加强基层档案管理之我见

■王 娟

加强基层档案管理之我见

■王 娟

随着经济社会的深入发展，基层（指农村、学校、企业、医院、二级单位等）档案管理工作逐渐融入其中并得到延展，有的趁势而为取得了丰硕成果，可以说基层档案管理工作正面临着千载难逢的良好发展机遇，抓住机遇、借势发展是摆在基层档案工作者面前必须解决的一个重要课题。

一、要高度重视基层档案管理

基层档案管理工作是整个档案工作的基石，是档案事业发展的支柱，只有做实、做好基层档案管理工作，才能促进档案的持续、健康发展，增强档案工作的服务功能，赢得全社会的普遍支持。因此，要切实加强对基层档案管理的重视程度，需要做到如下三点：

一是强化思想意识。各级档案管理行政部门，要从发展壮大档案工作实际出发，肩负起“档案宣传员”重责，广泛深入地宣传档案管理工作，不仅使基层档案工作者深刻认识到档案管理工作对社会和单位的发展具有重大的推动作用，而且要采取多形式、多手段、多方位宣传措施，提高基层单位领导的思想认识，使其自觉自愿地抓好本单位的档案管理工作，形成齐抓共管档案的动力、合力。

二是明确工作职责。各级档案行政管理部门，要根据实际情况，制定科学、系统、合理的档案管理工作规划的具体内容，使基层单位照章行事、履职有据，并将档案管理工作与目标管理责任制有机统一起来，实现档案工作与其他工作的协调联动，共同发展。

三是增加现代化办公设备。

现代化办公设备在当今档案管理工作中具有不可替代的作用。因此，各级档案行政管理部门不仅自身积极争取必须的档案管理工作经费，纳入本级财政预算，而且要指导、引导基层档案工作人员将本单位必需的档案工作经费列入单位预算，不断加强资金投入，配备档案管理所需的现代化办公设备，切实保障基层单位档案管理工作的有效开展。

二、要突出基层档案管理重点

基层档案管理的重点是与基层干部群众权益紧密相关，能够展现基层发展历史的档案，保管好、利用好这些档案，既能丰富档案资源，实现档案工作向下延展，又能有效维护干部群众切身利益，广泛赢得全社会对档案工作的支持。从我地工作实践看，应重点加强以下三个方面的档案管理：

一是民生档案。民生档案涉及面较广、数量庞大，包括房产、土地、社保、医保、病历、学籍、婚姻、工商证照、质监等等方面的内容。这些档案与人们的生产、生活密切相关，是全社会关注的重点。能否管理好这些档案，是新形势下检验档案部门监管能力、执法水平的关键所在。依照归档原则、库房建设标准、查阅利用要求等，采取“民生档案由原单位保管，向群众开放利用，年底向档案部门报送档案电子目录;档案行政部门加强日常执法检查，年底审核涉民单位报送的民生档案电子目录”办法，既规范了民生档案动态管理，又方便了民生档案的利用，是一个一举多赢的有效办法。

二是企业档案。企业档案是反映地方经济社会发展的重要依据，是维护企业职工利益的有效凭证。企业档案不仅有文书档案，还包括会计、科技等类别档案，数量非常多。县域企业经过破产、改制程序后，企业档案一般由其主管部门保管，但主管部门因没有足够库房和相应的保管条件，企业档案面临着受潮、腐蚀、虫鼠叮咬、散乱毁损，甚至丢失等严重安全风险。保护好企业档案就是保护历史、保护企业职工利益，因此档案部门应积极采取措施，创造条件将其接收入馆，并严格按照入馆档案要求进行整理、保管。

三是农村档案。农村档案大都面临着档案人员不专业，档案库房及装具条件差，容易发生发霉变质、损毁丢失甚至私改档案现象，严重影响了农村集体利益和广大农民群众合法权益的维护。为此，建议有条件的地方推行农村档案乡镇代管，设立符合要求的专门档案室，建立和完善农村档案乡镇代管制度，这样既解决了农村档案人员不专业的问题，又确保了农村档案的安全，不失为农村档案管理的好办法。

三、要建立健全基层档案管理制度

没有规矩不成方圆。做好基层档案管理工作，必须建立健全《文件材料收集归档制度》《档案管理制度》《档案保密制度》《档案统计制度》《档案借阅制度》《档案销毁制度》《档案库房管理制度》等各项档案管理制度，使基层档案管理工作做到有章可循，实现基层档案管理的规范化、标准化。特别是在简化整理、强化利用、突出馆藏的今天，各种制度的建立与完善显得尤其重要，用制度去规范、约束基层档案人员的行为，使他们遵循各种档案管理制度开展工作，全面收集材料、正确整理归档、妥善保管档案、依规查阅利用，从而保证基层档案材料的齐全完整，真实反映基层单位社会活动，更好地为广大群众和基层单位提供高效的服务。

四、要加大基层档案工作的执法力度

依法治档，是做好基层档案管理工作的一个重要方面。各级档案管理行政部门，要利用行政权利公开、行政执法公开、责任公开的大好时机，明晰权责，采用合法方式加大对基层档案管理工作执法力度。一要坚持档案工作年度归档立卷检查，使基层单位时时绷紧档案工作这根弦，强化基层档案管理。二要争取与区委、人大、法制办等相关部门的联合执法工作，形成督促检查合力。三要敢于较真，对检查中发现的突出问题，要及时通知被检单位，督促限期整改，情节严重、危害较大的，不论涉及什么单位和人员，追究相应责任，达到惩戒和警示目的。四要有检查结果，检查后要与被检单位交流意见，沟通反馈，要向党委、政府及组织人事部门汇报，作为目标考核和干部任用参考依据，营造全社会关注和支持档案事业发展的环境氛围。

五、建立和完善基层档案员激励机制

基层档案工作反映了基层单位在各项生产、经营活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表和声像等不同形式的历史记录，通过进行科学分类整理形成的各门类档案材料，其最终目的是实现档案的有效利用。档案工作既是辛苦的、默默无闻的，又是专业性强、服务面广的工作。而广大档案工作者是确保历史长河永续流畅的默默耕耘者、无私奉献者。因此档案部门应建立三个机制。一是表彰机制。对每年在档案工作中工作先进、表现突出的基层档案员，要大张旗鼓予以表彰，营造激先策后的浓厚氛围，使基层档案员敢于担当、甘心奉献。二是举荐机制。对连续三年保持“档案先进工作者”的基层档案员，档案部门要积极向各级党委举荐，使他们得到提拔重用，促成“干好档案有出路”的良性循环。三是问题导向机制。对基层档案员在职称、职级、工资、评先等方面遇到的问题，档案部门要视为自己的事，纳入重要日程，尽力与组织、人事部门沟通，确保他们享受公平待遇。通过以上措施，激励基层档案员坚守平凡、创造非凡。

（作者单位：石家庄市鹿泉区档案馆 ）