洪武年间的文书档案管理

2017-01-29张彩霞于海

山东档案 2017年4期

文·张彩霞于海

洪武年间的文书档案管理

文·张彩霞于海

我国文书档案发端可追溯到殷商时代，到明朝时已形成较为完备的文书档案管理制度。开国皇帝朱元璋为了巩固统治，更是将文书制度改革作为其推行行政改革、提高行政效能的重要突破口，推出了很多新的办法和举措，对当下的文书档案管理工作仍具有一定的借鉴意义。

一、严格文书处理规范

洪武年间，明朝在承袭元朝文书处理工作规范的基础上，从多方面加以创新，形成了全新的工作规范，有的甚至一直沿用到民国时期。

（一）规范公文用纸

洪武十七年（公元1384年），朱元璋颁布《定天下诸司文移纸式》，按照各级行政部门和官员的级别将其往来公文、案验公文用纸的尺寸做出了严格、细致的规定：“凡奏本纸高一丈三寸。一品、二品衙门文移纸三等，皆高二尺五寸，长五尺为一等，……”[1]品级越高的衙门，公文纸越大，反之则越小。“官员任内公文纸皆如式者考为一最，有不如式者罪之”[2]。规定各级衙门颁发公文必须照此规定严格执行，明朝的公文用纸规格统一、整齐，为文书档案规范化管理打下基础。

（二）严控公文篇幅

朱元璋勤于政事，每日直接处理大量奏章，对动辄万言却又言之无物的繁文可谓深恶痛绝。为提高行政效率，他曾多次下诏严禁繁文，“其自今凡告谕臣下之辞，务从简古，以革弊习”。要求中书省告诫群臣“凡表笺奏疏，毋用四六对偶，悉从典雅”[3]。洪武六年（公元1373年）朱元璋将柳宗元的《代柳公绰谢表》和韩愈的《贺雨表》颁定为公文样本。洪武九年（公元1376年）十二月，针对“时刑部主事茹太素上书论时务五事，累万余言”，“采其切要可行者四，才五百余言” 下令“颁建言格式”，“使言者直陈得失，无事繁文”[4]。

洪武十二年（公元1379年），针对元末官府文移案牍繁冗，造成的行政效率低下，“命廷臣议减其繁文，著为定式，镂版颁之，俾诸司遵守”[5]。洪武十五年（公元1382年）再次下诏重申：“虚词失实，浮文乱真，朕甚厌之。自今有以繁文出入人罪者，罪之”[6]。

（三）严限公文数量

洪武十四年（公元1381年）“工部事发，考其行移，自洪武十四年五月至十一月终，擅生事务，行下诸司文书一万九千件”[7]。仅在半年多的时间，工部就下发公文 19000 余件，可谓骇人听闻。朱元璋给予严厉的处罚，竟下令将工部尚书薛祥处以凌迟酷刑，可见其对繁文的深恶痛绝。

（四）统一书写字体

根据《大名会典》记载，洪武年间规定臣下所上各类表笺“并用小字真书”[8]，大臣所上奏本必须用《洪武正韵》字体书写，并在末幅标明字数及用纸张数[9]。“凡黄册字样、皆细书，大小行款高低、照坐去式样，面上乡都保分等项、照式刊印，不许用纸浮贴”[10]。书写字体的统一，为文书档案的规范和无障碍交流提供了极大地方便。

二、完善文书工作制度

明朝在不仅文书处理工作规范上加以创新，在文书工作制度方面也做了诸多完善。

（一）行移制度

行移制度实际是明朝的公文交换制度，包括公文的下达、上传和平行交流过程中的规范要求。洪武十五年（公元1382年），定《行移往来事例》，进一步规范公文交换制度：在中央通政司是皇帝的秘书机构，处于公文交换的中枢位置，公文上传或下达都必须层层传递，不允许越级，“六部有事务各处，必须县申州，州申府，府申布政司，转达六部，不许驀越”[11]。同年，“命礼部定诸司文移式。先是，以六部辖各布政使司，察院辖各按察司，五军都督府分辖各都司卫所，惟金吾等十二卫指挥使司系亲军，王府、长史司及护卫俱无统属，文移未定其式”[12]。确定各级行政机构文书行移制度。

（二）勘合制度

公文勘合制度起于洪武年间著名的“空印案”，于洪武十五年（公元1382年）“始置诸司勘合”。“以簿册合空纸之半而编写字号，用内府关防印识之，右之半在册，左之半在纸，册付天下布政使司、都指挥使司及提刑按察司、直隶府、州、卫所收之，半印纸藏于内府。凡五军都督府、六部、察院有文移，则于内府领纸填书所行之事，以下所司，所司以册合其字号，印文相同则行之，谓之半印勘合，以防欺弊”[13]。公文勘合制度有效加强了中央对各级政府行文的管理能力，避免官员营私舞弊，提高公文交换过程的顺畅性和规范性。

（三）驿传制度

驿传制度始于汉，兴于唐宋，明初进一步完备。洪武元年（公元1368年）“置各处水、马站及递运所、急递铺”，其职责是“专在递送使客、飞报军务、转运军需等物。” 为保证公文的时效性和传递效率，对公文的传递时间也有严格要求，“递送公文，依古法一昼夜通一百刻，每三刻行一铺，昼夜行三百里。……若公文不即递送因而失误事机，及拆动损坏者，罪如律”[14]。《大明律》规定：“凡铺兵递送公文，昼夜须行三百里，稽留三刻，笞二十，每三刻加一等，罪止笞五十，其公文到铺，不问角数多少，须要随即递送，不许等待后来文书，违者铺司笞二十”。“凡出使驰驿违限，常事一日笞二十，每三日加一等，罪止杖六十，军情重事加三等，因而失误军机者斩”[15]。要求公文传递必须迅速、高效。

（四）照刷磨勘制度

照刷磨勘是对公文的监察管理制度，是查漏补缺的过程，发现问题限期改正，并对责任人加以惩处。洪武二十六年（公元1393年）定“照刷文卷”，规定“并官吏不致隐漏结罪文状，责令该吏亲齐赴院，以凭逐宗照刷。”照刷之后根据公文的处理情况可以标记为“照过、通照、稽迟、失错、埋没”等五种情况。凡是照刷、磨勘有迟、失错及漏报处以笞、杖刑，涉及“钱粮埋没、刑名违枉等事，有所规避者，各从重论”，“同僚若本管上司、知而不举、及符同作弊者、同罪。不知情及不同署文案者、不坐”[16]。从法律角度建立公文查错、纠错机制，并起到催办和追责的作用，有效提高公文管理效率，减少腐败和懒政现象。

三、健全机构设置和库房建设

伴随着朱元璋对传统行政制度的改革，从中央到地方形成了对应的文书档案管理体系。中央设有中书省、中书舍人、通政使司、翰林院、六科、二十四衙门、五军都督府等不同职能的管理机构，地方省、府、县以及后来设置的三司也设有专门的文书档案管理部门。洪武年间朱元璋还针对性的设立了多种文书档案存放库房，其创造性和先进性对后世影响很大，并成功留存了大量的珍贵档案资料。

（一）专门收集管理元朝文书档案的大本堂

朱元璋十分重视对前朝施政经验教训的总结，注重对元朝档案资料的搜集整理。明朝初平元大都，朱元璋即下诏要求徐达将前朝“秘书监、国子监、太史院典籍、太常法服、祭器、仪卫及天文、仪象、地理、户口、版籍、应用、典故、文字，已令总兵官收集，其或迷失散在军民之间者，许赴官送纳”[17]，徐达遂“封府库，籍图书宝物，令指挥张胜以兵千人守宫殿门”[18]。以此资料为基础，朱元璋在紫禁城修大本堂，收藏、整理元朝政府遗留的文书档案和图书，为明朝延续统治、维护社会秩序提供了很好的借鉴作用。

（二）后湖黄册库

为了便于对户籍、赋役和经济的管理，达到控制人口流动、打击豪强大户的目的，“洪武十四年诏天下编赋役黄册，……册凡四：一上户部，其三则布政司、府、县各存一焉。上户部者，册面黄纸，故谓之黄册。年终进呈，送后湖东西二库庋藏之”[19]。对于黄册的存放库房，朱元璋可谓费心思，南京通政使司右通政杨廉在《后湖志序》中分析道：“太祖高皇帝建都金陵，藏天下黄册于后湖，至太宗文皇帝定都北平，诸司庶各类多随藏以北，独后湖之藏不动如故。祖宗深谋远虑，灼见于此，……其为图籍万年之计，殆无逾于此矣”[20]。后湖黄册库建于南京玄武湖中央，充分考虑了防火和安全问题。为了防止由于湖内水汽蒸腾，湿度过大，对黄册造成的危害，后湖黄册库房创造性的设计为东西相向，库房前后有窗，有利于空气对流，便于通风和早晚日晒，达到防潮降湿的目的，同时又避免中午的过度暴晒对档案的伤害。后湖黄册库无论从规模和设计来说都是当时最先进的档案库房。

四、对文书档案管理体系的意义

洪武文书档案管理制度对用纸、字体、篇幅、数量都做出了严格的规定，并建立了一系列的公文交换、传递、勘合、监察制度，从而形成了一套文书档案管理的有效闭环。文书档案的规范化和制度化，有效的提高了公文的实用性、交换效率，进而提高了行政效率，大大降低了腐败、滥用职权和懒政现象。有明一代，文书档案数量大大増加，专设管理机构和库房増加，技术水平大大提高，专业管理人才得到培养，文书档案运行管理体系逐步完善，大量珍贵文书档案得以留存后世。

作为文书档案管理人员，立足本职工作，从洪武文书中汲取精华为我所用，是当代文书档案工作者毕生的任务。

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[1][2]《明太祖实录》卷一百五十九

[3]《明太祖实录》卷八十五

[4]《明太祖实录》卷一百一十

[5]《明太祖实录》卷一百二十六

[6]《明太祖实录》卷一百四十九

[7]《皇明诏令》卷二

[8]《大明会典》卷七十五

[9]李盘胜.奏本用印问题考辨[J].历史档案，1995（03）

[10]《大明会典》卷二十

[11]《大明会典》卷七十六