报告审批电子化在3C检测中的应用

王悦+李振

摘 要：本文论述了3C检测报告电子化审批的流程及其作用和意义，探讨了审批电子化的各种优越性能，对电子化审批系统的设计要点进行了分析并给出部分解决方案，对建立适合本单位的审批系统有一定帮助。

关键词：3C检测；计算机应用；无纸化办公

中图分类号： TG394 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）32-157-2

1 检测报告电子化审批的现状

随着环保意识的增强以及科技的发展，越来越多的公司、机关事业单位开始推行无纸化办公系统。无纸化办公借助计算机技术、网络技术、数据库技术以及数字签名技术等，在提高办公的效率的同时，减少纸张消耗，实现节能减排，使得办公更为绿色环保。

部分认证机构已经不再要求各检测机构将出具的检测报告打印装订后邮寄过去，取而代之的是以电子版报告通过网络上传、审批的电子化流程，各检测机构通过电子报告上报客户端，将电子版报告打包上传后即可完成，简化了报告报送流程，降低了认证工作的工作强度。但是这也意味着各检测机构现有的纸质报告审批流程已经无法与这些认证机构的电子化流程对接，各检测机构的报告审批流程同样需要转为电子化。

2 报告电子化审批的流程设计

一个报告的电子化审批流程大致设计如下：

①基础报告文件，基础报告文件可以包含一些任务的基本信息，例如申请编号、报告编号、产品信息、厂商信息等。

②任务下达到检测工程师处，基础报告文件作为任务附件一并传递至检测工程师，工程师将基础报告文件下载至本地，依据检测情况填写检测数据、条款判定等内容，完成报告，然后将完成的报告上传系统，提交给审核工程师。

③审核工程师审核报告，不合格的报告退回给检测工程师，检测工程师修改后再次提交；合格的报告提交给授权签字人，授权签字人审批完毕后，转给任务管理员，完成电子签章手续后将格式转为PDF，之后通过报告上传客户端，将报告上传至CQC服务器，完成一个电子版报告的审批流程。

电子化审批流程的简单活动图如图一所示。

3 电子化审批流程的设计要点

各检测机构现在多已建立起基于B/S架构的任务信息管理系统或者类似的系统，报告的电子化审批程序可以以这些管理系统为基础，在其上增加相应的电子报告流转功能，在传递任务信息的同时，将电子版本的报告文件作为附件进行传递。

①流程记录

电子化审批流程取消了原有的流程卡，改为通过数据库记录详细的流程信息，相比于传统的纸质流程卡，记录的信息可以更加详细，由于操作记录数据均存放于服务器的数据库中，大大降低了被篡改、伪造的可能性，同时，系统自动完成记录过程，也避免了由于疏忽造成的遗漏现象。记录信息可以包括操作时间、操作内容、操作人员等，甚至可以记录操作所使用的设备编号、IP地址等信息，可靠的保证了任务流程的可追溯性。通过管理系统的界面将这些记录在流程界面上显示出来，方便检测流程中的各个用户查询检测任务的进度和状态。

②身份验证

传统纸质报告的审批中，报告的编制、审核、签发均通过手写签名的方式完成身份验证，在电子化流程中，身份的验证是整个系统设计的重点，可以通过多种方式实现，例如使用用户账号密码登录系统，输入正确的账号和密码，即可认为身份验证成功。账号/密码的方式原理很简单，也易于實现，但是安全性较差，账号和密码容易被别人窃取导致身份被假冒，为了增强安全性，可以采用UKey等类似措施。

身份验证通过后，系统记录登录者的信息、所进行的操作，作为流程操作记录，根据流程规则将报告转入下一道流程。对于需要在报告中签名的人员例如检测工程师、审核工程师、授权签字人等，还需要将相应的签名图片放入报告中指定的位置。另外需要注意的是，虽然可以采用数字签名等技术手段保证报告文件的真实性，但是对于阅读报告的用户来说，手写图片方式的电子签名无疑更加直观，因此通常仍然将签名扫描成图片放入报告的签名位置。

③部分报告内容的自动完成

报告的电子化还可以自动完成报告的部分内容，例如将申请编号、报告编号、申请人信息等固定的信息插入报告中，这一功能，可以利用书签完成，通过替换预先定义书签的方式插入信息的方式实现，任务下达时系统读取这些基础信息，替换报告模板中的相应书签，检测工程师核实信息即可。这样做避免了检测工程师由于疏忽导致的错误，可以降低了出错的概率，同时也节省了检测工程师的时间。

④报告的流转

报告的流转指的是报告在整个流程中一步一步传递的过程，通过任务的不同阶段标记来实现，对于后续人员有多种选择的情况，后续操作人员可以由当前步骤的人员指定，例如由任务管理人员指定检测工程师，将包含基础信息的报告传递给指定的检测工程，检测工程师完成报告后选择审核人员，将报告提交给对应人员进行审核、签发。

针对审核和签发，也可以采用不指定的具体人员的方式实现，简单地将报告标记为“待审核”或者“待签发”的状态，审核工程师和授权签字人根据各自的权限和分工，按照一定的规则选取需要审核或签发的报告进行审核和签发，这样可以避免指定人员临时缺席产生的问题。

4 检测报告电子化审批的优势

4.1 提高检测效率

在原有的纸质报告流程中，检测工程师完成检测后需要将报告打印为纸版，签字后送交审核工程师审核，审核通过后再送交授权签字人处签发后再送交任务管理员打包寄送报告。而检测、审核、签发人员通常并不在同一办公地点，报告送审需要在多个楼层甚至多个办公楼之间奔波，费时费力，遇到人员不在的情况，还要多次往返。报告的寄送通常采用快递的方式，同样需要花费大量时间，这样从报告完成到CQC收到报告，至少需要数天的时间，采用电子化审批，通过网络传递报告，各相关人员只要坐在电脑前面轻点鼠标，即可完成上述工作，流程时间可以缩短至1天甚至几个小时。

同时，电子化审批还可以解决人员不在的问题，纸质流程中，经常会遇到审核工程师或授权签字人及其补位人员出差不在的情况，这种情况下只能等待他们回来，而电子化的流程基于网络，即使人员出差，通过网络仍然可以及时查看需要审核、签发的报告，完成审核、签发工作。而随着移动办公的日益流行，通过适当的客户端，甚至通过手机、平板电脑等移动通信工具都可以完成报告的审批工作，这无疑使得报告审批变得更加灵活和方便。

4.2 减少纸张用量，实现绿色环保

一份检测报告通常为十几页到几十页，打印两份或者三份，再加上流程卡、寄送记录、发放记录等需要保存的流程记录资料，一份报告常常需要用纸近百页甚至数百页，而采用电子化的审批，节约大量的纸张以及寄送报告的消耗，促进检测工作实现绿色环保。

4.3 高可靠性和可追溯性

借助数字签名技术，电子化的报告可以获得很高的可靠性，在妥善保管密钥的前提下，签名后的报告很难被篡改和伪造，而利用数据库系统的热备份技术，降低了报告、流程记录丢失的可能性。基于数据库的流程记录详实准确，也为流程的追溯提供了详细的依据。