基于提升办公室文书及文书档案管理质量的建议

霍 妍

铁力市图书馆，黑龙江 铁力 152500



基于提升办公室文书及文书档案管理质量的建议

霍 妍

铁力市图书馆，黑龙江 铁力 152500

随着单位管理水平的提升，事业单位对办公室文书及文书档案管理的要求也越来越高，文章主要分析当前办公室文书及文书档案管理存在的问题，并提出相应的改进建议。

办公室；文书档案；质量

文书档案主要是将有价值的行政管理或党务活动文件资料保存起来，例如，记录财务使用情况、党群管理、业务管理等等，一般由办公室负责此项工作。单位的日常活动离不开文书档案管理工作，做好文书档案管理工作，不仅能体现单位管理水平，也能为单位顺利发展奠定良好的基础[1]。

一、办公室文书档案管理特点及存在的问题

(一)办公室文书档案管理特点

文书档案管理的主要特点：①一体化，文件的收集、运转、承办是文书档案管理工作的基础，文书档案是来自文书工作，而文书工作终点是文书档案；②广泛性，文书档案涉及的工作范围很广，内容也丰富，例如单位或相关部门制定规章制度、协议、合同等材料；③保密性，文档管理工作人员的首要职责就是维护档案的安全性，保护单位的重要文件；④重要性，文书档案具有参谋和宣传教育作用，可以为单位的工作提供参考[2]。

(二)办公室文书档案管理存在的问题

1.管理制度不规范

当前，大多数的企事业单位都将文书档案管理任务交由行政办公人员负责，由于行政事务繁杂，工作人员往往没有多余的时间和精力对文书档案资料进行归档和整理；而其他部门的工作人员对文书档案管理工作更是不重视，随意堆放文书档案，没有管理意识。没有一个规范的管理制度，导致档案管理非常随意，不利于文档的开发和利用，文档一旦出现丢失或泄密的情况，那么就很难找到负责人，各个部门之间就会相互推卸责任。至今多数单位还未建立一个完善的档案管理制度，主要原因还是不够重视，没有一个健全的制度，档案管理职责不明确，导致档案管制水平止步不前，无法满足当前办公室文书档案管理的需求[3]。

2.管理方式单一，管理队伍建设滞后

在大多数单位管理中，通常是由行政人员来负责办公室的文书档案管理工作，档案文书都是放置在空闲的办公室内，没有专门放置的地方，导致文书档案堆放散乱，得不到很好的存放。相关部门和领导对文书档案管理也不够重视，在这方面的人力和资金投入不足，也是文书档案管理发展不起来的原因。

3.对文书档案管理工作的重要性认识不到位

目前很多工作人员没有对文书管理工作进行深入了解，意识不到它的重要性，而且这项工作非常繁琐，没有人主动负责，加上相关部门的不重视，使文书管理工作的发展远远落后于其他部门的工作。

4.管理工作者专业性不足

大多数人认为文书档案管理工作不需要太多技术和经验，所以聘请工作者时要求也不高，导致这些工作者中文化程度、专业水平都有很大的差异[4]，如次一来，文书档案管理工作更加糟糕，文件材料的存放也没有规律、凌乱，给后期的管理、查阅造成一定的困难。再者，部分工作人员缺乏责任心，没有及时记录、整理相关文件，使实际档案情况与记录情况不一致，影响档案文件记录的真实性，不便于管理。

二、提升办公室文书档案管理水平的策略

(一)建立健全档案管理制度，规范文书档案管理行为

做好文档管理工作，对单位来说具有非常重要的意义。相关部门和领导应该建立一个完善的文书档案管理制度，并确保得到有效实施，使档案管理水平得到提升。同时加强对档案管理工作人员的管理，并改善工作环境和工资待遇，确保工作人员全身心投入管理中，逐渐规范档案管理。

(二)加强办公室文书档案管理人员的素质

文书档案管理工作虽然繁琐，但其所需的专业性、技术性和实践性较强，对管理工作人员的综合素养要求很高，良好的专业素养是做好办公室文书档案管理工作的前提，所以单位在招聘工作人员的时候，应对其专业技能、职业素养要设置较高的门槛，优先选着具有相关工作经验的人才，入职前对其进行系统的培训，达到提高专业水平的目的。定期对文书档案工作人员进行专业的培训，在提高专业水平的同时，增加文书档案管理意识，为办公室文书档案管理工作顺利进行打下基础。同时聘请专业水平较高的教师，对现有工作人培训，不断更新专业水平。办公室文书档案管理人员也应该注重自身综合素质的提高，利用工作之余，通过网络或是其它媒体学习专业知识，不断提升自我。单位内部实施奖励制度，将文书档案管理情况与绩效联系在一起，从而提高工作人员的积极性，使其工作能力不断得到提升。

(三)加强对办公室文书档案管理工作的重视

只有重视文书档案管理工作才能使文书档案管理水平得到提升。办公室文书档案管理工作人员必须意识到所负责工作的重要性，才能认真做好档案管理工作。单位相关部门和领导更应该重视文书档案管理工作，并大力宣传文档工作的重要性，从思想上提高档案管理人员管理意识。

(四)激发办公室文书档案管理人员的积极性

首先，结合文档管理工作的性质，设置一定的门槛来招聘文档管理工作人员，确保其专业符合岗位要求，同时还具有较强的责任心。其次，联合各个部门，完善办公室的基础硬件的建设，为文档管理工作创造一个良好的环境。再者，实行责任制度，明确每个工作人员的职责，并进行有效监督，在监督过程中，若发现档案管理工作不到位，应对相关负责人进行批评，反之，应当给予表扬和适当的奖励，从而提高办公室文书档案管理人员的积极性，使档案管理水平从本质上得到很好的提升。

三、结束语

总之，文书档案合理开发和利用是事业单位或是企业顺利发展的一大因素。在事业单位或是企业发展中，一定要对文书档案管理工作保持高度的重视，建立一个完善的文书档案管理制度，使文书档案管理工作规范进行、文书档案管理人员综合素质提高。相关部门严格监督，确保文书档案管理制度合理实施，并不断灵活改变管理方式。从多方面的工作提高文书档案管理水平，使文书档案更好的服务企业或是事业单位，实现现代化管理。

[1]甘春梅.试论办公室文书档案管理效率的提升对策[J].工作指导，2016(03)：58.

[2]王丽岩.强化文书档案现代化管理的有效方法[J].环球市场信息导报(理论)，2014(2)：81-82.

[3]杨红梅.提升办公室文书档案管理工作的思考[J].城建档案，2017(02)：59-62.

[4]陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2013(01)：191-194.

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