高校档案机构职能拓展对策浅论

宁寒松

高校档案机构职能拓展对策浅论

宁寒松*

西安医学院，陕西 西安 710021

随着社会和高等教育事业的发展，高校档案这一反映高校发展历史轨迹和精神面貌的人文资源应该被更加充分的挖掘和利用，因此高校档案工作不能固守管理和服务的传统职能，要在职能拓展方面寻求更多可能。本文着眼于阻碍高校档案机构职能拓展的现实原因，对高校档案机构职能拓展途径进行了探索。

高校；档案机构；职能拓展；途径

一直以来，高校档案及档案工作都有着明确而稳定的职能定位，在高等教育结构中，高校档案是高校在整体的教学、科研、管理等综合办学过程中直接形成的多种形式的原始历史记录，而高校档案工作则是直接对高校档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。然而，随着社会和高等教育事业的发展，高校档案这一反映高校发展历史轨迹和精神面貌的人文资源应该被更加充分的挖掘和利用，因此高校档案工作不能固守管理和服务的传统职能，要在职能拓展方面寻求更多可能。

一、高校档案机构职能拓展的障碍

(一)客观环境

对档案工作的重视在很多时候只是停留在嘴上，高校档案工作同样面临着被忽视的现实问题。教育部在《高等学校档案管理办法》中明确指出：高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构。这是对高校档案职能和功能的明确化，然而在现实的工作环节中，档案部门以及档案工作因为与高校教学、科研的中心工作并无直接关系而受到忽视，档案管理作为一项内容庞杂且专业性极高的业务工作往往从属于某个行政职能部门统一管理，其工作内容和方向被最大程度的压缩和制约，同时身处边缘化地位致使其可利用的资源又十分有限，因此缺乏职能拓展的客观条件。

(二)主体定位

长期以来，高校档案部门对自己的定位就是学校档案的管理和档案相关服务工作机构，其专门化的业务规范和工作机制在不断的实际工作中也已形成，以此从制度层面限制了档案部门业务范围的拓展。同时，档案部门具有非常明确的业务内容，比如为高校上级主管部门调取审查资料，为教职工和学生提供身份认证资料等，服务针对性较强，档案资料的利用往往是专项并单向的，且各项业务内容之间并没有直接的联系呈现相对独立状态，因此档案资料的交叉使用和重复利用低下，这样并不利于档案资料多种价值的开发。

(三)行业特征

档案工作具有专业性极强的业务范畴，档案部门具有与其他部门迥异的工作属性和行业特征。档案资料的涵盖范围虽然具有一定的宽度，但是其收纳界线也是很明确的，高校档案是对高校在教学、科研、学生管理和服务等办学过程中的选择性历史记录，其记录领域首先被限定在了高校这样相对独立的社会结构单元内，其次高校档案的内容仅限于各项办学相关领域，最后高校档案只是选择性记录，因此高校档案内容本身具有片面性，同时因为针对性太强导致高校档案价值普适性不高，这些都限制着档案价值的多元化挖掘和利用。

二、高校档案部门职能拓展途径

(一)整合高校校园文化建设

如今，文化立校已经成为各个高校的共识和努力方向，如何在办学过程中形成暨能总结过往又能指引未来且独具特色的文化标识成为高校提升软实力必须解决的问题，然而校园文化建设是一项系统而精细的工作，包括校园文化的追本溯源、文化核心的提炼、文化主题的确定、文化素材的收集以及文化渲染活动等等，内容广泛且需要多个部门协作、联动。高校档案作为校园文化的重要载体，具有独具优势的文化内涵和品格，承载着可贵的校园文化遗产，理所当然的要成为校园文化建设的“帮手”，扮演不可或缺的角色。将档案工作整合入校园文件建设中既是对校园文化建设的有力推动，也为档案业务拓展提供了更多可能。

(二)积极开展档案信息化建设

对档案信息化建设的强调一方面是基于档案事业发展潮流的必然选择，同时也是新时期档案业务多元化发展的必由之路。信息化、电子化、网络化对于档案工作来说既是挑战也是机遇，在此过程中，档案业务理论和方法的完善和革新迫在眉睫，包括档案运行机制、管理模式、业务技能、组织结构、人力资源等各方面都要进行适应性调整，因循守旧、按部就班没有出路，而变革对于传统而严谨的档案工作来说是一项需要魄力和勇气的挑战。但是科技的进步又会促进档案工作本身的发展，同时也为档案业务拓展提供了更多思路和方法，由被动变主动，比如档案机构可以在新媒体平台上进行宣传活动，或者在合法合规的前提下提供付费检索服务。

(三)实施档案人才工程计划

“人”的问题一直是档案事业发展的绊脚石，而人岗匹配问题在新时期档案工作开展过程中显得尤为突出，主要表现是高层次创新型人才引入困难，同时现有档案人员的理论和业务技能提升跟不上档案事业本身的进步，不仅知识储备、业务素养、操作能力不足，更重要的则是思维和眼界上的滞后，无法用开放和创新性思维去审视档案这个传统行业，这也是档案部门在职能拓展上难以迸发活力的重要原因。通过人才工程计划，一方面将眼界开阔、知识体系多元且完备的创新型人才引入档案部门，一方面对现有档案人员进行综合素养提升和更新，既切实提升了档案工作效率，也为档案部门业务拓展储备了人力资源。

(四)加强档案宣传工作

鉴于对档案工作的固有认识，高校档案部门普遍认为档案业务专业性和方向性较强，因此开展宣传活动是不必要也是不合适的，除此之外，档案人员被庞杂的业务工作所牵绊且宣传意识、宣传手段欠缺，所以档案部门一直以神秘、严谨的形象示人，无论是档案用户还是领导，甚至是档案人员自己都理所当然的认为档案部门专注于档案业务就行，不需要进行职能拓展。加强档案宣传工作，更加全面的展示档案部门形象，加强人们对档案及档案工作的兴趣，进而提升档案利用效率，在此过程中寻找机会拓展档案业务范围。

从整体的档案事业发展来看，拓展职能已经成为档案部门寻求突破发展的必然选择，事实上很多档案部门已经试水职能拓展，并且也取得了相当明显的经济和社会效益，以此证明了档案部门职能拓展是必要和现实可行的。笔者认为，就高校档案部门职能拓展来说，方法很重要，然而更重要的则是思想的盘活和思维的开放。

宁寒松(1987-)，陕西咸阳人，西安医学院党政办公室秘书科，科员。

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