关于提高中专学校档案管理工作的建议

王 麟

大庆市卫生局职工中等专业学校，黑龙江 大庆 163000



关于提高中专学校档案管理工作的建议

王 麟

大庆市卫生局职工中等专业学校，黑龙江 大庆 163000

在当前中专学校发展过程中，档案管理作为中专学校最基础的管理工作，中专学校档案是对学生成长信息和学校发展状况的真实记载，通过做好中专学校档案管理工作，有利于更好的提高中专学校校园管理效率，促进学生的健康成长。学校档案是一个学校各项管理工作的基础，通过重视中专学校档案管理工作，可以有效的提高学校的科教水平，更好的促进学校的健康发展。

中专学校；档案管理；制度；档案基础建设；人员素质

档案是一个学校做好各项工作的重要保障，因此对于中专学校来讲，需要重视档案管理工作的重要性，学校档案管理人员要努力提高自身的专业技能，做好学校档案管理工作，为全校师生提供优质、高效的档案服务。

一、准确理解中专学校档案管理工作的重要性

在中专学校档案管理工作中，需要对档案管理工作的本质有一个正确的认识，在中专学校教学管理工作中，需要由档案工作者为其提供科学的信息作为依据，从而更好的推动学校各项管理工作的顺利开展，这也决定了档案在学校管理工作中的基础性地位。同时学校档案通过对学校学生教师相关信息的真实记载，可以说是档案是校内外教学工作的见证者，具有重要的凭证作用，在学校不断发展过程中，档案清晰的记录了学校成长的历程，这也使学校档案的重要性越发体现出来。

二、加强对中专学校档案的科学管理

(一)提高师生档案管理意识

在学校发展过程中，需要将档案管理工作纳入到学校整体发展规划中来，作为学校日常管理计划的一项重要内容，在抓紧好教育教学的同时，要重视档案重审工作，努力提高教职工的档案管理意识，引导学生准确和认真进行档案填写，做好档案宣传工作，使学生认识到档案对自己的重要性。进一步强化学校档案的规范化管理，有效的提高学校档案管理水平。

(二)增设档案管理专职岗位

档案管理工作对于专业性具有较高的要求，因此需要在档案管理工作中，需要做到专职专岗，配备专职的档案管理人员，不仅要求档案管理人员要具有专业的档案知识，同时还要做好岗前培训工作，从而对档案管理工作的各个环节进行规范，有效的提高档案的利用效率。

(三)建立健全、有效的档案管理制度

在中专学校档案管理工作中，需要以学校档案工作规范作为基础，并与中专学校实际情况有效结合来建立健全档案管理制度，对各职能部门档案管理职责进行明确，进一步对档案管理工作进行规范，确保学校档案管理工作能够做到有章可循。同时档案管理工作还要纳入到考核体系中来，定期对档案管理工作进程进行检查，发挥监管职能，使学校档案管理工作能够步入正轨。

(四)重视学校档案基础建设

当前学校要加大档案基础设施建设力度，特别是在当前信息技术快速发展的新形势下，学校也要加快推动档案信息化的进程。为学校档案信息化管理配备各种软件和硬件设施，加快推进档案信息化建设进程，有效的提高档案收集、整理、保管和利用的水平，实现档案信息的快速检索，使档案能够更好的服务于学校的发展和建设。

(五)找出管理缺陷，及时修正

当前中专学校档案管理工作中还存在许多问题，这就需要在实际工作中，档案管理人员要在日常管理工作及时发现问题，并针对存在的问题进行有效解决。使全校从上到下都能够对档案管理工作给予充分的重视，进一步建立健全档案管理制度，强化档案基础设施建设，有效的解决档案管理工作中的各种问题，更好的提高学校档案管理的质量。

(六)推进数字档案管理工作

数字档案管理与传统的纸质档案管理是相对立的概念，为档案管理提出了一个新的方向。在信息技术如此发达的今天，各个学校都有自身的校园网络，学校内部许多管理工作已经放在网络化的层面上进行，数字档案管理的建立也有了许多坚实的保障。我们可以借助计算机与多媒体技术，将档案管理工作与服务工作进行数字化。档案的数字化管理，主要包括档案的收集、整理、保管、利用等等。在信息录入的环节，就是将教职工、学生的档案分门分类的进行整理，录入计算机系统，然后进行整理，还要将这些信息分为保密资料与非保密资料，非保密的资料编辑到一块，设置查询功能，对于保密的档案，需要设置使用权限。需要注意的是，建立电子化、数字化的档案管理，不意味着抛弃传统纸质档案管理，纸质档案是电子档案的管理依据，是原始证据，纸质档案要管理完整并且与电子档案同步更新。需要注意的，电子化的档案管理需要更高层次的网络安全，防止被偷、被盗、被篡改信息的现象，还有数据的备份工作，也要给与高度的重视。

(七)提高档案管理人员素质和工作能力

在当前知识经济时代，知识和信息作为社会的发展的两大重要要素，这也使档案的重要性更加突显出来，从而对档案管理人员提出了更高的要求。因此作为一名优秀的档案管理人员，需要在实际工作中具备认真负责的态度，不断的学习专业知识，提高自身的专业技能，同时还要熟悉运用各种新技术，为全校师生提供更加优秀的档案服务。档案管理工作对于专业性具有较高的要求，因此作为新时期的档案管理人员，需要做到与时俱进，走在时代的前沿，在实际档案管理工作中，要勇于实践和探索，不断对档案管理方式和方法进行创新，提高自身的文化素质修养，掌握信息化技术，并利用现代化技术来武装自己，努力提高档案管理水平，从而为学生、教师及学校的发展提供优质的信息服务。

三、结束语

在当前信息化时代，档案管理工作具有非常重要的意义。中专学校档案是对学校发展历程及学生、教师相关信息的真实记录，因此需要做好中专学校档案管理工作。进一步建立健全档案管理制度，加强对档案管理人员的培养，充分的运用各种新技术来促进学校档案信息化建设，努力提高中专学校档案的管理水平，使其更好的为学校及社会的发展提供服务。

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