浅谈交通运输行业档案信息化建设

■闫文静

浅谈交通运输行业档案信息化建设

■闫文静

当前信息技术已渗透到社会发展的各个领域，受其影响档案管理工作也发生着深刻变革，特别是随着现代化交通运输业的发展，要求交通运输行业的档案管理部门必须树立强烈的职业创新意识，以信息化建设推进档案管理工作变革，实现档案存储数字化和利用网络化管理的模式。2014年8月，交通部办公厅印发了《关于加强和改进新形势下交通运输档案工作的意见》，专门就加快推进档案管理信息化建设提出了明确要求。结合多年从事交通运输行业档案管理工作实际，对当前交通运输行业的档案管理信息化建设谈几点粗浅的认识和看法。

一、交通运输行业的档案管理实现信息化意义重大

所谓“档案管理信息化”就是推动档案管理模式从档案实体保管向档案实体的数字化形式转变，从而实现档案信息的采集、服务、查询、调用智能化、高效化管理，为利用者提供快速便捷的查阅服务。数字化档案具有共享性、便捷性、复用性和交互性等特点，对交通运输事业的发展意义重大。首先，数字化的交通运输档案可以呈现清晰完整的图文信息，为交通工程管理人员了解和掌握过去某一时段交通建设情况、施工情况和交通运输情况，加强交通工程的规划建设提供信息服务。科学完备的交通档案信息为推动交通道路工程的施工、维护，更好地保障交通管理正常运行提供监督和评估支持。其次，数字化的档案管理方式更有利于档案管理人员对档案信息数据进行统计分析处理，从而获取肉眼看不到的深层次二次信息，帮助单位领导全面掌握交通运输状况，深入了解交通事业的发展不足。第三，通过建设交通运输行业信息综合应用平台，在平台共享档案文献信息成果，真正实现交通工作人员足不出户查阅所需要的文献资料，极大地提升了工作效率。

二、推进交通运输行业档案管理信息化存在的问题

交通运输行业档案管理信息化建设主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。当前交通运输行业各单位采取有效措施，加大档案管理信息化的建设力度，但仍存在一些问题和不足。

一是工作重视程度不够。部分交通运输单位只重视业务管理而轻视档案管理，认为档案管理只是收集过时的文件材料，只要不丢失、不漏项就可以，投入过多的人力、物力、财力推进信息化建设更是得不偿失，导致档案管理科学化、信息化水平低。

二是基础建设投入不足。部分交通运输单位缺少档案管理信息化必要的硬件设施，而且也没有足够的资金以及技术来发展这些硬件设施；有些交通运输单位虽然购买了不少先进的管理设备，但现有的档案管理人员缺乏计算机方面知识和信息化管理能力，专业知识单一，只能进行简单的操作，计算机的先进作用不能有效发挥。

三是工作规章制度缺失。部分交通运输单位档案管理操作规程不规范，缺乏科学的规章管理制度，档案管理分工模糊，岗位职责划分不清，档案管理登记、统计以及信息化数据的上传、利用等具体工作出现各自为政现象，管理混乱，管理方式落后，信息化程度不高。

四是管理人员素质偏低。部分交通运输单位的档案管理从业人员业务素质和专业技术水平较低，其中一些档案管理人员身兼数职，整天忙于事务性工作，根本无暇顾及档案业务学习、钻研和培训，对基本的档案工作程序缺乏了解和掌握，远远满足不了档案信息化管理建设的要求。

三、加强交通运输行业档案管理信息化建设的对策建议

随着现代化的交通运输业发展，实现档案管理信息化势在必行。交通运输行业各单位应通过完善档案管理制度，加强档案队伍建设，提升档案管理信息化水平，推动交通运输行业档案管理的科学化、高效化建设。

一要主动争取领导支持。只有领导重视，才能保证制度的落实和执行。要争取单位领导在人力、物力、财力方面对档案管理工作进行倾斜，将交通档案管理信息化同其他工作一起作为一个整体统一协调管理，并针对不同工作岗位的工作性质配置专门恰当的工作人员，专人负责，各负其责。

二要提升管理人员综合素质。选送档案管理人员参加档案部门组织的业务培训，使其牢固掌握档案信息化管理相关专业知识，熟练操作计算机办公软件对档案数据进行分析处理，提高档案管理人员的业务能力。要把有一定技术专长的人员安排到档案管理工作岗位上，改善档案管理工作人员的福利待遇和办公条件，提高他们的工作积极性和主动性，从而创造性的开展工作。

三要建立健全管理制度。规范的规章制度是档案管理信息化工作顺利开展的基本前提。交通运输行业单位应当在结合本单位工作实际的前提下，统一制定规范、合理的交通档案管理信息化规章制度，严格按照规章制度开展工作。要建立健全档案信息化管理工作责任制，明确档案信息化管理人员工作职责；建立健全档案信息化管理绩效考评工作制，对档案管理工作人员实行绩效工作制，提高工作积极性；建立健全档案信息化分类管理工作制度；建立健全档案管理定期收集制度，要求各个科室的档案要定期收集后统一送到档案室进行分类、保管，档案管理工作人员也要对档案进行规范管理，提高档案利用率。

四是建立数字化管理系统。

以便捷化、数字化、共享化理念为指导，在交通运输系统内部建设数字化综合应用平台。比如通过建立档案信息网站，以网页的形式提供档案信息服务，提供文件信息在线咨询、搜索、电子文档、实时归档和直接访问，实现系统内部各单位信息资源的合作共享。同时，严格按照国家推荐的信息化管理标准，在实践中按照自身发展的需求和特点不断进行完善，制定出符合自身需要的管理标准体系。

（作者单位：张家口市交通运输局档案中心）