基于用户的档案信息资源开发利用研究

文 / 崔立影

基于用户的档案信息资源开发利用研究

文 / 崔立影

档案信息资源是信息资源的重要组成部分，蕴含着丰富的知识信息。随着信息时代的到来，档案价值的重要性愈来愈被大家所认识，档案信息资源的开发与利用更是受到了社会高度的重视。文章通过对档案信息资源用户的分析，提出档案信息开发利用要面向社会、面向公众，并对面向用户的档案信息开发利用工作提出了可行建议。

用户；档案信息资源；开发利用

随着以计算机技术、网络技术、云计算等大数据技术为代表的全球性信息科技的发展，人类已大踏步迈进信息社会。信息利用率已成为衡量国家实力的重要指标，谁掌握了信息资源谁就处于主动地位。档案是一种十分重要的信息资源，其作为人类社会生活的原始记录，记载着大量的信息，蕴含着丰富的知识，而且这些信息都是“原生态”的、最可靠的资源，具有无可比拟的开发利用价值。档案真实地反映了人类认识自然和利用自然、认识社会和改造社会的全过程，再现了人类社会的发展过程。[1]档案是人类社会、历史、文化发展的产物，承载着人类文明的记忆，是连接一个民族、一个国家过去、现在和未来的纽带。它不仅是记录人类历史、传播人类文化的重要载体，更肩负传承人类文明的重要使命。随着市场经济的发展和信息社会的到来，科技档案、企业档案在发展经济、推动科技进步方面所产生的经济价值受到高度关注。如何充分开发、利用档案中的知识和信息，发挥效用，减低成本、提高产值，创新科技，提升经济效率，获取最大收益，已经成为各行各业争相探索的新课题。可见，在浩瀚如海的信息资源中，档案信息的地位是不可替代的，积极、有效地推进档案信息资源的开发利用，为社会提供优质的档案信息服务，对经济发展、社会建设、历史传承都具有极其重要的作用。

就目前档案信息资源开发利用现状来看，档案这一珍贵的信息资源并未得到充分的开发和利用，用户对档案信息始终怀有“敬畏”之心，对档案信息的利用持“敬而远之”的态度。在信息技术、传播技术高度发达的今天，档案信息资源的开发利用迎来了前所未有的机遇与挑战，只有勇于抓住机遇，迎接挑战，借助新科技、新理念、新意识，面向用户深度发掘档案信息资源，才能提升档案信息资源的利用率，服务于社会，服务于大众。

一、档案信息资源开发利用的用户分析

我国传统意义上的档案信息开发与利用主要是为满足政府部门、决策部门借鉴、查询需要，满足科研人员研究需要，满足各行业专业人员服务需要，满足公检法、律师、记者等相关人士调查需要。随着信息时代、全媒体时代的到来，大众对信息资源的利用越来越频繁，档案信息资源价值也逐渐受到关注，档案资源已经不再是束之高阁、服务高层的私享资源，而成为人人可查阅、可利用的共享资源。公众对档案信息的利用需求也是五花八门，除日常需要外，还包括知识积累、收藏爱好、休闲娱乐、公众教育，甚至单纯满足猎奇心理等需求，海量的档案信息资源不断满足着各类受众群体的不同需要。[2]根据用户在档案信息利用过程中展现的不同特征，可将其分为传统官方用户和新兴民间用户两大类：

（一）传统官方档案信息用户

传统官方档案信息用户主要包括各级政府机关、企事业单位的决策型领导人员，科研机构或者高等院校从事科学研究的科研人员，社会各行业中的专业工作人员，公检法、律师、记者等专业调查人员等。这类用户在档案信息资源利用中具有鲜明的特点：第一，他们对档案信息的利用具有极强的针对性和目的性，在利用过程中，他们明确需求的目标，了解查询的方向，能够对关注的信息进行横向广度索取、纵向深度挖掘；第二，官方用户对所需档案信息资源的原始性、真实性、可靠性要求极高，获取第一手资料是他们的目标，为确保信息准确、可靠、快速、及时地被获取，往往需要通过档案工作者直接获取信息；第三，他们所利用的档案信息专业性强，这类用户具有一定的专业背景，在档案信息利用过程中，多是利用自身专业领域内的档案信息资源，以达到服务本行业、本专业的目的，因此，他们更多地关注本行业、本领域的文献、资料，呈现专业化趋势；第四，他们对关注的档案信息粘合度较高，具有长期、持续、稳定的需求，无论是决策领导、科学研究还是行业服务、调查调研，都不是短期的、片段式的工作，都需要长期追踪、持续关注，才能达到利用效果。

（二）新兴民间档案信息用户

新兴民间档案信息用户主要指以知识积累、收藏爱好、休闲娱乐、公众教育等日常生活为目的利用档案信息的广大群众。这类用户数量多，范围广，是档案信息体系不可忽视的庞大用户群体。他们对档案信息资源利用有以下特点：第一，由于用户群体庞大，需求种类多样，利用目的不明确，因此对档案信息的利用呈现分散化、自主化、随机化的特点；第二，对此类用户利用档案信息多以趣味性、休闲性为目的，主要用于陶冶情操，满足猎奇心理、精神需求，因此，对档案信息专业化要求不高，极少对档案信息进行广度拓展、深度挖掘；第三，用户流动性较大，公众对档案信息资源的利用没有明确的目标做指引，没有专业性、连续性研究做支撑，对档案信息的粘合度较低。

二、新环境下档案信息资源开发利用工作面临的困难

（一）档案信息资源数字化整合程度有待提高

进入互联网时代以后，信息资源整合开发利用成为发展的大趋势。信息资源的开发、利用、传播、共享多以数字资源形式出现，通过云计算、大数据统计等技术被整合利用，借助全媒体传播方式输送到大众视野中。然而，就档案信息资源管理的现状来看，档案信息资源数字化程度不高，且进程缓慢，馆藏结构单一，各自为政，相互独立，缺乏统一、集中管理，未能形成档案信息数据库，难以实现系统化、数字化的管理体系，不利于用户一站式检索和利用，给档案信息资源的开发利用带来极大不便。[3]

（二）“重藏轻用”的管理模式仍处于主流地位

受到历史、政治、经济、文化等多方面影响，自古以来，“重藏轻用”的管理模式和管理理念，深深地扎根于历代档案人的心中。严格而有效的保管制度和世界领先的古籍保护、修复技术，曾是我国档案界引以为傲的资本。然而，随着信息社会的到来，信息资源充斥着人们生产、生活的方方面面。档案作为信息资源中的一部分，也需要被重新认识。“重藏”理念已经难以适应当今社会的发展，“重用”才是档案信息资源发展的新出路。由于我国档案系统长期处于封闭环境，对新形势的洞察力不足，对新技术的敏感度较低，导致“重藏轻用”管理理念、管理模式长期处于主流地位，理念转变迟缓、被动，档案信息数字化进展缓慢、服务方式落后、开发利用水平低下，多数有开发价值、利用价值的档案信息资源被束之高阁，难以满足档案信息资源的利用需要，难以实现其经济价值、社会价值、文化价值。

（三）档案信息开发利用服务形式和内容单一且被动

目前，档案信息开发利用服务大多采用被动上门服务方式，有查阅需求的用户需自行上门阅览，档案信息服务模式单一、落后、被动，档案信息管理部门始终难以放低身段，让广大用户了解档案、接受档案、利用档案。在这样一个信息爆炸的时代，用户可以通过多种途径获取想了解的信息，而档案信息服务模式落后，便捷性、操作性、互动性都较差，对自身的宣传力度、推广力度不够，致使用户在使用信息过程中很难得到最具原始记录性的档案信息，使得档案信息这一珍贵资源长期蒙尘。而服务内容上，为了确保档案信息的真实性和可靠性，档案信息资源的开发利用大多比较严谨、严肃，趣味性、生动性、易读性较低。如何在时下“快餐文化”、猎奇心理横行的环境中，找到档案信息资源开发利用的出路，打造出深受用户喜爱的、真实可靠又灵动活泼的档案信息资源，成为档案信息开发利用的关键。

三、基于用户的档案信息资源开发利用策略

（一）优化数字化馆藏结构，加速档案信息整合，满足用户需求

充实、丰富的馆藏是优化数字化馆藏结构的前提。只有对有价值且保存完整的档案信息进行数字化，才能更好地满足用户需求，为社会档案信息需求提供服务。因此，档案信息开发利用最基本的前提是优化馆藏结构，扩大信息量，在丰富馆藏基础上，根据用户需求，有计划、有步骤、有甄别地对档案信息进行数字化，保证档案信息的有效开发，提升利用率。

此外，在互联网+时代，要充分发挥互联网优势，整合数据资源，加强档案馆之间联合，实现数据交换，形成大容量、分布式、可共享的档案信息大数据库群，构建档案信息开放利用平台，优化资源配置，提升用户体验；加强档案馆与图书馆、情报部门及其他相关部门的合作与共享，借助现代信息技术、互联网技术、新媒体技术，将各个系统与数据结合，形成一站式大数据服务，扩大服务范围，提升服务质量，满足信息时代用户对海量档案信息的个性化定制和需求。[4]

（二）优化档案信息服务模式，加强互动，拉近与用户的距离

为了提升档案信息服务，便于公众了解档案，利用档案，档案管理部门要致力于以各种形式将档案信息展示于公众，拉近与用户之间的距离。

1.档案陈列与展览。档案陈列与展览是将某一主题的档案信息在档案馆、图书馆、博物馆及其它文化机构陈列展出，系统、全面、真实地展现档案内容，帮助用户获取档案信息。此种方式受时空局限性影响较大，受众人数有限，但最具人文气息，相比于大众传媒、网络传媒的信息爆炸式冲击，这种呈现方式更具真实感、存在感，能够带给用户无可比拟的体验。

2.档案信息全媒体传播。进入全媒体时代以来，媒体形式不再局限于报刊杂志、电视、广播、网络等传播媒介，而是多种媒介、多种渠道、多种平台的融合，针对受众的不同需求，定制最适合的传播方式，提供细化服务，实现最佳传播效果。档案信息的开发、利用也应借助全媒体的发展理念，与大众媒体合作共建档案信息传播利用平台，在海量的档案信息中，筛选出可公开的档案信息，深度挖掘用户感兴趣的档案信息资源，根据用户需求，提供个性化定制服务，与大众媒体合作共赢，有效地开发、利用、传播档案信息价值，构建档案信息全媒体传播平台。[5]

3.档案社交平台互动。随着互联网技术、数字技术的发展，以智能手机、平板电脑为代表的无线数字终端进入我们生活，成为上网、查阅、浏览信息的主流选择。[6]档案信息的开发利用应紧跟科技潮流，通过各类档案微博、档案博客、档案公众号、朋友圈等社交平台，对档案类电视节目、档案类展览、档案政策、档案大事记等档案开发成果进行推广宣传；加强与用户的交流，及时了解用户需求，提高用户粘合度，提升公信度、关注度，扩大档案信息的影响力和吸引力。

（三）面向不同用户，分析用户需求，做好档案信息开发利用工作

不同的用户有着不同的信息需求。我们的开发利用不应一概而论，既要开展面向不同用户的档案信息资源开发工作，又要协助不同的用户对信息资源进行合理的利用。无论是到馆服务还是网络服务，都应有针对性地为用户提供帮助，对于传统官方用户和新兴民间用户，要把握不同的需求，帮助其获得想了解的信息，实现人性化的服务，增强档案部门的社会亲和力。此外，档案信息开发与利用应借助大数据力量，通过分析档案用户关注和浏览的档案信息，分辨用户的个性、爱好、阅览倾向，辨识出用户的阅读喜好及查阅方向，为其提供有针对性的档案信息推送和个性化定制服务，为用户提供更优质的、更多元化的档案信息利用服务，使档案信息开发利用工作真正做到面向用户、面向社会。

[1]李婉月,张煜明.谈谈档案文化价值的开发[J].档案学通讯,2003,(5).

[2]杨静.信息化背景下档案潜在用户的转化[J].上海档案,2015,(6).

[3]刘燕.档案信息资源开发利用问题及对策研究[J].中国管理信息化,2015,(6).

[4]沈东辉,李小璠.互联网+时代档案信息资源开发利用模式构建分析[J].城建档案,2016(6).

[5]柳溪.全媒体时代档案信息的开发与利用[J].云梦学刊,2015,(1).

[6]马仁杰,费燕,王露尧.社交媒体服务模式下的档案用户需求研究[J].山西档案,2016,(3).

G270.7

A

1005-9652（2017）02-0074-03

（责任编辑：虞志坚）

崔立影（1973-），女，吉林农安人，吉林农业大学档案馆馆员，研究方向：档案管理。