论纸质档案与电子档案的并存管理

文·吕旭明

论纸质档案与电子档案的并存管理

文·吕旭明

随着社会信息化的不断发展，电子档案逐渐出现在办公自动化和计算机技术广泛应用的大环境下，档案管理工作电子化和信息化水平得到很大程度上的提升，传统的纸质档案管理工作模式发生着深刻的变化。如何促进纸质档案和电子档案有机结合、使两者优势互补，对档案管理工作的长远发展具有重要的现实意义。

一、纸质档案与电子档案的特征比较

纸质档案是以纸张为载体记录的档案。电子档案则是依托计算机技术，采用电子编码的形式存储于特定介质（包括磁盘、光盘等）上的档案。二者既有共性又有区别，在实际工作中各有利弊，共同为使用者提供服务。

（一）纸质档案与电子档案的共性

1.档案管理的信息记录完整性一致。无论是纸质档案还是电子档案，都是人们以实践活动为依据，对信息进行收集、整理而形成，本质上都具有档案的特点，对档案信息的记录要求是一致的。纸质档案资料的分类、整理、编码、储存，需要完整的信息。电子档案资料则是以纸质档案为基础，在不改变档案所记录信息的前提下，将纸质媒介的信息载体转化为电子媒介，其完整性需要与纸质档案保持一致。

2.档案管理的管理理论一致。纸质档案管理和电子档案管理的管理理论是相通的，电子档案管理仅是利用信息和互联网技术，将传统的纸质档案信息数字化和虚拟化，其本质和精神内核并未改变。《档案法》对纸质档案和电子档案同时适用，二者所依据的管理原则和工作原理是一致的。

3.档案管理的服务性一致。档案管理工作所要实现的价值就是为档案使用者提供可查阅和借鉴的原始信息资源，从而满足使用者对档案信息资源的使用需求。纸质档案和电子档案的作用均在于此，二者所服务对象的社会性和层次性是相同的，在实现信息资源共享和促进社会发展方面发挥着同样的作用。

（二）纸质档案与电子档案的区别

1.归档方式不同。纸质档案从收集到组卷，要经过人工对文件的分类、排列、编号、编目等环节，归档流程环环相扣、相对繁琐。电子档案则是依托计算机技术，利用已有的档案管理软硬件设施及数据库，省略了纸质档案的立卷、归档、分类等环节。

2.保管方式不同。纸质档案以纸张为存储介质，以实物形式为存在方式。它的物理性质决定了其保管需要占用较大的存储空间，同时需要投入大量的人力、财力、物力。电子档案则是通过对信息的数字化和编码后存储于电子介质，以虚拟的形式存在。它的档案信息容量大、体积小，其保管可以有效地节约档案的占用空间，简化档案管理的环节和流程。

3.查询方式不同。纸质档案在查询时需要人工查找，且只能在特定的时间、地点提供给特定的使用者阅读，对同一档案原件的查询可能会影响到其他人员的利用。电子档案录入后便与原信息载体无任何关系，一个终端的电子文件可同时发送至多个终端，其查询和利用通过简单的计算机操作就可以实现，不会因一方对档案的查询而影响其他人员的使用。

（三）纸质档案与电子档案的优缺点

纸质档案与电子档案同样作为档案管理的一种方式，都是档案形成者实践活动的真实记录，但因它们的载体不同，所以存在着各自的优劣势。分析二者的区别与共性，可分别得出其优缺点。

1.纸质档案的优点

（1）稳定、安全。纸质档案以纸张为信息记录的载体，是由最初使用的文件直接转化而来，相对于电子档案而言，更具有稳定性。比如，因载体与信息统一，纸质档案能够客观地记录历史情况，其记录的信息是原始的；原始资料一旦形成信息就很难更改，这就决定了纸质档案被变更的风险小、安全系数高。

（2）完整、真实。纸质档案的制作过程虽然复杂，但依据《归档文件整理规则》，档案整理的各个环节缺一不可，其制作是由特定的责任者、在特定的条件下完成的。从编制完成的材料，到档案的各种标注，如文字、图片、签字、印章等，都体现于档案之中，档案信息记录真实而完整。

2.电子档案的优点

（1）共享性强。电子档案以数字化形态存在，突破了时间和空间的限制，极大地扩展了资源共享范围，改变了过去人们只能去档案室查阅资料的方式，使异地使用成为现实，提高了档案的利用率。

（2）操作便捷。电子档案所依托的电子介质，具有储存密度大、记录速度快等特点。档案管理人员可通过简单的计算机操作进行查询和利用，不管是档案移交还是复制、修改，电子档案都较纸质档案操作方便。

二、纸质档案和电子档案并存管理

纸质档案与电子档案各有优势，在实际应用中可以将二者有效结合，使二者相互融合，互相利用。

（一）建立两套管理系统

由于电子档案在收集时间和方式，以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案，在纸质档案与电子档案并存期，应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道，使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件，以便在有关业务处理上协调一致，方便利用。比如，在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性；或是把一些利用频繁，需要传输、联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。

（二）实行电子档案集中管理

由档案部门统一管理电子档案，不仅可以保证电子档案从收集到归档、从存储到保护整个环节严格按照档案管理程序进行，有效避免非专业人员管理档案可能造成的文件丢失和破坏，还可以建立有利于归档电子文件之间以及归档电子文件与其他载体档案之间的有机联系，并对电子档案进行专业性开发，使之发挥最大的作用。

（三）建立科学合理的管理制度

由于电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护应贯串于电子文件的整个生命周期。在这个过程中，档案管理的重点是过程而不是档案本身。因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下的信息丢失。同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况.

随着信息化的快速发展，电子档案管理是实现信息系统化管理的重要手段。由于电子档案操作便捷，系统内的信息容易进行更改和传递，在实际的工作中会有一定的安全隐患，所以在工作中还需要进行辅助管理。纸质档案管理就是对电子档案管理的监督，只有两者结合，才能保证档案管理工作顺利进行。也许在未来的某一时段纸质档案会消失，但在当下纸质档案还有着它的中要作用，还需要加强管理。

（作者单位：威海市城市管理调度指挥中心）