房产档案数字化管理的建设与应用

张国峰

齐齐哈尔市龙沙区房屋征收与补偿办公室，黑龙江 齐齐哈尔 161000



房产档案数字化管理的建设与应用

张国峰

齐齐哈尔市龙沙区房屋征收与补偿办公室，黑龙江 齐齐哈尔 161000

房产档案数字化管理已经广泛的应用于我国的房地产档案管理工作当中，是一种新兴的现代化高科技管理方法。虽然，与传统的档案管理方法相比，数字化管理方法具有工作效率高，信息资料安全性强等优点。但是，由于传统房产档案管理方式的影响，房产档案数字化管理的建设与应用中遇到了一定的阻碍。因此，本文对房产档案数字化管理的建设与应用展开了探讨。

房产档案；数字化管理；建设

一、房地产档案电子化管理系统工程的建设目标和出发点

(一)建设目标

首先，房地产档案电子化管理系统工程的建设的过程中，要实现电子化文档的集中控制与管理，并实现其资源共享。利用系统的灵活性与业务量之间的变化，逐渐实现全国范围内的连续扩容。

其次，房地产档案电子化管理系统工程的建设，要基于互联网进行建设。因此，要制定足够的安全防护措施，例如：系统安全防护、网络安全防护等，不仅要提高档案管理的质量，也要提高档案管理的效率。

最后，通过培训增强档案信息管理人员的专业技能水平与操作能力，避免人为操作失误造成的重要信息遗失。除此之外，在建设数字化管理系统的过程中，房产档案管理技术还要不断的发展与创新，以集成化发展为目标，逐渐实现房地产电子化档案管理系统与其他业务管理系统的无缝连接。

(二)出发点

建立房地产档案电子化管理系统的出发点，一方面是利用电子化管理强大的搜索功能，便于对房产档案信息进行管理与利用。另一方面，利用电子化管理强大的储存功能，提高房地产档案信息的安全性，以免在储存或取用的过程中，由于人为的失误导致档案信息遭到破坏或遗失。

1.便于房地产信息档案的取用

房地产档案电子化管理系统使用以后，业主在签订房屋买卖合同或者复印其他相关材料、证件的过程中，只需由工作人员通过对电子资料库中提取的档案信息进行打印即可，降低了工作人员的工作量，提高了相关工作人员的工作效率，也使房产信息档案资料的安全得到了有效的保证。从房地产档案管理过往的记录来看，造成档案遗失，或无法快速进行档案信息调取的原因主要有以下几点：

首先，原因来自于业主本人。由于业主并未进行权属等级，所以相关机构部门无法向其提供相关的房产档案信息资料。

其次，原因来自于档案管理人员。房地产档案信息管理人员由于工作量较大，因此，在档案的取用与归位过程中，难免会出现差错。一旦档案在取用后，归位时放错了位置。那么，在下次使用的过程中，便很难找到其正确的存放位置。除此之外，档案管理人员在使用完档案后，没有及时进行档案归位。使得目标档案资料与其他资料混在一起，造成了档案信息遗失的假象。如果建立了房地产档案电子化管理系统以后，只需输入业主的名字，便可直观的显示其房产权属是否登记，通过电子化管理系统对房地产档案信息进行存储，还可以极大程度上避免人为操作失误导致的档案信息遗失。

2.基于房地产档案信息的安全考虑

在传统的房地产档案管理工作中，经常会出现不法人员趁工作人员不备，对房产档案信息进行私自更改，甚至将委托书等重要文件偷偷带走，最终将房产纠纷的责任方推到房产信息登记部门，造成不必要的麻烦。因此，在传统的房地产档案信息管理工作中，管理人员只能寸步不离的守着手中的资料，极大程度的影响了工作的效率。房产档案数字化管理系统出现以后，一切信息数据都显示在电脑屏幕上，不给违法分子任何的可趁之机。

二、房地产档案数字化建设中存在的问题

(一)房产档案信息与资料的收集方面缺乏统一的管理方法

对于方案权属档案的归档范围，我国始终没有明确的规定，房产权属档案资料的收集方面，也缺乏统一的管理办法。例如：部分房地产交易发生时，只是在交易之时才对交易双方的材料进行了收集，而房产的初始来源以及后续交易的相关资料一概不知，甚至有的房产交易，连双方的身份信息都没有留下，单纯的记载了交易双方的姓名，交易房产的位置、面积而已，为今后的房产交易纠纷埋下了严重的安全隐患。除此之外，由于传统房地产管理制度方面存在着极为严重的问题，许多房地产交易档案信息存在着造价的情况，房屋的面积、交易的金额以及交易双方的信息均存在伪造的情况。

(二)房地产档案对服务社会的目标缺乏主观创造力

在传统的房地产档案管理意识中，房地产档案管理工作主要是为了产权管理而服务。工作目的也仅仅是为了提供相应的咨询服务与证明开具，对档案信息的管理缺乏主动性，缺乏对档案资料、信息管理相关事宜的研究与探索。因此，在开展房地产档案数字化建设的过程中，档案管理部门难以适应数字化管理模式带来的变化，对房产档案数字化管理的建设与应用造成了严重的阻碍。

三、关于房地产档案数字化建设的相应对策

(一)强化责任意识

在推进房地产档案数字化管理的过程中，要充分意识到当代先进的科学技术对传统房地产档案管理工作带来的冲击，使档案的管理模式、储存载体等方面都发生了巨大的变化，是我国房地产档案管理工作的一次重大变革。从上文的分析来看，传统的管理方式与思维理念严重的阻碍了我国房地产档案管理工作的发展。从这个角度来看，房地产档案数字化管理是档案管理工作未来发展的方向与必然趋势，是社会信息业发展的重要组成部分，必须要满足社会发展的需求。

(二)强化资源意识

在传统的房地产档案管理工作中，由于管理制度的不健全与管理人员思想意识的松懈，使得原房产档案中许多资料、信息并不健全，大量的信息资源在取用的过程中遭到了损毁或遗失。因此，必须要强化房产档案管理中的资源意识，建立准确的房产档案数据分析系统。对现有的档案进行准确的归类与分析，严格按照国家相关法律条文规定的要求来进行，不仅要满足房地产要求的相关需要，也要为相关职能部门开展宏观调控工作提供准确、可靠的依据。

四、总结

综上所述，数字化管理方式的出现，有效的改善了传统房产档案管理当中存在的问题与不足，为我国房产档案事业的发展开拓了新的领域，也为房产档案管理事业适应新时代的市场提供了有利的条件。在未来的发展过程中，务必在信息处理与管理设备方面进行不断的更新，坚持贯彻健全管理的长效机制，实现房地产档案数字化管理的真正价值。

[1]田卓冉.对推动房产档案管理数字化的建议与思考[J].东方企业文化，2014(18).

[2]范娟浅.谈房产档案数字化管理[J].民营科技，2015(03)：89-89.

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