，使得全校的行政管理工作在工作量的分配上趋于公平。

（四）及时修改规章制度，办事有章可循，有章必循。

规范行政管理必须对行政管理制度及时更新，与时俱进，满足新形势下管理的需要。同时为了提高工作效率，对同级机构共同完成的任务，先制定出规范的流程，减少因不规范而重复反覆。