浅谈大数据时代下的企业档案工作

易丽珍

摘要：大数据时代的到来给各行各业的数据管理工作都带来了很大的挑战。在大数据时代的背景下，企业想要做好档案工作就必须利用大数据时代带来的便利优势，采取科学的措施减少大数据时代带来的不利影响。文章对大数据时代给企业档案工作带来的影响和在大数据时代下企业做好档案工作的策略进行了分析。

关键词：大数据时代；企业管理；档案工作；非结构化数据；档案管理 文献标识码：A

中图分类号：G272 文章编号：1009-2374（2016）35-0220-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.35.108

大数据时代是一个数据信息新时代，它是随着大规模数据海量级的增长而出现的。大数据时代的到来对企业档案工作提出了新的要求。企业想要在大数据时代背景下做好档案工作，就必须转变传统的档理工作理念，利用大数据时代的资源和力量，在档案管理的过程中建立大档案，实现大服务。在档案管理的工作中，企业要重视大数据时代的需求，努力把档案管理工作向着社会化、多元化、开放性、先进性的方向发展。

1 大数据时代对企业档案工作的影响

1.1 在档案管理工作中为电子文件的鉴定和索引提供了便利

在大数据时代，企业的电子文件管理的难度系数不断的增加。这主要是因为，随着大数据时代的到来，档案工作中的电子文件数量的增长速度不断加快，导致企业在档案管理的过程中无力对每一本文件都进行阅读。但是在大数据时代，大数据技术具有强大的功能，可以为企业的电子文件的管理提供相当大的便利。比如，运用大数据技术企业可以在普通的硬件上安装大数据转发器，以便于收集数据形成庞大的系统数据。同时，大数据技术还可以为机器生成海量的数据建立索引，把数据整理成可以搜索的链接，这样就在很大程度上为电子文件的管理提供了便利。此外，在企业的档案管理工作中通过大数据技术还可以对数据进行分类和挖掘，这样就使得企业在档案管理中面对复杂数据的分析能力得到很大程度的提高。

1.2 帮助企业处理非结构化数据

结构化数据、半结构化数据、非结构化数据是数据中的三种主要类型。其中非结构化数据类型在数据类型中占有很大的比重，在整体上，非结构化数据能够占到大数据量的75%以上。在企业的档案工作中，非结构化数据的处理一直是其中的难题。

在大数据时代，大数据技术在处理非结构化数据上具有很大的优势，能够很好地帮助企业解决处理非结构化数据的难题。比如，企业在档案工作中运用SQL技术不仅可以做关系数据，还可以做空间数据、图像、数据流等非结构化数据。在运用SQL处理非结构化数据的过程中，企业不会遇到元数据管理的难题。

1.3 为数据储存提供了更大的空间

在传统的企业档案工作中，随着数据量的增多，容易遇到不能继续向数据库添加新的档案数据的情况。造成这种现象的原因主要是企业的数据库的容量已经达到上限，企业解决这种问题的办法一般是通过盖大楼和盖机房的方式。这种方式在解决数据存储的问题的时候会在很大程度上增加企业档案管理工作中的成本费用，不是企业解决数据存储问题的最佳办法。对于企业来说要更好地解决数据存储问题就必须优化存储、提高效率、节约成本。在计算机领域大数据技术的发展已经趋向成熟，在解决海量数据的问题上具有很强的优势。企业在进行档案管理工作的时候可以借鉴大数据技术来解决本企业所面临的数据存储解决问题。

2 大数据时代给企业档案管理工作带来的

挑战

大数据时代给企业带来的挑战主要表现在三个方面：（1）给信息资源建设带来挑战。传统的企业档案管理工作的内容只是对纸质文件进行管理，管理的工作相对比较简单。在大数据时代，档案文件不断增多，只对纸质文件进行管理已经不能继续满足企业档案管理的需求；（2）给档案管理技术带来的挑战。在大数据时代，传统的档案管理技术已经不能满足大数据档案管理的需求。大数据时代下，企业的档案管理工作需要采用云计算等新的技术对数据档案进行分布式存储和检查；

（3）给档案信息服务带来的挑战。在大数据时代，档案信息不再是匮乏的，而是变成了泛滥的。企业在进行档案管理的过程中，只有从海量的数据中查询到所需要的档案信息，才能提供更好的档案信息服务。

3 大数据时代下企业做好档案工作的策略

3.1 正确认识大数据背景下的档案工作

大数据时代下企业要从三个方面重新认识档案工作：（1）在档案管理的过程中树立大档案的意识。大档案意识的主要内容是对档案的定义，在一般的档案内容定义上，只是把特有的资料定义为档案，但是在大档案意识中，企业要把一切具有利用价值的信息记录都视为档案；（2）改变档案存储观念。在传统的档案存储观念中，档案的存储就是把档案存放到档案馆。在大数据背景下，档案产生方式和存储使用方式都有了很大的改变，如果就遵照传统的档案存储观念进行档案存储和管理就会给档案管理带来很大的不利影响。在大数据背景下对档案的采集、截取不一定全部都要下载到档案馆的电脑中，而是可以把档案存储在各个节点的计算机、通讯设备、资料橱柜当中，只要在对档案进行检索和利用时能够及时的找到对应的档案，就可以把存储的数据当作档案的一部分；（3）档案整理方式的转变。在大数据时代，档案中的数据量过于庞大，根据企业的档案管理的技术手段和管理人员的知识水平很难对海量的数据进行整理。因此，在大数据时代，企业在进行档案管理的过程中没有必要继续按照现有的档案分类规则对档案进行整理。

3.2 建立新的档案收集体系

档案的收集在企业档案管理工作中占据着基础性的位置。随着大数据时代的到来，企业档案的来源不断的拓宽。在档案管理的过程中，档案管理人员在收集档案的时候不能继续像在传统的档案收集中那样机械、被动收集，而是要深入到企业生产的一线宣传档案的重要价值和了解企业生产中各个环节的信息数据。比如，档案管理人员在档案收集的过程中，应该对企业重点部门的计算机数据、操作人员的基本情况有所了解，通过对计算机内的信息存储情况的搜索和分析能够对企业每天的生产信息量有所掌握。

3.3 拓宽档案利用渠道

从根本上来看，企业的档案管理工作是为档案的利用进行服务的。因此，在大数据时代企业在档案管理工作中应该拓宽档案的利用渠道，使档案的价值得到最大程度的发挥。在传统的档案管理工作中，档案的利用渠道主要是借阅者上门查档，这种方式不适合大数据时代档案开放性管理的要求。在大数据时代，企业在档案管理工作中应该利用企业局域网、互联网等形式主动向企业的管理者和生产者提供档案信息。

这样就能够在档案管理的过程中实现档案管理者和档案利用者双方之间的互动，使档案管理者能够了解档案使用者的需求，从中发掘出有价值的档案信息，把有价值的档案信息提供给档案的需求者，这样就能在档案管理中让数据活跃起来，让信息流动起来，使档案的价值得到最大程度的发挥。

4 结语

大数据时代的到来给企业的档案工作带来很大的影响，也对企业的档案工作提出了新的要求。企业在进行档案管理的过程中，应该重视大数据时代的影响，采取科学的措施对档案管理工作进行优化，保证企业的档案管理工作能够跟得上大数据时代的发展步伐。

参考文献

[1] 兰祝刚，惠英，李刚.大数据时代下的档案工作[J].中国档案，2013，（9）.

[2] 王梅.浅谈企业档案工作如何应对大数据时代[J].山东煤炭科技，2014，（11）.

[3] 刘影，陈松嶂.浅谈大数据时代的档案管理工作[J].科技视界，2015，（22）.

（责任编辑：秦逊玉）