企业档案管理规范化中遇到的问题与解决思路

崔明洁

摘 要：在经济体制改革的不断推动下，从以往的经验来看，档案管理体制还不能很好地适应新时期市场经济的要求，在某种程度上制约了企业的健康可持续发展，因此，档案管理也一直处于较为被动的状态。在新时期如何做好档案管理的体制改革工作已经成为重点和要点，需要相关工作者做好这方面的研究和分析。

关键词：企业 档案管理 规范化 思路

引 言

我国大多数企业的档案管理工作都经历了由不规范走向规范的过程。大多数企业在初创时期，公司上下关注的重点是公司如何盈利让公司存续下去，如何让大家吃上饭。那时候公司的业务量往往不是很大，形成的档案也不是很多，档案管理如果不是很规范，对公司业务的正常开展影响也不是很大。但随着业务量的增加，公司步入稳定发展期，所产生的资料成几何倍数增长，如果档案管理水平跟不上，会制约其他各项业务的开展，影响公司全局。大多数企业的管理层能够敏锐地意识到问题的严重性，档案管理规范化提上日程，在规范化过程中往往会遇到诸多方面的困难。

1企业档案管理规范化中遇到的问题

1.1企业档案管理观念薄弱

立足企业管理实践，管理者对档案资源的认知度不高，忽视档案管理的重要性，档案管理不到位，整体发展现状不乐观。档案管理工作，需要投入大量成本，如资金、设备、人力等，同时管理流程复杂，环节较多，档案管理工作更显系统性与复杂性，管理难度较大。另外，在企业内部，普遍存在“重效益、轻管理”的现象，尤其是档案管理，将其视为与经济效益关系不大的环节。在这种思想的影响下，企业档案管理缺少优质的发展环境，很难推动档案工作的有序开展。

1.2企业档案管理功能不完善

立足企业，很多资料都需要以文档形式进行存储与管理，尤其是对于一些重大事件、重要决策以及大型活动，需要以档案管理要求为基础，结合需要，进行资料的统筹与落实。但在实际操作中，档案管理不完善的问题时有发生，不利于档案质量的查阅与使用，很难有效发挥档案资源的价值。因此，档案管理功能不容忽视，一旦出现资料不完整的情况，隐患随之发生，直接影响资源的共享与应用。

1.3企业档案信息化建设滞后

企业档案管理工作的开展离不开相关技术的支持，尤其是随着信息技术的推广与应用，信息化应用水平成为制约企业档案管理工作的重要因素。但立足当前企业，由于对档案管理重视程度不够，其在信息化建设方面的工作不到位，相关投入严重不足，很難保证信息化管理与企业发展的同步性，从根本上拉低了档案管理的整体水平。

2企业档案管理规范化策略

2.1企业档案管理体制构建走市场化道路

市场化永远是企业管理未来走向的重要参考和趋势，更是世界行政改革的共同趋势所在，引领着各大企业的改革。我国企业档案管理体制建立必须参考市场要素，因为市场在资源配置中起决定性作用，档案资源是企业信息资源管理中不可或缺的基础，企业还需要按照市场化竞争和运营来进行档案体制管理；档案资源是企业发展不可或缺的信息资源，因此企业还需要按照自身的情况、竞争的体制不断地改善档案管理体制；企业档案管理工作要为企业生产经营提供建议和意见，档案工作在市场中进行，那么必须按照市场的需要做好档案信息存储和档案资源的开发工作，不断创新，让日益增长的档案信息符合企业发展的需要，使企业档案工作更好地为经济建设服务。档案工作有了方向和目标才能够完成市场交给自己的多种任务。

2.2积极优化与完善档案管理制度，提升规范化与制度化水平

档案管理工作的有序推进离不开先进与完善的管理制度的保障。为了提升档案管理的效率与质量，档案管理制度化建设是必然之举。首先，企业要明确档案管理部门的职责，构建专门的档案管理部门，设置专业管理人员，合理进行权责划分。其次，优化归档制度，制定档案划分原则，明确档案归档方法。最后，结合企业实际，制定档案保密制度，做好保密登记，合理进行保密级别区分，构建行之有效的办法。另外，正确处理保密与共享的关系，做到对不同类型档案资料的恰当处理。

2.3对于归档时间没有细化要求

在归档时间上，大多数公司没有细化要求，一般会统一要求年度归档，工程项目档案要求项目竣工验收后一定时间内归档。而对于一个归档制度不够健全、归档还没有成为一种习惯的公司来说，等到年度归档的时候，很多文件已经缺失。另外，企业不同于档案局、馆，档案的利用率会更高一些，有些文件刚刚产生就需要再利用。如工程项目业主方出具的中标通知书和商务阶段签订的业主合同，文件产生后很短的时间就需要作为业绩证明材料在新项目的市场拓展中被利用。如果等到项目竣工验收后再与项目资料一起归档，势必影响再利用效率。另外，年度归档，档案移交会比较集中，档案管理员也很难做到条分缕析，逐一核对，影响归档质量。

2.4企业档案体制管理走信息一体化路径

走信息一体化的路径是现代化市场经济条件下企业档案管理体制的重要方面，也是不被社会淘汰的关键选择。成立信息中心为企业的档案管理服务，可以收集一些预测性较强的信息，采集信息或者筛选档案信息。档案信息一体化还可以对档案的流动过程进行监督控制，对档案信息做合理化协调，这样才可以让档案发挥出最大功效。档案信息化与数字化可以结合在一起。所谓的数字化是指将文字、音像等档案通过扫描录入的方式储存到计算机当中，实现档案管理的操作。例如，使用万能档案管理软件就是数字化最好的展现，这是一种突出的档案规范化管理数字化软件，可以提升档案管理效率。

结束语

面对激烈的市场竞争，档案管理的创新不容忽视，需引起高度重视。基于此，要明确档案创新管理对企业发展的意义，正视发展中的不足，形成有效的应对策略，积极创新管理方法与模式，构建先进的管理制度，加快信息化建设，多角度开展创新管理工作，从根本上提升档案管理效率，为企业的长远发展提供保障。

参考文献

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