浅析信息化时代档案管理的创新发展与设备的更新

李芳

摘 要：当前我国学校的各个部门及办公室的档案管理工作，正紧跟时代的步伐不断进行整改，其功能也随之朝着科学化、多样化的方向发展。由于时代的飞速发展，给学校部门工作带来了准确方向引领的同时，也形成了较大压力，面对这些压力，学校必须对各个部门单位档案管理工作进行有效完善，加快运用信息化时代的先进管理办法和手段，从而提高整体的学校部门及办公室档案管理的工作质量。

关键词：信息化；学校部门；档案管理

随着信息化网络时代的到来，学校各个部门及办公室的工作办事效率正处于稳步上升的阶段，其自身的档案管理水平也因为融合了信息化的科技手段而明显提高，但是这些充满信息化先进气息的设备并未能在档案管理工作中最大限度地发挥效益，反而很多时候产生了不好的影响，人们对于信息化设备产生了较强的依存感，几乎每一项操作都是通过智能信息化开展，导致档案管理工作出现了简单的形体化操作，实质性的收益并不大。在现阶段的学校部门档案管理工作中，人们越来越离不开信息化的管理设备和手段，而要想获得进一步的管理方面的突破，首先就必须正视档案管理中的各种问题，采用信息化的管理措施进行有效的解决，同时逐步健全档案管理机制，使档案管理更加具有可操作性。

一、当前学校部门档案管理存在的问题

1.整体的档案管理制度并没有与时代相结合

在新时代的发展中，学校各个部门管理工作的动向与时代的变迁是紧密结合的，面对社会的不断改革，部门需要不断进行工作内容和设备的革新，一旦出现对社会教育信息跟不上的状况，很容易造成学校部门各项工作的落后和延误。要想从本质上提升学校部门的工作效率，必须完善现阶段的档案管理制度，但是，当前许多学校部门的档案制度并不能很好地与时代接轨，没有及时进行设备和管理系统的更新，甚至许多单位的档案管理主要采用的还是文籍库存的形式。

2.档案管理中的程序衔接不当，检索十分不易

虽然我国大多数学校都采用了信息化的档案管理存储设备，但是其在各个管理部门中的具体应用和操作程序是不同的，而许多学校的管理人员都对现代管理设备的性能缺乏一定的认知，不能较好地加以利用，实现其功能的最大化。在实际的档案管理过程中，学校部门往往进行了档案管理的部分形式化作业，而实际的操作程序却无法进行具体的衔接，并建立了许多繁琐的搜索工具，导致检索的过程十分冗杂，效率十分低下，缺乏实效性。

3.档案的管理设备十分缺乏，系统漏洞较多

虽然现阶段的档案管理主要由简单的计算机等电子设备操作，这些设备有很多一部分都没有进行过更新，不仅数据的处理系统得不到提升，也不利于整体档案管理工作的有效开展。但是，当前的档案管理人员明显没有认识到这一状况，学校对于档案管理工作也未能全面地加以重视，投入的设备购入资金也十分少，导致其实质性的工作效率并不高。此外，由于档案管理设备的不完善，容易出现整体档案管理工作过程中的许多疏漏，管理人员发现漏洞后也无法给予最准确有效的处理，出现了数据严重误差的状况。

二、信息化管理方法在学校部门档案管理中的运用策略

在时代的要求下，学校各个部门及办公室必须正视档案管理中存在的各种问题，加快落实信息化的管理方法和手段，促使学校部门的档案管理水平能够得到不断地提升，同时要在运用信息设备管理的基础上，加入科学的人为管理方法，使学校部门的工作开展变得更加顺利，办公效率获得有效提高。

1.逐步健全规范档案管理制度的科学化

现有的学校部门档案管理制度，在各个环节和实施中都存在着一些不足，要想使其具有执行力和操作力，学校部门应当优先进行档案管理制度的规范和深化，利用新型的科技电子管理设备不断对档案进行科学的整理分配，同时在时代的督促下加大对管理制度的革新，使其随着时代的进步不断具有新鲜的活力和动力，能够在日益变化的社会中保持其先进的管理水平。除此之外，在进行档案管理制度的创新和制定时，管理者要充分结合学校部门的实际工作，采取因地制宜的管理方式，促使档案管理制度能够得到最有效的深化。

2.提高管理人员计算机网络设备的操作水平

新时代下的学校部门档案管理必然离不开计算机网络设备的运用，但是许多的学校部门管理人员对计算机的管理运用手段并没有较好的认知，其计算机的操作水平也亟待提升。因此，学校部门必须对管理人员进行专业素质的强化，提高其基本技能的操作能力，逐步加强计算机管理在档案管理中的实际运用，使得新时代的档案管理更加具有条理性和科学性。

3.合理地更新信息化设备，创设崭新的档案存储体制

当前学校部门的档案信息化管理设备十分多，而且处于不更新发展的状态中，学校要想进一步完善提高自身的档案管理水平，就必须对设备进行及时的更新发展，根据实际的档案管理内容选择最适合的管理设备，并对系统进行及时的更新完善，确保档案管理设备的先进性。

总之，学校部门的档案管理工作，本身是一项校园管理的重要内容，其能够对学校的整体教育管理水平产生较大的影响，学校各个部门及办公室必须充分利用信息化管理设备，发现并解决当前档案管理制度中的不足，全面提高档案管理工作的质量及效率。

参考文献：

[1]许长.论流动人员人事档案管理[D].苏州大学，2007.

[2]王伟国.中国档案职业发展问题研究[D].四川大学，2007.

编辑 鲁翠红