陕西高校档案网站调查分析研究

文/吴晓茹

陕西高校档案网站调查分析研究

文/吴晓茹

高校档案网站是高校档案馆对外宣传和交流的窗口，也是为用户提供档案信息服务的重要途径之一，本文以陕西省高校档案网站为研究对象，分析了我省高校档案网站的建设现状及存在的问题，并针对问题提出了改进措施

高校档案网站一方面向用户展示档案馆在档案制度建设、网上办公、档案资源编研等方面的基础业务水平，另一方面以高效、准确、全面的方式为用户提供档案信息资源查询和业务办理等服务，是高校档案馆对外宣传和交流的窗口，是高校档案信息资源的数字化平台，也是高校档案工作接受上级主管部门检查的考核指标之一。

一、陕西省高校档案网站建设现状分析

截止2017年1月1日，陕西省现有普通高等学校81所（不含西藏民族大学和军事院校），拥有独立域名地址且可访问的高校档案网站有18所，由此可见，陕西省高校中利用Internet开展档案信息服务的学校共有24所，占总数的30%。

（一）网站设计方面

通过百度引擎访问上述24所档案网站，发现仅有西安交通大学1所档案网站设有英文版的档案馆简介和服务指南；有33%的高校开通了可以实现的“站内搜索”和“访问量统计”功能；所有网站都设置了“友情链接”栏目并给用户提供了办公电话、办公地点、电子邮箱等联系方式。

（二）业务建设方面

高校档案网站的业务建设反映了该校档案工作的开展情况，在上述24所档案网站中，75%的高校档案网站都包含了“本馆简介”、“通知公告”和“服务指南”这3个栏目，栏目内容也比较扎实；有50%的高校档案网站中建立了“档案管理系统”接口，但外网不能访问；在“档案征集”方面，有38%的高校档案部门发布了相关的通知、管理办法等，取得突出成绩的是西安交通大学的杰出校友影存征集、离退休职工传记征集等。

（三）档案资源服务方面

在上述24所高校中，有83%的高校档案网站在“本馆简介”或“本馆概况”中介绍了其馆藏情况；有29%的高校开通了档案在线查询功能；有21%的高校开通了毕业生档案转递查询功能；有67%的高校档案网站提供了网上展览、校史展等特色档案服务；有33%的高校开展了档案编研、数字兰台等学术资源编纂工作。

二、陕西省高校档案网站存在问题

（一）档案网站建设意识不强

如前所述，陕西省高校中建立独立档案馆网站的仅有19所，仅占总数的23%。在访问高校网站时发现，大部分高校档案馆（室）不是一个独立处（室），而隶属于学校党政办公室，档案工作只是党政办某个科（室）的工作内容之一，容易被党政办的主要行政事务“冲谈”，造成“边缘化”而不被重视。

（二）网站结构不清晰，网页更新不及时

个别高校档案网站的功能定位不明确，重点不突出，网站的栏目设置不合理，导致用户在访问时如同走进迷宫，很难发现所需要的信息资料。一些网站更新不及时，网站的“通知公告”栏目中有的半年更新一次，有的两到三年才更新一次；网站的“友情链接”栏目中，95%以上的高校都存在失效链接。此外，个别网站的页面设计缺乏美感、生动性，网页排版拥挤，字体和图片过于细小，缺乏视频、flash等能够提升视觉效果的档案内容，对网站的用户体验效果带来很大影响。

（三）档案业务建设情况不尽理想，档案网络资源匮乏

在访问的24个档案网站中，虽然有超过50%的高校都设置了“网上办公”栏目，但基本上都基于该校校园网建设，外网不能访问。多数网站存在空设栏目的现象，表现在个别栏目下无内容或显示“正在建设中”、“无法打开此页”，从而降低了用户的访问热情，造成网站的访问量过低。

（四）档案资源服务利用范围狭窄，深度不够

调查中发现，很多高校在档案查询和交流互动方面不能满足用户的需求。高校馆藏档案数字化工作相对滞后，导致网站的查询服务不够深入，不能满足用户的查询需求。在网站与用户的交流互动方面，约80%的高校仅提供了联系电话等单向交流方式，交流互动性不强，虽然提供了“留言板”、“馆长信箱”等可与用户信息交流，帮助用户解疑释惑的栏目，但存在对用户问题反馈不及时的现象。

三、高校档案馆网站建设策略

（一）注重网站前期规划，做好网站的总体设计工作

网站开发是一门复杂的系统工程，有特定的工作流程，只有遵循这个步骤，按部就班的一步步来，才能设计出一个满意的网站，其前期规划主要包括：用户需求分析、功能定位、内容规划、技术解决方案、建设费用、后期维护及拓展等方面。

1.网站用户需求分析和功能定位是网站能否建设成功的决定因素之一。目前高校档案馆网站的服务对象主要是档案管理人员、该校师生、校友及其所在单位，网站的使用目的主要是档案业务办理或档案信息资源服务利用，因此，资源型网站是目前高校档案馆建设网站的主要类型之一。

2.网站整体结构设计要遵循突出重点、平衡协调的原则，合理布置各版块；网页颜色搭配要以提升用户视觉效果为目的，可加入能展现学校办学历史和办学特色的元素提高网站的艺术性和可读性；网站导航栏目的设置不但要做到“提纲挈领、点题名义”，而且还要层层递进，避免混淆。可以通过全局导航、路径导航、快捷导航、相关导航等特色导航服务，为用户提供清晰直观的指引，达到更好地网站体验效果。

3.网站的技术解决方案是决定网站建设质量和功能扩展的主要因素，因此，档案馆要按照有利于技术发展和便于网站功能模块对接的原则，并考虑与目前主流浏览器兼容的因素，在条件允许的前提下采用标准、主流的开发工具、开发语言、数据库技术以及所适用的操作系统等。此外，网站的建设、运营和发展，有很强的路径依赖性，开发网站前要确定好网站的域名，一旦确定后期不能更改，否则会影响网站更新和维护。

（二）加强档案馆基础业务建设，促进档案资源整合

1.加强高校档案制度建设。各高校档案网站都设立了“业务指导”、“服务指南”、“规章制度”等栏目，但调查发现，多数高校的档案管理制度长期没有得到修订，制度的内容已不能适应新形势下学校档案工作发展的需求。因此，高校档案部门应遵循档案工作的规律，以便于操作和执行为目的，按照学校档案实体形式以及档案在立卷、归档、查阅、销毁等各方面的具体要求进行删除、修改、补充和完善[4]，特别是高校各类档案的归档范围和保管期限表的修订，要针对本校实际的归档部门以及各部门的职责范围、工作内容等具体设置，否则难以确保档案的齐全性和完整性，还直接影响到后期档案的鉴定、销毁工作。

2.广泛开展档案的征集、编研和宣传工作。高校档案馆应解放思想，采用灵活多样的征集方式，广泛向全体师生、校友及其亲属、社会关心人士征集学校办学发展过程中涉及人、事、物、景的珍贵文献文物，并加强与学校其他部门间的合作交流，促进档案资源建设与整合。同时，以档案征集促进档案编研工作的开展，不断开发校史、校志、大事记以及杰出校友、优秀师生等专题档案，并运用多媒体及网络技术将档案资源以照片、视频的形式展现，不断增加其文化性和趣味性，吸引用户眼球，增加网站的访问量。还可通过宣传栏、校报、网站、微信等传统媒体与新兴媒体相结合的方式开展特色档案展览，在宣传普及档案知识、传播档案文化的同时，建立与用户沟通交流的桥梁，从而打破档案的“神秘形象”，开创档案共创共享的局面。

3.加快馆藏档案数字化和档案工作信息化步伐。高校档案管理部门应按照国家对档案资源“存量数字化、增量电子化”的信息化战略部署，尽快推进馆藏档案的数字化进程，同时，要结合学校整体信息化工作安排及要求，考虑与学校其他部门办公自动化系统的有效对接，建立档案“网上归档-网上查档-网上阅档”的一体化档案管理软件，实现电子文件的即时归档和档案全文检索等功能，不断提高档案管理效率和服务水平。

（三）利用科技创新手段，提升档案服务质量

1.树立社会化服务意识。高校档案馆要突破校内服务理念，不断扩大网站的服务范围，通过建立一系列服务系统平台，如档案管理系统、毕业生相册、毕业生档案转递查询系统、出国翻译系统、学历学位认证系统等，将网站的服务对象从校内师生、校内单位拓宽到校友及校外用人单位等社会群体，从而不断提高网站的知名度和利用率。

2.强化网站的检索利用服务功能。网站检索是网站服务的核心功能，因此，高校档案网站应主动为用户提供诸如“站内搜索”、“全文检索”等可以帮助用户快速、准确、全面找到所需信息的检索功能，还应该为用户提供可能需求的相关网站的链接服务，如兄弟院校档案网站、国内学术性档案网站以及国外一些知名高校的档案网站等。

3.增进与用户的互动交流服务。档案馆网站应增加对Email、馆长信箱、留言板、微信等网络社交手段的应用，加强与用户的交流沟通，从而深入了解用户的需求并从中发现用户所关注的热点问题，不断促进档案网站的资源建设和功能完善。

（作者单位：西安建筑科技大学档案馆）