高校网上预约无等候报销体系内在原理及运行机制研究

邱均成+何涛

[摘 要]高校网上预约无等候报销体系是对传统会计核算模式的改革和创新，它有效解决了教职工排队“报销难”问题，提高了财务工作效率和水平。本文运用归纳、比较等分析方法，总结了高校财务预约报销的类型，阐述了网上预约无等候报销体系的内涵，从电子商务、工业化流水线、系统论三个方面剖析了其内在原理，并对其“互联网+”、精细分工、标准化、流程再造与银校直联等运行机制进行了研究。

[关键词]高校；网上预约；无等候；报销体系；财务信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.024

[中图分类号]F232；G475 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）02-00-03

随着我国高等教育的飞速发展，高校筹措资金渠道不断拓宽，教育事业投入不断加大，高校会计核算工作量及核算难度不断增加，财务管理工作面临巨大挑战。近年来，财务部门排队“报账难”问题已成为广大师生反映最为强烈的问题。在当今信息时代，如何运用先进的信息技术，推进会计核算改革和创新，彻底解决师生员工日益增长的报销业务需求和财务部门有限的人力资源之间的矛盾，提高会计工作效率，提升财务管理质量和水平，是高校財务部门亟待解决的重大问题。为此，许多高校开始着手研究和探索预约报销会计核算模式。

1 高校财务预约报销的主要类型

为了解决高校传统会计报销模式拥挤、混乱、无序的状态，高校财务管理者研究和设计了多种预约报销模式，最为典型的有以下三种。

1.1 现场预约排号报销

现场预约排号报销又分为人工排号预约和电脑排号预约两种模式。目前，采用这种预约模式的高校已非常鲜见人工排号模式，基本全部采用了电脑排号。电脑排号即财务部门安装排队系统，报销人到财务部门报销现场，在电脑上按所要办理的业务类型取号，在休息区等候排队系统语音叫号后到指定窗口办理业务。与电脑排号相配套的一般还有电子排号显示屏等设备，以提示在休息区等待的报销人员按时到指定窗口报销。

这种现场预约排号模式在医院、银行等场所较为流行。用在高校报销大厅中，它所解决的主要是排队拥挤、无序和队列不均等问题。它是站在财务人员立场上的一种预约报销模式，财务人员可以随时掌控接待的时间和接待的报销量。对于报销人来说，采用这一预约报销模式与传统现场排队报销模式所花费的时间基本相同，报销人都需要在现场经历排在前面的所有人及其自身业务处理的全过程。

1.2 网上预约排号报销

在这种报销组织模式下，报销人可以在网上预约报销时间、报销窗口，并在约定的时间前往报销地点报销。这种会计核算模式，报销人减少了取号后排队时间，可以在约定时间到达现场。但由于约定时间是预估的业务处理时间，往往与实际窗口会计业务处理速度不符。这样，报销人有可能还需要等候约定时刻排在前面的报销人及自身业务处理的全过程。另外，在这种模式下，由于每个时间段和窗口业务处理容量有限，所以必须限定预约号数量。在报销人员网上预约后未到指定窗口报销的情况下，会造成报销资源浪费的现象，即占用号源的报销人不按时提交报销单据，其他报销人又无号可约的情况。这种矛盾在年末报销业务需求比较集中的情况下尤为明显。

1.3 网上预约无等候报销

在这种模式下，报销人在网上填报预约单，将预约单交给财务部门指定窗口（或地点）后即可离开。这种模式按是否预审又分为预审式无等候报销及投递式无等候报销两种模式。前者是指接单窗口要对交单进行简单的预审，后者是指报销人直接将预约单及报销发票投递到指定地点（指定信箱、自动投递机等处）。本文所述的预约无等候报销主要指前一种模式，在当前电子发票、网上审批未全面施行的情况下，对网上填报的票据进行预审，是更为先进、科学且适应高校财务工作实际的报销模式。在网上预约无等候报销模式下，报销人到财务部门办理报销业务的整个过程缩减为到接单窗口提交报销票据一个步骤。显然，与其他两种预约报销模式相比，它是最为方便快捷的报销模式。

2 高校网上预约无等候报销体系的涵义

高校网上预约无等候报销体系，是一种新型的会计报销管理体系。具体来说，它是指高校师生员工登录网上预约无等候报销系统，填写报销单，将已签字审批的发票等原始单据递交财务部门预约报销接单窗口，经预审后即可离开，具体的业务处理由财务人员在后台进行的一种报销管理体系。在这一体系下，报销人在网上填报的财务信息经过网上预约无等候报销系统规则校验、接单窗口预审、会计人员再审无误后，自动生成会计凭证；报销资金由银校直联无现金系统自动转账支付；报销完成情况由信息发布管理平台自动发送手机短信（或邮件）通知；报销人可以通过物流式管理系统实时查询到报销处理的全部业务流程；同时，报销人还可通过网上查询系统实时查询业务发生明细信息。

高校网上预约无等候报销是互联网技术与高校会计业务的高度融合，它集结和综合了多项系统功能，实现了“网上预约+无等候+账务自动处理+无现金+票据物流+实时查询+短信通知”全程信息化管理，它是迄今为止我国高校最为先进的财务报销管理模式。

3 高校网上预约无等候报销体系优势分析

与传统会计核算模式相比，高校网上预约无等候报销体系巧妙解决了长期以来困扰着高校财务人员及教职工的“报账难”问题，同时大大提高了财务人员的工作效率，具有极大的优越性。

3.1 极大解决由于报销排队造成的“报销难”问题

在网上预约无等候报销体系下，师生员工可以在任何时间、任何地点通过互联网填写报销单，将签字审批后的报销资料交财务部门初审后即可离开，无需费时等候。与传统现场排队报销相比，它既省去了报销人在业务处理前的排队等待时间，又省去了报销人在业务受理后的等候时间。网上预约无等候报销体系的实施，使教职工可以将更多的精力用于教学和科研，学生将更多的精力用于学习，而不是浪费在会计报销上，它为高校师生所带来的效益是不言而喻的。

3.2 报销人报账资金更安全可靠

高校预约无等候报销体系取消了原有的现金结算，报销款项支付通过银校直联系统来实现。先进的银校直联支付系统能够在最短的时间内完成转账操作，实现无现金支付，既免除了报销人携带现金的风险，又解决了手工开具现金支票到账时间的滞延。

3.3 报销流程清晰明了，便于报销人操作

在网上预约无等候系统中，按照报销业务类型进行了分类，报销人能够报哪些费用，需要填报哪些资料，清晰简捷。报销人只需按照网上系统提示填写信息，并将报销预约单及原始凭证递交接单窗口，无需了解报销业务处理的具体流程和细节，报销流程更为简化，更易于操作。

3.4 报销过程便于报销人跟踪查询

无等候报销过程中，无需报销人现场监控业务处理情况。先进的报销物流式管理系统能够实时、自动记录报销业务处理的每一个流程，报销人可以通过该系统随时、随地查询到报销处理进展情况，便于报销人对业务处理的全过程进行跟踪。同时，先进的信息发布管理平台，能够将报销完成及款项支付信息推送到报销人手机，使报销人能够实时掌控报销完成情况。

3.5 各项经费便于报销人自主监管

预约无等候报销人可以通过该体系网上查询平台实时查询到每一笔報销经费，实时知晓每一个费用项目控制额度。方便了报销人自主监管经费使用情况，合理规划开支。

3.6 财务人员业务处理更高效准确

传统核算模式下，财务人员需要手工录入会计凭证。在网上预约无等候报销模式下，由于教职工在填制预约单时，已经填报了业务摘要、支出项目、费用项、金额、转账户名与账号等基本信息，会计凭证和支付结算凭证均可根据填报内容自动生成，因此，报销效率获得很大提高。而且由于是报销人自主填报信息，不仅减少了会计、出纳的工作量，所填报的信息也更为准确。

3.7 报销内控机制更为安全可靠

第一，网上预约无等候报销采用银校直联无现金支付，减少了财务人员现金存管支付风险。第二，网上预约报账系统存在项目负责人、管理员、经办人、查询人四种角色授权和分工，能够有效避免冒领冒用经费的现象。第三，对于超预算的项目或费用项，预约系统将无法填报生成该项目或该费用项预约单，有效控制了预算超支。

3.8 减少了财务人员沟通成本和沟通矛盾

由于报销人在网上预约报销系统中已经进行了项目和费用项使用权限、项目余额等多重校验，一些简单低级的错误已被消灭在预约填报环节。而且报销人和财务人员对于项目经费使用情况所掌握的信息一致，财务人员无需再因项目超支或费用超预算等事项与报销人沟通，降低了沟通成本，减少了沟通矛盾。

3.9 便于均衡会计核算工作量

在传统会计核算模式下，每个报销窗口都可以接单并处理业务。每天完成报销工作量多少完全依靠会计人员自觉自愿、自主决定。这样，业务素质较高、踏实肯干的会计人员可能会面临更大的工作量。长此以往，将不利于调动会计人员工作积极性。而在网上预约无等候报销体系下，由于所有业务由接单窗口统一分配，每个会计核算的工作量相对均衡，不会出现“多劳吃亏”的现象，减少了因工作量不均衡造成的内部矛盾。

3.10 便于财务人员自主安排工作

在传统会计核算模式下，由于报销人员排队守候在现场，财务人员无法自主选择处理某项业务，而只能按照队列顺序处理。这样有可能因为较为复杂的报销业务排队在前，而耽搁了排队在后较为简单的业务处理。而在网上预约无等候报销体系下，由于全面采用后台制单，会计、出纳人员不必面对现场排队的压力，可以根据具体情况自主安排业务处理的先后顺序和时间。随着“互联网+”技术的不断发展完善，会计业务处理将突破时间和空间的限制，一些高校财务的研究者甚至提出了会计人员可在家工作的新理念。

4 网上预约无等候报销体系的内在原理解析

网上预约无等候报销体系能够有效解决报销排队问题，提高财务工作效率，是因为其内在蕴含着三大原理。

4.1 电子商务原理

在传统的会计核算模式下，报销人办理报销业务和财务人员处理业务必须在同一时间、同一地点。在网上预约无等候报销体系下，整个报销过程被分成了两个组成部分。

（1）报销人提出报销需求，即报销人在网上填报预约单，录入报销业务基本信息、指定报销项目、报销金额、报销的费用项、报销资金支付的账号及户名等信息。

（2）财务部门满足报销人业务需求，即报销业务处理。具体来说，包括根据报销人提出的需求审核业务的合法、合规性，进行账务处理，按报销人要求支付报销资金，反馈报销人业务处理进程、资金给付及账务明细信息，等等。

而且，这两个组成部分可以不在一个时点上进行，即报销人提出报销需求和财务部门处理需求的过程不必在同一个时点。正是这一点，增加了财务人员和报销人供求双方的自由度，使报销人不必排队“等候”在现场，财务人员也不必机械地按照排队顺序来处理业务。

仔细研究这一报销管理体系，它的原理类似于电子商务的消费者到企业（Consumer to Business，C2B）模式。可以将高校教职工在网上填报预约单类比为下订单的过程，将财务人员后台处理报销单类比为生产并满足订单需求的过程。借助于互联网，教职工（Consumer）可以在自己方便的时点填报报销单（下订单），财务部门（Business）可以根据教职工的报账需求自主安排工作任务，在适当的时点处理报销业务并支付资金（按订单生产并发货）。C2B是互联网经济时代新兴商业模式，其核心是以消费者为中心，由消费者当家作主。高校网上预约无等候报销体系也正是以互联网技术为载体，以教职工的业务需求为核心，所以从其诞生之日起就得到了高校师生员工的广泛欢迎。

4.2 工业流水线原理

在传统手工作坊式会计核算体系下，业务分工不明确，存在一个人处理多项会计业务流程的情况。而网上预约无等候报销体系，将整个账务报销业务分成了多个业务处理步骤，并将每个步骤流程化、信息化，如同大机器工业生产的流水线，每个会计人员只需要处理整个流水线上的一个流程。正是由于各流程分工均衡，并相互协作，有利于标准化，充分提高工作效率。

4.3 系统论原理

在网上预约无等候报销体系下，整个财务会计核算流程是一个循环往复的系统，一个有机的整体。它由网上预约系统、物流式管理系统、账务处理系统、银校直联无现金支付系统、网上查询系统与网上信息发布系统等多个系统组成。它不是各个系统的机械组合或简单相加，而是紧密联系的统一整体。从这种意义上说，系统整体效能大于各组成部分之和。因此在实践中，应当充分发挥系统的整体效应，以防止出现“信息孤岛”现象。

5 高校网上预约无等候报销体系的运行机制研究

网上预约无等候报销体系优于传统会计核算模式的关键点在于其运行机制的先进性。该体系的主要运行机制如下。

5.1 “互联网+”

网上预约无等候报销体系是“互联网+”在会计报销业务中的典型体现。其组成部分的各个系统均具有“互联网+”特色，覆盖了信息采集、信息处理、信息反馈的全过程。

（1）“互联网+会计信息采集”，即“互联网+预约填报”。网上预约无等候报销体系借助于互联网技术，首次将会计信息采集直达业务经办人员。经办人员可以随时隨地通过网上预约系统完成基本信息和会计核算信息录入工作，从而实现了会计数据采集的信息化。

（2）“互联网+会计信息处理”，包括“互联网+账务处理”和“互联网+资金结算”两个部分。在该体系下，根据网上预约系统采集到的信息，会计可在账务处理系统中自动生成记账凭证，出纳可在银校直联无现金结算系统中自动生成结算凭证，从而大大提高会计核算和资金结算的质量和效率。

（3）“互联网+会计信息反馈”，包括“互联网+票据物流”“互联网+信息查询”和“互联网+信息发布”三个部分。在该体系下，报销票据处理的整个进程实时反馈到网上物流系统中，项目、经费报销汇总及明细系统实时反馈到网上查询系统中，工资、酬金、资金支付等信息可通过网上信息发布平台以短信或邮件的方式自动发送至报销人手机或邮箱。

网上预约无等候报销运行机制从本质上说，不是“+互联网”，而是“互联网+”，它不是给传统会计核算赋予互联网特色，而是以“互联网+”为主导，以“互联网+”核算为核心业务，用互联网技术改造传统会计核算。

5.2 精细分工

网上预约无等候报销对会计核算分工更精细、更科学。第一，它对会计报销工序进行了细化，例如：将传统会计报销中会计制单处理过程细分为网上填报信息、接单、初审、分单与生成凭证等多道工序，并由不同的角色来完成，这种分工的精细化，有助于实现流水线作业，提高工作效率。第二，它对原有会计核算流程多个入口进行了规范化整饬，将所有原始报销单据接收集中到一个接单窗口，便于对会计核算工作量进行整体统一规划，能够最大限度平均分配工作任务，改变传统会计核算制单工作量多寡不均的现象，使工作量分配更为科学合理。客观上，这一体系也使报销人享受了“一站式”服务。

5.3 标准化

标准化是网上预约无等候报销体系的生命，是其得以顺利实施并发挥最大效益的关键。正是由于标准化，才可能信息化、自动化。首先是报销流程的标准化。只有业务流程标准化，才可能实现信息化处理、流水线作业，从而提高业务工作效率。其次是报销规则的标准化。其包括报销规章制度、业务规则、业务处理的标准化，等等。报销规则的标准化是实现会计凭证及资金结算凭证自动、准确生成的关键。

5.4 流程再造

由于互联网技术的引入，预约报销体系对传统会计核算流程进行了再造，并进行了革命性的创新。

传统会计核算流程通常包括五个步骤，如图1所示。

从图1中可以看出，报销人需要现场参与报销业务处理的全过程。

高校网上预约无等候报销体系一般流程包括9个步骤，如图2所示。

从图2中可以看出，与传统会计流程相比，网上预约报销体系增加了项目负责人网上授权，报销人网上填写报销单，会计初审、接单、分单、信息发布及报销人网上查询等业务流程，并对账务处理、资金结算等流程进行了创新。可以说，它是对传统会计核算流程全方位的再造。在这一体系下，报销人需要参与的流程是②到④项，但报销人到财务部门办理业务的流程却只有第④项。

5.5 银校直联

银校直联是网上预约无等候报销体系运行机制中重要的一环。如果没有银校直联无现金支付，报销人必须现场等候报销资金给付，就无法实现“无等候”报销。而且现金交易的安全性也会给整个体系带来内部控制风险。银校直联的实施也为资金结算的自动化及自动对账的实现带来了契机，为实现银校结算一体化提供了有利条件。

6 结 语

高校网上预约无等候报销体系是对传统会计核算模式的改革和创新，它创造性地运用了电子商务、工业化流水线、系统论等原理，采用了“互联网+”、精细分工、标准化、流程再造及银校直联等运行机制，有效解决了高校教职工排队“报账难”问题，提高了会计核算效率和水平。随着网上预约报销无等候体系的实施和不断完善，高校必将开创财务改革发展的新局面。

主要参考文献

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