汽车产品档案单套制应用研究

■苏 莉

汽车产品档案单套制应用研究

■苏 莉

在电子化之前就已经积累有大量纸质文件的老牌汽车产品研发企业，随着电子文件的不断增多，信息化系统的逐步开发利用，产品档案的单一纸质化管理正逐渐转变为纸质化和电子化双套管理，这对于汽车产品这样种类繁多，更新频繁的研究开发来说，存在相当大的难度。本文结合汽车产品研发实际，根据档案管理特点，就汽车制造企业在数据管理系统和项目管理系统等信息化系统内如何进行逻辑归档，在不改变原文件的存储方式和固定位置的前提下，如何将系统内的条目实现统一管理并有效利用的单套制管理，进行了探索和研究。

一、某汽车产品档案信息化管理现状

为顺应电子化管理趋势，某汽车产品研发企业对所有的产品档案进行了数字化转化，各类图纸、数模等均在服务器中实现电子化档案的管理。如需下载供生产单位使用的产品档案,由研发部门发出申请，档案部门按照需求提供利用。随着项目管理系统和技术标准系统的逐步开发，原有的PDM(即产品数据管理系统)也扩大了管理范围，将文件类产品档案纳入该系统管理。这三个信息系统分别管理的范围是：项目管理系统管理一些项目管理类的文件，如达标计划，通过率，项目过关结果等；汽车制造设计的二维图纸，三维图，设计零部件说明，设计验证等都在PDM之中，也就是数据管理系统；每种零件，汽车部件，整车的设计研发标准在技术标准系统之中。新车型的产品档案已全部实施系统内管理，这其中一部分是实施纸质档案数字化后上传的,另一部分是系统中直接生成的。如需下发供生产利用,通过档案发放系统进行提供，最终达到存量数字化、增量电子化和利用网络化。但在信息化管理的过程中，因为双套制档案管理的弊端导致了一系列问题。

二、 汽车产品档案信息化管理存在的问题

由于汽车产品开发历史上留存有大量纸质文件，无法短时间内转换为电子文件，而数字化转换过程较为复杂，信息容易丢失，短期支撑力不足，在初期确实需要对产品电子文件和纸质资料同时进行管理保存，也就是采用双套制档案管理。

1.双套制存储档案内容不一致

双套制即电子文件和纸质文件，经常出现二者内容信息出现不一致时该以谁为标准的问题。在汽车产品档案管理的实际操作中，原则仍是以纸质档案为准。但是，按照档案学，档案具有原始记录性的本质属性，而凭证性和参考性是它的一般属性。当双套制文件中两种载体同时具有档案属性的情况下，工作过程中首先产生的具备完整记录作用的载体应该作为原始记录，而通常情况下电子档案经常是最先形成的记录。该问题给产品档案管理人员带来了很大的困扰。

此前电子文件和图纸在没有电子审签之前是不进行签署的，因此不能确保其内容可靠。虽然打印出来的纸质文件会进行评审和领导签批，但是没有人去将纸质文件和电子文件一一核对。如果进行了更改，其审核和签批文件的办理过程无人跟踪，文件的时效性和完整性无人确认，追溯起来也有一定困难，甚至存在一些信息传递错误导致的安全隐患。

2.纸质档案的整理耗时费力

在双套制管理下，诸多电子文件要复制成纸质原件具有很大困难。这是因为，许多产品文件、图纸、数据，元数据已不再采用纸质形态，电子文件因要以信息形态实时输入，而无法或难以转化为纸质文件。这种纸质文件与电子文件并行存档管理的模式，使得档案管理部门难以平衡纸质文件和电子文件的档案数量的一致性，经常因为文件该进行电子化档案管理还是纸质化档案管理而犯难，对于电子化文件转化为纸质档案的复印与整理都非常费时费力。

3.双套制增加成本，降低了管理效率

电子文件和纸质文件同步伴随业务流程运行时，档案管理人员就需要对相同内容的两种文件重复进行处理，档案管理的流程和环节大大增加，工作质量和效率都受影响，尤其是档案管理人员的工作心态也会因重复处理而变得疲惫消极。

此外，研发一套完善的汽车产品信息系统需要动辄数百万的资金支持。汽车产品研发链上的各单位已经上线或正在研发的信息系统，都正在或将要产生海量的具有保存价值的电子文件。如果还按照双套制管理，这样的纸质文件打印、复制、存档区域准备等工作，都会导致大量的资金浪费和人力成本浪费。

三、汽车产品档案单套制管理推行策略

汽车产品研发过程链长，相关审核校对等流程都决定了技术文件产生的时效性不会很高，这样对于汽车产品档案的单套制管理提供了较大的契机，通过无纸化办公来实现办公效率的提升，这对于降低汽车产品企业的研发成本意义重大。单套制以电子信息管理为主、纸质文件管理为辅，以计算机信息化管理为主要工作方式和手段，逐步推行汽车产品研发文件的校核、审批、审核全流程电子化处理的单轨运行机制。

1.提高产品档案电子化率，减少纸质文件

除非因为法律依据要求而必须的纸质文件，比如：含有与外单位或供应商交涉的汽车产品验证报告、相关协议等文件，以必要的签字或盖章确认，以纸质档案进行管理。其它的汽车产品相关文件都以电子文件形式在系统中流转和管理。为确保真实性，在初期，可以将电子档案长期保存，纸质档案能够达到安全保管,不作为重点管理,到了保管期限,进行有效鉴定，根据有关规定，已超过保管期限的也可以予以销毁。这样既可以保存产品信息以供企业长期参考使用，发挥电子文件的价值和作用，又可以减少纸质产品档案的形成数量，降低管理成本。

2.拓展产品档案管理无纸化空间，提升业务效率

充分利用先进的数据管理和网络技术，优化工作流程，在研发人员的申报、申请、审核、审批，授权签字等过程中尽可能实现电子文件传输，最终保留电子文件，对“电子原件”归档即可。对于某些基础性产品文件，若系统中已经有存储相关扫描数据，则可在审批过程中自动调用，以减少产品研发人员重复工作，首先，取消纸质文件填报，实现文件入口电子化。在技术和操作规程的支撑下，为产品研发人员提供方便、快捷的办事途经，系统支撑，完善网上办公窗口，提供规范的格式并规范化流程。同时，采用多元化的传输渠道，拓宽网上办理事项范围。其次，在各校对、批准环节中采用数字证书签名技术，利用信息化控制和授权签名等技术实现全流程的痕迹化管理，对全流程所形成的“电子原件”在流程终端进行即时归档，实现“电子原件”的真实性和完整性，发挥其凭证性作用。

3.加强对产品电子文件的全程管理，实现“电子原件”即时归档

实现对单轨运行产生的电子文件即时归档。产品文件实现全流程网上办公，审批流程完毕后进行“电子原件”即时归档。对研发人员报送的纸质文件，进行扫描，在系统中保存数字化副本，在系统中管理使用。

4.签署流程电子化

开发了OA系统的签审模块，设计人员不必再抱着图纸或文件到处签批，只需将图纸或文件提交签审系统，相关签署人员只需打开自己的工作任务表，即可进行签署。签署完成后，系统自动进入下一审批环节，直至审批结束并归档。实施电子文件签批，直接解决了电子文件的可靠性问题，即使文件需要更换，也能及时修改并审签，保证了电子文件的有效性。

5. 完善信息技术实现电子档案长期可靠保存

为实现汽车产品档案的长期保存，采取定期备份和及时迁移，并结合有效检查来管理。对于备份技术，可以通过建立合理的备份体系，采取在线备份、本地脱机备份及异地脱机备份等备份机制，提高电子档案的数据安全。在迁移技术方面，结合信息技术换代周期和存储介质的寿命，编制相应的迁移技术规范，对系统迁移、数据格式升级、存储介质使用寿命到期等不同时候的迁移方法和目的进行规范，确保电子档案的真实、完整、可用和安全性都不会因为迁移行为而受影响。在定期检查方面，采用定期人工抽检和软件技术随机检测的方法进行，利用人工抽检，对存储在脱机载体中的电子档案是否可用进行检验，利用软件技术检测，对运转中的系统在线数据其真实性和完整性进行随机检验，并对检查过程中发现的问题及时处理，制定再发防止的相关措施。

6.制定制度和规范保障单套制管理的持续性

充分借鉴《会计档案管理办法》《照片档案整理规范》和《基建档案管理办法》等行业指导性管理制度编制汽车产品研发档案管理制度和执行规范，针对档案的源头提出前端控制的归档要求。在业务形成初期，档案部门积极介入归档信息源，并将归档要求制定在业务流程中，发文单位需按要求填写相关信息才能继续进行相关操作。这不仅是对“前端控制”思想的具体实践，通过文件产生单位和档案部门共同把关，最大限度地保证了归档的准确性，也提高了档案形成部门的档案意识。对汽车产品档案电子文件的档案管理工作作为重点进行检查与考核。

通过上述措施的实施，某汽车产品研发企业年节约图纸纸张近两百卷，节约文件打印用纸一千七百余箱，油墨硒鼓近五百个，节约成本超三百万。

结语

作为汽车产品研发企业，由于研发产品的项目繁多，产品档案已成为企业内数量最多，利用最广泛的一个门类。汽车产品档案的单套制管理虽然能在很大程度上为企业提高效率，降低成本，但由于电子档案长期保存的可靠性仍较为薄弱，产品研发部门对于纸质文件的使用仍有一定实际需求，因此严格推进汽车产品档案的单套制仍存在一定的矛盾和困难。随着档案信息化的逐步深入，汽车产品档案的单套制管理应跳出科技档案的管理范畴，自成一体，在企业档案管理部门和汽车产品研发部门的协同下更好的满足企业对产品档案使用及产品档案信息化的需求。

（作者单位：北京汽车股份有限公司）