档案服务公务用车制度改革工作的思考

■李伟旭

档案服务公务用车制度改革工作的思考

■李伟旭

一、公务用车制度改革档案工作的内容和意义

目前，中央和省级党政机关公车改革全部完成，大部分地市级和半数以上的县级党政机关完成车改，企事业单位车改工作正在持续推进中。现阶段的公车改革档案工作，是利用文字、图表、声像等形式，对已经基本完成的党政机关车改工作的全面记录。它是体现改革进程，留存历史资料的信息基础；是制订工作措施，服务领导决策的参考依据；是加强总结提炼，推广先进经验的信息载体；是检验改革成果，见证社会发展的数据支撑。因此，做好车改档案工作，充分发挥其利用价值，将为公车改革提供强大的信息资源后盾，有力促进改革的顺利进行。

二、公车改革档案存在问题

1、分头产生，标准不一，系统性和全面性有待加强

公车改革是一项综合性工作，由相关部门分工合作，共同完成。主要有财政部门负责测算和车辆处置、人社部门负责司勤人员安置、审计部门负责审计，机关事务管理部门负责综合协调。公车改革档案由各部门分头收集，工作要求和标准不同，档案收集整理带有主观性和随意性，无法确保公车改革档案的系统性和全面性。

2、模式陈旧，观念落后，便捷性和多元化有待提高

公车改革档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿用传统模式，借助信息化媒体优势的程度不高，不利于快捷地查找利用，不利于客观具体地反映车改工作全貌。

3、缺乏调研，流于应付，编研利用空间有待扩展

公车改革档案工作中，档案人员主要是对现有的资料进行保存、管理，思维停留在被动提供服务的层面上，缺乏主动服务意识和对档案利用需求的调研，缺少对档案资料的编研开发，档案价值没有充分发挥，整体利用效率不高。

三、档案更好地服务于公车

改革工作的措施

1、明确标准，统筹整合，确保车改档案资源的全面性和系统性

车改工作中产生的统计测算、补贴发放、车辆处置、人员安置、车辆管理使用、制度建设等方面的原始资料，将是体现工作进展、查验改革成果、记录改革过程的重要依据，确保其全面性和系统性是车改档案工作的必然要求。一是制订标准，规范程序，做到有章可循。在车改档案工作中，负责车改综合协调工作的机关事务管理部门要切实肩负起档案资源整合，协调统筹的职责。各级机关事务管理部门不仅要做好本部门产生档案的收集整理，还要对其它部门的档案全面管理，制订统一的标准和要求，明确档案收集的范围和责任分工，以制度管理档案，确保各部门车改档案工作有章可循。二是分头整理，统筹整合，确保全面系统。车改工作各职责部门档案工作等要按照统一标准，分头整理，综合部门根据需求统筹整合档案资源，为车改档案全面、系统地归档奠定良好基础。三是提供指导，保持沟通，产生工作凝聚力。各职能部门分头整理车改档案，就像一盘散沙，综合部门出台标准，明确责任后，要进行经常性的沟通、指导、交流，看似不起眼，但对于促进各部门车改工作档案及时规范归档，却有着切实的、重要的凝聚作用。

2、侧重整理，汇总展示，提高车改档案的便捷性和功能性

如何从实际需求出发，对档案进行科学整理，使其易于查找，提高利用效率，并具有展示功能，是档案工作者的主要努力方向。一是针对需求侧重整理。档案人员通过留意档案提供情况，摸清利用者主要需求和使用去向，开展针对性的侧重整理。例如，针对大型综合会议等，需求者多为查找车改工作各部门联络方式、用于临时修改的会议讲话、致辞等的电子文件，档案人员在会前进行侧重性整理，备好资料，确保第一时间，可以将利用者急需的内容提供出来，越是紧要时刻，就越能体现出档案工作的重要作用，也是档案工作者树立专业严谨的个人形象的良好机会。二是汇总展示，突出导向作用。在一般性的收集整理的基础上，档案工作者对查找利用率高的内容进行整理汇总，制作成专题展示册。例如，收集汇总制作制度建设展示册、组织机构展示册、大型会议展示册、部门协调展示册、参考资料展示册等。这些专题展示册，资源集中，便于查找，利用率高，简化了多次重复利用的逐项查找，同时充分展现了车改工作成果，提供了全面系统的专题资料。在细节中，体现档案工作者的积极主动性和良好的专业习惯。

3、扩展思路，主动作为，增强车改档案的多元化和生动性

除了文书档案，音频、影像资料等多种档案形式是多元化档案的基础来源，信息化档案管理的普及为多元化档案形式提供了便利条件。一是突破思维定势，引入直观形象的多媒体档案形式。除了收集文书、图像等。比如大型会议，除了会议材料外，还有会议的照片、视频，这些多媒体资料对于工作的体现更加直观、形象。二是组合加工，将档案具体化生动化。有了基础资料，如何让档案具体生动起来？需要档案人员积极主动地开展工作，将各种基础信息加工组合，发挥优势。比如说，车辆拍卖工作，将前期准备协调、车辆拍卖现场及拍卖成果等的视频、照片、文字、图表等相关佐证材料，以PPT文件形式融合在一起，集视频、图像、文字和声音为一体，在上级考核督查或在改革成果检验中，作为背景展示片播放，将成为生动具体的佐证和展示平台，同时也是档案工作的重要成果体现。

4、提升价值，深入编研，让档案成为车改工作的智囊和参谋

公车改革工作是一项探索性的改革，改革经验及做法需要不断总结研究，改革成效及进展成果需要及时检验论证。因此，档案人员要将各种材料进行归纳、梳理，深入开展编研，形成系统化、有代表性的参考资料，成为车改工作的智囊和参谋。一是系统化梳理，形成参考依据。随着工作的推进，改革的各项制度、各种实际情况的处理办法、各种特殊问题的解决方式，这本身就是一笔财富，对于指导下级部门和为其它地区提供参考有着重要的意义。对这些零散的信息进行梳理和编研，形成系统化的参考依据，是档案的价值提升。比如说，梳理从中央至本地区各级领导对车改工作的批示内容，形成领导批示集合册；梳理本地区公车改革已制订实施的政策，形成完整的制度名录册；汇总各种疑难情况的处置解决办法，形成系统化的工作提示册等。这些编研成果，将成为对本级车改工作决策的有效提示，下级车改工作的重要参考，有助于上级督导检查，掌握情况；本级理清思路，安排部署；下级参考对照，查漏补缺。二是高纯度提炼，总结经验做法。车改工作开展有先后，先开展地区的车改工作的先进经验做法，将为后开展地区车改工作提供较为实际的参考。在网络媒体和通讯高速发达的情况下，车改工作报道广泛出现，档案人员可以针对本地区实际和特点，在海量信息中高度提纯，找出适合本地区的做法和经验，汇总成参考资料集锦，为各项疑难问题的解决和工作推进提供借鉴经验，让档案成为车改工作的智囊和参谋。

（作者单位：秦皇岛市机关事务管理局）