浅析教学秘书在高职教学管理与实施中的作用及任务探讨

李 娟

乌鲁木齐职业大学，新疆 乌鲁木齐 830000



浅析教学秘书在高职教学管理与实施中的作用及任务探讨

李 娟

乌鲁木齐职业大学，新疆 乌鲁木齐 830000

随着我国高职教育的不断发展，教学秘书在高职院校的教学管理工作中发挥着越来越重要的作用。从某种程度上来讲，教学秘书为高职院校的教学管理与实践工作的顺利开展保驾护航，教学秘书的素质水平对高职院校的教学管理层次与教学质量水平有决定性作用。本文主要分析了教学秘书在高职院校教学管理与实施中的作用及任务，并对如何更好的开展实施教学秘书在教学管理中的工作给出了几点建议，旨在突出教学秘书在高职教学管理与实施中的重要地位。

教学秘书；高职教学管理；作用；任务

我国大部分高职院校都设置了教学秘书的岗位，教学秘书旨在提高教学质量，加强高职院校的管理，为社会源源不断的输送人才。在职业院校的教学管理工作中教学秘书既是组织者，又是最终实施者，他为高职院校日常工作的正常运转与教学工作稳定有序的开展都发挥着不可替代的重要作用。如今我国高校的教学改革不断深入，教学管理的信息化程度也越来越高，教学秘书队伍的整体素质也必须不断提升，才能使其在高职院校教学管理的工作中最大限度的发挥其作用，促使院校的教学质量不断提升，有利于高职院校的可持续发展。

一、高职院校教学秘书的工作特点

教学秘书在教学管理工作中主要是扮演一个辅助者的角色，既要辅助领导的工作，又要为教师与学生做好辅助工作。现阶段，教学秘书的日常工作量很大且承受着来自各方的巨大压力，随着职业院校教育改革的不断深化，教学秘书在教学管理中的重要性日益突出，这就要求教学秘书不仅要在数量上增多，还要在质量上有一个提高，使其在面对繁琐的日常工作及突发状况时可以轻松应对。

二、高职院校教学秘书的作用

(一)保障院校日常教学活动的顺利进行

职业院校的日常教学活动主要包括发布教学任务、确定每门课程的任课教师、安排上课教室、制定课程表等，教学秘书作为基层管理人员在日常教学过程中贯彻始终，发挥着非常重要的作用。教学活动环环相扣，任何一个环节出现错误都会对院校教学活动的正常开展产生不利影响，因此，教学秘书要认真安排每一个环节，确保院校的教学活动稳定、有序的运行。此外，教学秘书还要具有全局意识，在实施教学活动的过程中，能够及时发现并解决问题。教学秘书对于一些有益的教学建议要向及时汇报给上级领导；对于，还要将院校最新颁布的教学措施及时传达给全校师生，促使院校教学活动的正常开展。总而言之，教学秘书在高职院校的教学管理工作中有利于稳定教学秩序，对院校与师生的服务作用非常明显。

(二)教学秘书具有重要的桥梁作用

目前，许多高职院校教学工作重心下移至各系部，各系部都成立了更适合于自己系部发展的教务科。因此，高职院校一般都包括总的教务处和分的教务处。学校领导对总的教务处进行直接管理，而分的教务处一般是接受各系部的直接管理。教学秘书在总的教务处和分的教务处这两个不同级别的教务管理工作中起到一定的桥梁作用。比如，总的教务处发布的制度准则，如高职院校教学改革方案，教学质量考评方法等，由教学秘书进行归纳整理后，将具体内容传达给各系部的分的教务处，各系部的教务处需要由教务秘书向上级领导转达报告任务。除此之外，教学秘书的工作涉及到教学管理的方方面面，比如：任课教师突然将上课时间或者上课教室进行变更，教学秘书就要及时将变更的时间与地点告知学生；将任课教师对学生的要求传达给班干部；学生对任课教师的评价结果及时反映给教师；学生需要办理退学、休学手续或者交纳学费等的时候首先都要找教学秘书进行办理，教学秘书作为桥梁对教学管理工作的方方面面都起到了连接作用。如果在教学管理工作中遇到问题时没有教学秘书在其中进行沟通和交流，那么许多信息的及时有效传递和推广将变得困难，教学活动的进行将变得不再流畅，最终对教学质量提高产生不利影响。

(三)教学秘书是领导的得力助手

高职院校的教学秘书在教学管理工作中具有上传下达、承上启下的作用，其服务对象既包括院校内的师生等各级人群，还包括院校的领导。教学秘书在教学管理工作中，作为传达者、组织者、执行者，工作中要遵循教学规律，对院校与教学活动相关的制度、规范要严格执行，教务部门分发的工作安排及要求要认真落实。教学秘书还要根据各系部实际的教学情况，拟定出适合本系部的教学工作的规范、制度和措施、准则等上报给领导，其对院校的教学现状最为了解，其提出的意见或建议对院校领导层所作出的决议有重要的参考价值。教学秘书还要开展相关的组织、管理工作以确保院校、各系部的制度、规范等的贯彻执行，当好领导参谋，成为领导的得力助手，有效促进教学活动的工作效率及质量水平。

(四)对学校的教学档案进行妥善管理

教学档案对院校来说是非常重要的信息资源，有利于院校更快更好的发展。教学秘书要将教学档案进行科学的归纳整理，方便教师查阅，在教学过程中为教师的教学活动提供重要参考。一方面，教师借鉴教学档案的内容，取长补短，改良自己的教学方式，进一步提升教学质量；另一方面，院校的领导层通过教学档案来分析院校的发展历史，为高职学生的发展提供更好的服务，最终有利于院校的持续发展；还有一方面，教学档案按类归纳、有序存放、妥善保管，有利于高职院校的教学管理工作更加顺利的展开。

(五)教学秘书具有提升高职院校教学质量的作用

教学质量是考察职业院校办学水平的重要标准。院校领导层主要通过教学调研与反馈来掌握教学质量水平，而这项工作就是由教学秘书来组织实施的，在实施过程中，教学秘书要掌握教学现状，总结问题与困难，提出意见或建议，拟定出具体的措施与方法，优化教学方式，提高教学质量。与此同时，教学秘书还要积极组织开展关于教育创新的研究讨论活动，推动更多利于教学质量提高的科研成果产生并投入使用到教学活动中。

三、高职院校教学秘书的任务(一)教学秘书的基本工作

教学秘书的基本工作内容就是协助。教学秘书负责传达领导下达的任务及指示，并向领导及时反映问题；负责将师生间的意见、要求等信息传达给领导，协助教师处理教学问题；还要负责协调院校各部门之间的关系。在日常工作中，统筹安排教学资源是教学秘书的重要任务之一。教学秘书要负责广泛收集、规范整理及妥善安置资料。此外，还要处理许多突发事件，例如：学生突发状况、教师突发状况、教学场地或教学设备出现突发状况、应对教育部门的突击检查等教学秘书都要第一时间出面协调解决。

教学秘书既要服从领导的安排，又要着眼于各系部的实际情况，拟定具体的工作规范、措施等，为领导的决策起到参谋协助的作用。在政策的实施过程中，教学秘书还要负责执行与监督的工作。

(二)教学秘书的主要职责

在高职院校的教学活动进行过程中，教师或学生遇到任何问题或困难都会在第一时间与教学秘书联系沟通。教学秘书直接受理院校内师生反馈各种信息与问题，并且要将这些信息与问题汇总、分析、整理，将其中的有效信息及时上报于院校领导及上级教学管理部门。此外，教学秘书还要仔细观察教学过程中各项制度、规范的贯彻落实情况，将其所掌握的信息及时向院校领导汇报，并提出相关建议或意见，使院领导根据教学秘书所提供的信息进行综合考虑，进行适当的调整，完善教学管理工作，最终使整体教学质量水平不断提升。

教学秘书在日常的教学管理工作中，主要是协调处理三个方面的事务，即教务处与院校之间的事务、院校与各实验室之间的事务、任课教师与学生之间的事务。

教学秘书在高职院校的教学过程中虽然发挥着重要的作用，但是其在教学管理工作中却处于最基层的地位，教学秘书在工作中要放平心态，对自己的职位要有一个清晰的定位，在教学管理工作中科学、合理的统筹安排工作，为高职院校的教学管理工作创设一个良好、有序的环境。

此外，随着社会的不断发展，对人才类型的需要越来越广泛，这就使得高职院校需要适应时代变化而增设专业课程，在课程设置做出调整之前，必然要进行专业论证与调研，调研结果对于高职院校确定人才培养方向具有重要意义，因此，教学秘书要不断加强自我学习，在教学专业设置管理领域中充分发挥其作用。

四、结束语

高职院校教育的改革创新在不断深化，教学秘书在教学管理的工作中越来越受到重视。虽然教学秘书在院校的教学管理工作中主要负责最基层的管理工作，但却是保障教学活动顺利进行的关键。高职院校的教学秘书素质的高低将直接影响的教学质量的水平，所以，高职院校要深刻认识到教学秘书在教学管理工作中的作用及在院校建设中的意义，为教学秘书创造可以提升自身素质的条件，扩大并加强教学秘书队伍的建设，最终实现学校的长远发展。与此同时，教学秘书在日常工作中，要做好工作笔记，从过去的实践活动中汲取经验，为以后提高工作效率打下坚实的基础；在工作之余也应加强学习，提升自身综合素质，以适应现代化教育的要求，在面临教学管理工作越来越规范化、复杂化、综合化的形势下可以得心应手的开展自己的工作。

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