论高校档案管理的信息化

孙登科

潍坊护理职业学院，山东 潍坊 261041



论高校档案管理的信息化

孙登科

潍坊护理职业学院，山东 潍坊 261041

高等院校作为一个可以向社会提供人才的平台，不但是获取信息的源头，也是应用信息的主体。而随着当今社会信息化的发展，将高等院校档案管理推向了一个全新的时代。目前，我国高校的档案管理面对着众多的挑战。本文以高校档案管理额额内容、存在的问题，等展开讨论，讨论如何将信息化管理应用到档案管理中。

高等院校；档案管理；信息化

档案信息作为一种公众资源，它的价值已经被现代的社会和人们所认可。随着科学技术的进步，我国电子计算机技术、网络技术以及信息管理技术的发展与应用，将高校档案管理推向了另一个全新的时代。为了适应信息化的潮流，所以档案管理也开始了信息化的建设，是为了能够更好的为学校提供服务、提高高等院校管理的技术水平。而且信息化管理的建设，有利于高校档案资源的开发和急用，实现资源的完整共享。

一、高校档案信息的内容

近几年来，随着我国科学技术的高速发展，需要的人才也越来越多。因此，我国的许多高校开始建立自己的档案信息管理室，这些档案信息都是每一个行业，每一个专业顶级的人才。包括书法人才，画画专家等等。而高等院校作为一个可以向社会提供人才的平台，建立档案信息更有利于跟别人实现资源共享。

二、高校档案信息的主要作用

高校档案信息是为社会提供人才的一个平台，是社会获取信息资源的源头，它可以供各个企业公司参考，而且不会弄虚作假，它可以为人们提供便利，为需要人才的公司和企业提供可供参考的人才资源信息。

三、高校档案信息管理存在的问题

(一)思想落后

受传统思想的束缚，一些高等院校的档案信息管理仍很落后，大多都为纸质版，这样做的不利之处在于，随着时间的推移，纸的质量会发生变化的，而且上面的内容也会随着时间的推移也会变得模糊起来的，当需要的时候拿出来估计都已经完全作废，根本不能被人们所需要。

(二)管理模式落后

在当今世界的发展之下，我国高校档案的管理模式也存在落后的现象。主要由于受传统管理模式的影响，使得高校档案管理的模式止步不前。在这样的状况下，就不利于档案信息的收集和共享。而且高校内的档案信息只允许本校的人参考，不对外公开的，这样就极大的限制了档案信息的传播，使档案信息也失去了自身的价值。

(三)技术服务因素

随着电脑的普及，数字化时代的到来，许多高校档案的管理仍为纸质版，这样既不利于信息的完整保存，又不利于资源的共享。这样就会是的档案信息利用率低，使档案信息止步不前，不能进一步优化。

四、高校档案管理信息化建设的主要内容

(一)建立多媒体档案数据库

随着科学技术的发展，计算机的迅速发展，我们应该充分利用计算机的处，对档案信息的管理建立起多媒体数据库，按照信息的档案的时间，类别，规格，储存等类别一次的录入电脑。

(二)建立基于Web的服务系统

在高等院校的档案管理工作中，计算机录用信息已经成为了最主要的服务方式，用户可以根据自己的意志去寻找自己所需要的档案的信息，并且能够轻松的找到进行浏览跟记录。

五、高校档案管理信息化建设的举措

(一)强化基础设施

以前注重的是硬件设施，但是随着时间的推移与社会的进步，我们越来越重视软件设施，主要包括档案的管理方式、规章制度等等。还有就是管理人员的管理意识，并且强化管理人员的档案管理的工作意识，注重软件设施并不是说硬件设施就不再重视，硬件设施的完善，能够对软件设施的完善提供更好的保障。所以加强硬件设施的建设还是很有必要的。

(二)强化现代信息化技术对档案信息化管理的作用

随着科学技术的发展，现代化信息技术也越来越受到人们的高度重视，而且档案信息的管理工作又是非常的复杂，所以现代化信息技术刚好可以给档案管理带来便捷的管理方式，不如将信息储存在电脑中，什么时候都不会丢，什么时候用把它整理出来就好了。

(三)大力培养档案信息管理的创新型人才

当今世界，虽然技术的发展很快，为了适应时代的发展，我们必须加强人才的培养。虽然俗话说：技术进步是重点，但是教育是核心，人才才是最关键的。随着世界全球化的发展，信息化革命也在不停的进行。当前要加强高校档案信息的管理，信息化水平的管理，我们必须培养这方面的创新型人才，以促进我国高校档案信息管理的信息化的建设。

(四)加强档案信息管理的安全工作

电子信息的发展固然是好事，但是任何事物都有它的两面性，那么有人就会钻信息的空子，网络的空隙。这样一来，有点人利用自己的技术，就是通过自己的电脑去盗取别人的隐私，从而是档案信息丢失。所以，我们沿加强档案信息管理的安全工作，不要让非法人员去盗取。

六、结束语

高等院校作为一个可以向社会提供人才的平台，不但是获取信息的源头，也是应用信息的主体。随着科学技术的进步，我国电子计算机技术、网络技术以及信息管理技术的发展与应用，将高校档案管理推向了另一个全新的时代。为了适应信息化的潮流，所以档案管理也开始了信息化的建设，是为了能够更好的为学校提供服务，提高高等院校管理的技术水平。

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