《企业档案工作规范》解读

《企业档案工作规范》解读

第六章 企业档案工作制度建设

一、企业档案工作规章的制定

6.1.2制定企业档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。

本条对企业制定“档案工作规定”提出内容要求。企业档案工作规定，是企业根据国家档案法律法规，结合企业管理模式和企业实际，制定的档案工作管理方面的纲领性制定，也是诸项制度中最重要的制度。

企业档案工作规定应对本企业档案工作的基本原则、档案管理体制和档案工作人员的职责、档案管理各项业务等内容做出的规定。可以设总则、档案管理体制与人员配备、企业文件材料形成积累与归档要求、档案整理、档案保管保密、档案鉴定与销毁、档案统计、档案信息开发利用、档案现代化管理、资产与产权变动档案处置、奖励与处分、附则等章节。

1.总则。制定企业工作规定的依据，本企业档案工作的原则与目的。

2.档案管理体制与人员配置。企业档案工作的管理体制，档案部门的隶属关系，接受监督、检出和业务指导的部门；档案工作组织的构成；档案部门的任务与职责。

3.企业文件材料形成、积累与归档要求。文件材料的形成、积累的原则范围；文件形成部门的职责与管理，坚持平时立卷与“三参加”、“四同时”的措施；归档文件的整理与归档要求。

4.档案整理。文件材料的整理原则、标准、整理内容、整理要求。

5.档案保管保密。档案保管的原则、方法、要求；档案库房条件与标准；档案保密的规定。

6.档案鉴定与销毁。档案鉴定工作的原则与要求，鉴定工作组织构成，鉴定与销毁工作程序。

7.档案统计。档案统计工作的原则、要求、方法，统计内容和指标体系设定，统计时限。

8.档案信息开发利用。档案信息开发利用的原则、方式方法，开发档案的范围，档案利用规定、审批程序。

9.档案现代化管理。档案现代化管理原则，现代化管理手段和方法。

10.奖励与处分。奖励与处分的依据与标准。

其他各项档案管理制度都应在该制度的原则指导下，细化档案管理工作内容及操作程序。

6.1.3建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。

本条是要求企业建立档案工作责任追究制度。责任追究的范围、责任追究的对象、责任追究的内容、责任追究的方式和处理办法、追究程序、责任追究的处理期限。

6.1.4制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。

本条是要求企业应建立档案管理应急预案。档案管理应急预案应包括：应急预案的原则；应急领导小组及其主要职责；预案启动、处置程序；应急保障所需的资金保障、物资保障、人力保障；应急处置措施中的及时报警、组织救援遇险人员、对突发事件可能造成的危害和损失做出初步判断，启动相关应急处置预案、对灾害事故造成的受损档案，立即组织力量进行抢救；应急响应和灾后救助，灾害预警、灾情核定及报送、紧急转移安置、档案抢救保护；宣传、教育和培训；责任和奖惩。

二、企业档案管理制度建设

企业档案工作是企业管理基础工作的重要组成部分，建立健全企业档案管理制度是做好企业档案工作的保证。制定企业档案工作管理制度应根据国家有关法律法规，结合企业实际，履行制定规章制度程序，经单位领导审核批准，纳入企业管理制度或标准之中，严格管理并贯彻执行。

企业档案管理制度是由企业权威部门制定的。一是档案管理制度必须出自企业权威部门，并以企业的名义或综合部门审核批准、颁布实施；二是档案管理制度必须按照企业内部规定的程序制作；三是档案管理制度是企业办事规程或行动准则，必须共同遵守；四是档案管理制度应与企业其它管理制度相契合，这样既有利于各项制度落实，也有利于工作协调，避免出现漏洞。例如：岗位责任制、基建管理制度、设备管理制度、财务管理制度等都应将涉及有关文件、档案管理的内容列入其中。

（此部分未完待续）