城乡建设档案整理技术的比较

文·杜锦

城乡建设档案整理技术的比较

文·杜锦

进入21世纪以来，我国建设工程事业发展迅速。城乡建设是一项系统化的工作，也存在较大的难度，为了使城乡建设具备科学有效的数据信息支撑，做好城乡建设档案整理工作非常重要。档案整理，是将历史原貌的维护作为基础目标，进一步在档案实践管理工作当中，将零散形成的文件通过档案整理，构建起有效的历史联系，进一步为相关建设工作提供必要的档案信息支持[1]。近年来，在网络信息逐步发展的背景下，城乡建设系统的档案整理工作也逐步从传统的纸质管理转向网络电子方向管理。为了提高档案整理管理的质量，有必要关注一下档案整理技术的应用。

一、档案整理技术的主要内容分析

在城乡住房建设工作当中，档案整理非常重要的一项工作，对于档案工作人员来说，在日常档案工作开展过程中，需要了解档案整理涉及的技术，并掌握相关技术内容。

（一）全面整理技术内容

全面整理指的是在档案整理过程中需从全方位角度考虑，对与档案相关的所有内容进行整理，因此也称之为全过程整理。全面整理工作的开展需具备一定的条件，即一相关企业或机构的档案工作健全；二相关企业或机构的档案工作能够顺利、有序地开展；三在未进行系统化处理的档案中较为适用[2]。比如部分没有通过系统化处理的历史档案，又比如企业或者机构在档案工作开展不顺利的情况下，又存在一定数量的没有通过系统化处理的档案等，在上述情况下便可以采取全面整理技术，从而确保档案整理工作的优化及完善。

（二）局部整理技术内容

局部整理指的是针对现已收入档案室，虽然通过系统化处理，但是仍旧存在不合格的情况，针对这部分不合格的档案进行局部整理。严格意义来说，局部整理主要针对不合格的部分档案采取修正、调整措施，可以让档案得到完善，避免档案不合理问题的出现，比如：缺失、片面、遗漏等等[3]。从档案整理实际工作来看，局部整理可以在一定程度上节省档案整理的工作量及时间，并达到完善档案的目的，最终使档案信息得到有效保护。

（三）指导性整理技术内容

我国相关法律条例中，明确指出档案部门有必要在档案整理工作中实施指导性整理措施，以此使归档文件的质量得到有效保障，同时使档案管理的要求得到有效满足。严格意义上来讲，指导性整理是由文书或者业务部门进行的，由档案部门相关工作人员针对归档文件进行指导性整理。指导性整理在全面整理和局部整理层面上看，具有补充的特征，能够进一步使档案整理得到完善。值得注意的是，指导性整理人员需具备丰富且专业的理论知识及技巧能力，从而确保能够完全胜任此项工作。

二、档案整理技术的类型及比较分析

上述分析，让我们对档案整理技术涉及的内容有了一定的了解。在网络信息逐步发展的背景下，现代档案整理工作也转向了电子整理，因此进一步涵盖了元数据档案整理和非元数据档案整理两大技术类型。

（一）档案整理技术类型

1.元数据档案整理技术。在元数据档案整理技术的应用下，可应用计算机网络及相关技术，使“电子政务”得到有效实现，进一步使“电子政务平台”成为日常行政管理的基本工具。对于元数据档案整理技术来说，能够使文件实体整理和档案历史联系整理实现有效分离，进而使档案整理体现出多元的特点。

2.非元数据档案整理技术。从我国档案管理工作来看，非元数据档案整理技术，指的是档案实体整理和档案历史联系整理相互分离的一种档案整理技术。可以使档案历史联系的多维化得到有效实现，最终形成由文件的实体结合与档案历史联系的记录两种物质实体共同构成档案。

（二）档案整理技术比较

一方面，元数据档案整理技术和非元数据档案整理技术比较，有一定的共同点，即均需要遵循尊重历史的原则，并实现文件实体整理以及档案历史联系整理技术的分离。另一方面，从两种档案整理技术的不同来看，随着计算机技术的发展及应用，同时随着自动化的发展，元数据档案整理技术要比非元数据档案整理技术高。但是，从我国发展元数据档案整理技术来看，存在较多的阻碍因素，因此有必要将部分元数据档案整理技术的高自动化要求舍弃，在不改变档案工作机制的基础上，进一步促进电子档案文件与实物混合的管理方式。总而言之，不能简单地以计算机技术的应用程度为依据，对档案整理技术的长短进行判断。

由于在现代网络技术、计算机技术发展的背景下，我国城乡房屋建设过程中利用元数据档案整理技术的情况较多，因此以元数据档案整理技术为例，在城乡房屋建设档案整理工作过程中，便可以积极开展业务管理系统的开发，从前期档案登记备案到对档案接收、档案查阅等进行验收；与此同时开展统一平台建设，使业务全过程在一个系统中展现出来，从而随时能够掌握建设工程各业务工作在哪些环节、人员管理范畴，进一步了解档案进展情况[4]。此外，还可以构建档案服务中介微信群或QQ群，各单位建设档案交流微信群或QQ群，及时上传各类文书表格范本，实现在线咨询等业务，并进一步充分利用互联网、电话、短信、函件等形式提供审批项目的受理、咨询、送达等服务，从而提升档案整体服务水平。

档案整理的技术内容主要有全面整理、局部整体以及指导性整体等，在实际档案整理工作开展过程中，会涉及元数据档案整理技术和非元数据档案整理技术的选择。通过分析研究，发现元数据档案整理技术更适合现代网络信息时代的发展。因此，在城乡房屋建设工程开展过程中，可以利用元数据档案整理技术，提高档案整理工作的质量，进一步促进城乡房屋建设事业的发展。

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[1]赵春苗.档案整理技术的比较研究[J].科技创新与应用，2014，08:245.

[2]张葆霞，岳玲玲.现代档案整理技术的判断标准[J].科技情报开发与经济，2013，18:127-129.

[3]熊豆豆.高校档案整理存在问题及对策[J].中国档案，2016，01:54-55.

[4]周晓梅.全新视角下的档案整理认识[J].中外企业家，2015，36:170.

（作者单位：滨州市住房和城乡建设局）