浅谈企业档案管理体系的构建与运行

文·鹿敏

浅谈企业档案管理体系的构建与运行

文·鹿敏

企业档案是反映企业研发、生产、经营、管理等活动的历史记录，在明晰企业产权、规范企业管理、促进企业运营、维护企业权益、构建企业文化、适应市场经济建立可追溯体系等方面具有不可替代的重要作用。实现企业档案规范管理与有效利用，是企业生存与发展的内在需要，能否实现这个目标，取决于企业档案管理体系的构建与运行情况。

一、企业档案管理体系的构建

笔者认为，企业档案管理体系由“人”“物”“制”三要素构成，本质是在“物”的保障下，按“制”的要求，通过“人”落实到工作中去，核心意义是为企业档案工作有序开展提供支持和保障。

（一）人

“人”，是指开展企业档案工作的组织架构和组织体系，主要包括档案工作领导小组、承担档案工作的部门或专职人员、档案工作体系。

档案工作领导小组应由企业分管领导、职能或承办部门、各项目工作部门负责人、档案部门负责人组成企业档案工作的领导体系。企业档案工作分管领导是企业档案工作的总责任人；各职能、承办部门和项目工作部门负责人主要是对部门、项目的文件材料形成、积累和归档等工作进行领导和管理的责任人员；档案部门负责人是组织、协调和落实企业档案工作的责任人员。

档案机构设置。企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。

档案人员配备。企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。应保持档案人员相对稳定。

档案工作体系。企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。

加强“人”的建设，旨在为企业档案工作的开展提供组织保障，理顺企业档案工作的领导关系及工作体系。

（二）物

“物”，是指开展企业档案工作所需要的物质条件，主要如下：

档案库房。档案库房是档案保管的最基本的物质条件，直接影响档案的保护效果。档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有必要的存储空间。

业务技术用房。业务技术用房应满足接收、整理、修复档案的实际需要。企业可根据工作需要设置档案接收、整理、裱糊、消毒、复印、数字化、缩微以及安全监控等用房。

阅览及陈列室。阅览室应邻近档案办公室和档案库房，环境安静。陈列室（展览室）宜设置在适于观览的场所。

档案保管装具。档案柜架应牢固耐用，一般应具有防火、防盗、防尘作用。应根据非纸质载体档案需要选择具有专用保护功能的柜架。有条件的可采用密集架。各类档案盒规格、式样和质量应符合GB/T 9705、GB/T 11822、DA/T 22和 GB/T 11821的要求。

保护设备。档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气净化器等设备。有条件的企业应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控、监控等设备。

技术设备。配备档案整理工作所需要的装订机、打印机等设备。配备档案修复、利用需要的数码照相机、摄像机、复印机、阅读机等设备。配备信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设备、应急电源。根据需要可配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机等设备。

（三）制

“制”，是指开展企业档案工作的制度体系，包括档案工作规章、档案管理制度、档案业务规范。

1.档案工作规章。档案工作规章是企业根据国家有关档案工作法律法规要求，结合企业实际制定的有关企业档案工作基本的规定性要求，主要包括以下制度：

企业档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的宏观规定和基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，奖励与处罚，解释权限等。

档案工作岗位责任制。是根据不同层级、不同岗位档案工作职责和岗位任务的要求确定的，主要包括：分管企业档案工作领导、档案工作主管部门负责人、档案人员、各业务部门负责人及兼职人员的工作标准、工作职责，奖励和处罚等内容。

档案考核制度。是针对企业各级人员档案工作职责制定的各岗位完成档案工作情况的考核和奖惩办法。

档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。

此外，企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。档案工作列入单位各项工作程序是保证各项工作形成的材料能齐全、完整、准确归档的一项重要保障措施。档案工作不是孤立的工作，它的目标任务是分散在各项工作中完成，因此，在其他各项工作相应的工作程序中要有档案管理的要求，如公文处理、设备购置及会议、活动的举办等，并以制度的形式固化下来。

2.档案管理制度。档案管理制度是要求企业相应的工作或环节应遵守的有关档案管理的规定，包括但不限于以下：

文件归档制度。应明确文件材料归档范围及档案保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。

档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进（出）库要求、库房管理要求和库房管理职责。

档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。

档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。

档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求。

档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。

电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。

数据备份工作制度。包括数据备份职责分工，数据备份的范围、策略和工作要求，数据备份的工作流程等内容。

档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件硬件的操作要求。

离岗交接制度。应明确专兼职档案人员调（离）岗时、交接双方办理交接手续（包括交接内容、数量等）的具体要求。

3.档案业务规范。档案业务规范是企业档案工作具体业务的规范性要求。

档案整理规范。应明确档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。档案整理规范包括档案整理范围，各门类档案整理标准要求，档案整理工作审批、检查、验收等工作流程规定，档案交接入库等内容。

档案分类编号办法。主要内容：档案分类的原则和方法，类别标识及档号的编制，档案分类大纲，档案排架等。

特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。

档案工作规章、档案管理制度和档案业务规范三方面可能有一些交叉，但侧重点和要求不同。其中，档案工作规章以企业名义制定，重在明确档案工作在企业的地位和作用；档案管理制度以主管档案职能部门的名义制定，重在约定共同遵守的企业档案管理规定；档案业务规范以档案部门名义制定，重在规定企业档案管理的具体操作要求。

二、企业档案管理体系的运行

（一）借鉴质量管理原则，建立实施“领导重视、全员参与”模式

文件材料是档案工作的源头，档案是有保存价值文件材料的最终归宿。企业文件材料伴随着企业各项活动的进行而产生，是企业各部门及员工履行相关职能、完成有关工作的原始记录，实际工作中，许多部门及其工作人员往往重视工作及职责的完成和履行情况，却经常忽视在完成工作或履行职责的同时应形成有关文件材料，因此，离开领导重视和全员参与，没有源头上文件材料的形成与产生，归档文件材料的齐全、完整、准确就是一句空话，就是无源之水、无本之木。如同企业产品的质量控制并不只是由质检部门来完成，而是由采购、设计、工艺、环境等共同把好质量控制关一样，企业档案工作单独靠档案部门和档案人员，没有其它部门及员工的相互配合与支持也是做不好的。

“领导作用”“全员参与”是质量管理八项原则的其中两项，对确保产品与服务的质量具有重要作用。“他山之石，可以攻玉”，档案工作也应建立实施“领导重视、全员参与”模式，将档案工作当作企业全员参与、领导重视支持的一项综合性管理工作，将档案管理职责与要求渗透到企业的每个部门每个员工每一项工作当中，细化到企业文件材料形成与产生的每一个环节，换言之，企业领导应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障；企业各职能部门和项目及专项工作负责人应对本部门和项目文件的齐全、完整、准确负责；档案部门负责指导本企业各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

总之，建立实施“领导重视、全员参与”模式是确保企业档案管理体系有效运行的重要前提。

（二）引入PDCA理念，推动企业档案工作持续不断改进与发展

PDCA，最早由休哈特（Shewart，另译做舍瓦特）提出，后由戴明（Deming）予以发展完善，所以又称为“戴明环”。PDCA的含义如下：P（PLAN）--计划；D（DO）--实施；C（CHECK）--检查；A（ACTION）--处置。PDCA循环是全面质量管理所应遵循的科学程序，是质量计划的制订和组织实现的过程，这个过程就是按照PDCA循环，不停地周而复始地运转的。PDCA循环不仅适用质量管理体系，也适用于一切循序渐进的管理工作，包括企业档案管理工作。因此，企业档案工作的PDCA可如下定义：

P（PLAN）计划：档案工作可以概括为“收”“管”“用”仨字，为此，可以把“收的齐”“管的好”“用的上”作为档案工作的追求目标和最终计划。

D（DO）实施：依托企业档案管理体系予以实施，即在“物”的保障下，按“制”的要求，将档案工作计划（或目标），通过“人”予以实施。

C（CHECK）检查：将实施的结果与计划（或目标）进行对比，确认是否依计划（或目标）进行，以及是否达成预定的计划（或目标）。

A（ACTION）处置：对检查结果加以甄别，成功的经验予以肯定并适当推广，失败的方面予以总结并持续改进，未解决的问题放到下一个PDCA循环中去解决。

如上所述，将PDCA理念融入企业档案管理体系的运行之中，将企业档案管理体系构成要素纳入PDCA循环之中，周而复始的进行，一个循环结束，解决一些问题，未解决的问题进入下一个循环，如此螺旋式上升。

随着改革的深入，企业将不断提高对档案工作的认识，进一步加强、规范企业档案管理体系的建设与运行，持续推动企业档案工作的改进与发展，从而更好地发挥其为企业改革与发展服务的特殊作用。

（作者单位：青岛市市政工程管理处）