圆桌趣谈

圆桌趣谈

国家档案局《关于进一步加强档案安全工作的意见》的出台和全国档案安全工作会议的召开，将档案安全工作提到了一个前所未有的高度。本期邀约的三位领导、专家分别从提高档案安全意识、健全档案安全工作制度、加强档案基础业务建设及档案馆建设等方面，对档案安全工作的强化进行了全面解读，希望能对全省档案安全工作机制和档案安全体系的建立有一些帮助。

闫佳敏淄博市档案局局长

确保馆藏档案的安全保管是“五位一体”国家综合档案馆的首要任务和最基本要求。作为档案安全保管基地的国家综合档案馆，要主动作为，“软硬兼施”，将构建档案安全保障体系之重担牢牢扛在肩上。

加强档案馆库硬件建设，夯实档案安全第一道防线。符合标准的档案馆库是档案安全最重要的保证。就当前而言，县级档案行政部门要紧紧抓住省“两办”出台《关于加快推进县级国家综合档案馆建设的意见》这一政策利好，不等不靠、积极争取，严格按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求，全面推动档案馆舍的新建、扩建和改建，把县级国家综合档案馆建成能够满足未来若干年需求的坚固、安全、符合档案保管要求的现代化档案馆，为档案安全打造第一道防线。而完善的档案馆库安全设施，则是保证馆藏档案安全的最有效防护网。重点是安防系统、业务监控系统、自动报警系统、自动灭火系统、温湿度控制系统和门禁系统等安全设施建设，实现档案安全管理的自动化和可控化。

健全档案安全工作制度，提升档案安全管理软实力。档案安全既涉及档案实体，又涉及档案信息，具体体现在档案工作的接收、保管、整理、鉴定、利用和数字化等各环节中。要针对不同的工作环节，制定务实管用的档案安全工作制度。要统筹兼顾，突出重点，针对不同的档案载体、不同的保存状况、不同存储环境等因素，明确档案安全防范重点，制定行之有效的档案安全保障方案，打造切实可行的档案安全保障体系。同时，要积极开展档案安全文化建设，将安全思想贯穿于档案工作各个岗位、环节中，把确保档案安全时刻放在优先位置，让维护档案安全成为行为自觉。

察档案安全之“未病”，将安全风险消弭于无形。“上医治未病”。个人以为，档案馆安全保障体系建设其关键之处在于两点，其一是能及时发现室温高、湿度大、安全设施运行异常等各种潜在的风险隐患苗头，及时加以消除，切实做到禁于未萌、止于未发；其二是在人为不可控的灾害发生后，能将损失降到最低点。基于此之考量，一是定期开展档案安全风险隐患排查治理工作，并逐步实现常态化、制度化、标准化，力争把风险控制在隐患形成之前、把隐患消灭在事故发生之前；二是定期开展档案馆应急预案演练，提高工作人员的安全意识、风险防范意识和突发事件应对能力，真正建立起档案馆快速应急反应体系；三是定期开展电子档案异地容灾备份工作，逐步实现市、县（区）两级全部馆藏电子档案数据的异地容灾备份，切实做到重要电子档案数据“有备份、可恢复”。

马奎国山东省档案局档案馆（室）业务处副处长

档案安全是档案工作的底线，是档案事业的根基。2010年国家档案局在成都召开了全国档案安全体系建设工作会议，今年6月又在天津召开了全国档案安全工作会议，充分说明了国家档案局对档案安全工作的高度重视。去年4月国家档案局还印发了《关于进一步加强档案安全工作的通知》，对各部门各单位扎实做好新形势下档案安全工作提出了明确要求，并对档案安全风险进行了梳理。结合我省实际，笔者认为目前影响我省档案安全的问题和风险还一定程度存在着，我们应从以下三个方面开展工作，预防档案安全事故的发生。

一是档案安全意识有待加强。档案安全的最大危险是人的疏忽，认识不到风险才是最大的风险。许多档案安全事故的发生，就源自于人的认识不到位、思想不重视，从而没有采取必要的防范措施。相比其他行业和部门，档案部门出的安全事故较少，这是我们档案部门努力的成果，但这也容易导致我们对档案安全的警惕性不够。随着经济社会的快速发展，档案工作面临的内外部环境日趋复杂，危及档案安全的传统风险与非传统风险日益增多，特别是档案安全事故近几年仍有发生，像我省就曾发生过因管理不善造成档案被变卖丢失问题，甚至发生了监守自盗的严重事件，性质极其恶劣、危害十分严重。这些情况警示我们，档案安全意识必须加强。各部门各单位分管档案工作的领导和档案工作人员，必须要树立“档案安全事关党和国家根本利益”的思想，必须要树立“安全第一”的思想，必须要树立“安全问题无所不在”的思想，必须要树立“安全问题人人有责”的思想。要时刻把档案安全放在心上、抓在手上。要把档案安全作为首要目标，谋划和推进工作必须首先考虑是否影响档案安全、能否确保档案安全，凡可能影响档案安全的必须慎重考虑，凡无法确保档案安全的必须坚决停止，任何时候都不能以牺牲档案安全为代价。要把档案安全融入各项工作，无论是传统的档案收集、保管、利用，还是档案数字化与档案信息系统的建设、运维、使用，无论是制定规章制度、标准规范，还是开展执法检查、业务考核，都要增强档案安全意识，把确保档案安全、维护档案安全的要求贯穿其中。当档案安全与其他事项无法兼顾时必须优先保证档案安全，当出现经费紧缺、用房紧张等实际困难时必须优先满足档案安全需要，任何时候都不能挤占、挪用档案安全经费以及档案库房等设施。

二是安全制度建设和执行有待完善。安全规章制度是一切安全工作的保证。近年来，我省各级档案部门在完善档案安全制度方面做了大量工作，制定了一系列规章制度，初步形成了比较完善的制度体系。但在制度的务实管理和制度执行方面还存在一些问题。比如，各机关和企事业单位都制订了文件材料归档范围和保管期限表，但大家是否真正吃透了国家档案局8号令，真正结合了本部门本单位实际覆盖了单位的每一个处（科）室？是不是存在着简单照抄照搬，“复制”其他单位的问题？在执度的执行上，我们每一家综合档案馆进出库房制度中都规定“双人进库制”，但大家是否都认真执行了呢？所以，各部门各单位今后还要进一步强化制度建设。一是要抓好制度的废改立。要对现有制度加以全面梳理，该废止的废止，该修订的修订，对现实工作急需但还没有建立的制度要抓紧研究制定。各项制度之间要确保相互衔接、成龙配套，切实避免“制度空白”和交叉重复。二是要抓好制度的执行。制度的生命力在于执行，决不能“制度如林、落实无人”，让制度成为形同虚设的“纸老虎”“稻草人”。执行制度必须持之以恒、杜绝例外，决不能管一阵放一阵、严一阵松一阵，更不能因人而异、因事而异，高度警惕“破窗效应”对制度公信力和约束力的严重损害。

三是档案基础业务建设有待强化。抓好档案基础业务建设，对于确保档案安全至关重要，可以说是档案安全的第一道防线。从我省情况看，需要加强的档案基础业务还很多，目前首要重点是抓好县级国家综合档案馆建设，这是写入今年《政府工作报告》的。从近期省局赴17市开展档案安全风险隐患排查治理调研指导的情况来看，已经列入今年建设计划的不少县目前仍未开工。档案馆建设是档案安全最基本的保障，各级各部门一定要不折不扣贯彻落实省委省政府部署要求，从讲政治的高度全力推进档案馆建设。今年已经列入建设计划尚未开工的县级档案馆，要采取有力措施，加快工作进度，确保年底前开工建设；计划明年开工的要提前行动，做好开工前的各项准备工作。要按照国家有关标准要求，努力争取把新档案馆建成面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、信息化程度高、服务便捷、节能环保，满足“五位一体”功能要求的现代化档案馆。另外还要加强档案信息化建设，这也是写入了今年《政府工作报告》的。其他还有，如认真贯彻国家档案局8、9、10号令加强档案资源建设；做好国家重点档案保护与开发工作；开展档案解密和开放鉴定工作等。以上都是事关我省档案事业发展的核心工作、基础工作，一定要扭住不放，坚持不懈抓实抓好。

梁辉济宁市档案局副局长

国家档案局《关于进一步加强档案安全工作的意见》是现在与今后一个时期关于档案安全建设的重要指导性文件。该文件的出台将档案安全要求融入到档案业务工作的全环节、全流程，档案安全的内涵与外延也都有了创新性的深化与拓展，构建起全新的档案安全观。目前，全省档案馆建设正在全面铺开，档案馆是档案安全的基本保障，档案馆建设一定要贯彻落实国家档案局提出的全新的档案安全理念。

一要妥善解决档案馆行政属性与文化属性之间的平衡问题。档案馆的选址与设计一直在行政定位与文化定位之间徘徊，体现为两种倾向，一是与地方行政中心建设相融合，二是与文化中心相集中。按照“构建国家基础性战略资源”安全观的要求，个人认为档案馆的基础定位是“保管党和国家的珍贵档案资源”，要以服务党委、政府中心工作为重点，档案馆建设选址应尽量与地方行政中心相近，方便档案业务指导，方便档案移交与利用，方便“馆室一体化”建设。但在设计上，要力戒把档案馆建设成绝对封闭安全的仓库类建筑，同时，档案馆应为相对独立的建筑，要杜绝与行政中心构建为融合式、一体化的建筑，因为档案馆要兼顾开放与社会服务。

二要妥善处理档案利用与保管之间的安全关系。按照传统的狭义的档案安全，即保管安全的角度要求，档案馆及库房一般为相对独立的封闭空间，与办公区分隔开。虽然保证了保管的安全，但库区与档案利用场所，如检索工具室、阅览室、复印室等距离较远，不单增加了出人库房、调卷还卷、运送的长度，给利用带来不便；同时也增加了运送过程中档案安全的不确定性，特别是运送通道如果途径办公区域、开放区域，会陡增意外和安全隐患。按照利用安全的新理念，档案馆建设要充分考虑保管安全与利用安全之间的平衡，库区既要相对封闭，又要与阅览区相贯通。同时运送通道应当是封闭的，要注重档案在传输中的安全问题。

三要妥善解决开放区域与馆库、办公区域之间的安全问题。这里所说的开放区是指档案展览与陈列区。按照“五位一体”档案馆功能定位要求，作为爱国主义教育基地的档案馆，建设一定规模的展厅必不可少。目前的档案馆建设规范中没有明确展厅的设计要求，以往的展厅都是在档案馆中选取一、两处较大的房间，由于不是专门设计，往往与办公区、开放区交织在一起，不利于档案安全，不方便对社会、对公众开放。以此在新档案馆建设中，既要优先保证库房的安全、办公的要求，又要最大限度的方便社会及公众进出参观，特别是人员较多时，还要注意人员的疏散与安全。展览区与陈列区的设计要符合专门的工程要求，要相对独立，有专门的进出通道、安全门、疏散路线，做到开放安全。

四要妥善解决信息化管理手段与传统管理手段之间的安全关系。数字档案馆或者智慧档案馆是档案馆建设的方向，保证数字档案馆与新馆同步规划、建设是现阶段档案馆建设的必然要求。档案馆信息化建设是一个系统工程，包括软件、硬件和环境，信息安全比较传统载体档案的安全，无论在技术上、经费上、人才需求上，都有着更高更复杂的要求。但本人仅从建筑布局角度，谈点管见。档案馆信息化建设的直接载体是信息中心建设，信息中心涵盖的功能用房很多，应包括电子库房、备份中心、机房、监控室、电子阅览室、数字化加工场所等，传统的档案馆建设标准中将其笼统地划归技术用房，没有进行专门规划，这是不准确的。信息中心建设要在设计和建设中给予充分重视。要相对独立，相对集中，方便设备的管理、使用、维护。不能过于分散，安置在边边角角，各自为战，不利于管理和安全。要符合电子档案库房专用建筑标准要求，做到防雷电、防静电等。要注意市长加工场所与档案实体管理场所之间的安全衔接。

档案在经历了规范化管理之后，便开始进入科学化管理的第二个层次，即精细化管理。那么，下一期“圆桌趣谈”的话题，就是什么是档案的精细化管理？如果进行档案的精细化管理？有意参与讨论者，请将稿件发到sddajy66@sina.com邮箱。