大数据时代档案管理模式的创新研究

2017-01-28弓顺芳

山西档案 2017年1期

文 / 弓顺芳

大数据时代档案管理模式的创新研究

文 / 弓顺芳

文章从技术瓶颈、档案部门的职能义务、相关法律规范三个方面详细研究大数据时代下档案管理中存在的问题。针对大数据时代档案管理模式中出现的问题，从管理体系、数据资源体系、利用服务体系、安全保密等方面进行了详细管理模式的创新研究，对于新形势下档案资源管理效率和管理水平的提高都具有重要的意义。

大数据时代；档案管理模式；变革

大数据时代的到来冲击着整个世界，变革着人们的生活、工作和思维方式，同时，对档案管理工作也产生了很大的影响，对档案部门的档案管理能力和水平来说，也是一个全新的考验。大数据时代下档案管理模式的变化，有利于保护各类档案文化资源，优化档案业务流程，挖掘档案增值信息，加强档案管理机构的职能建设，以期达到促进档案事业发展的目的。为了科学应对大数据时代档案管理模式的变化，寻求大数据时代档案管理的有效路径，需要从拓宽档案资源的收集类别、改变档案资源采集方式和建立健全法律规范等方面进行完善，从而建立一种覆盖人民群众的档案数据资源体系。

一、档案管理时代的大数据观分析

大数据时代具有诸多特点，其中最为显著的一点就是数据在短时间内出现海量级的增加，以至利用普通的技术无法对其进行有效处理[1]。著名学者维克托指出：大数据的本质是利用所有的数据对问题进行描述与研究，即大数据时代利用的数据不再使用传统的抽样方法来获得，而是使用所有已知数据。在大数据时代，力求每一个数据对所研究的问题都具有一定的作用。目前，由于大数据的出现时间较短，多数人对其理解还存在偏差，对其所能研究的问题也存在一定的困惑，主要表现在以下几个方面：（1）具有庞大的数据量。大数据所描述的不仅仅是数据量的大小，它还要从速度和时间的维度上进行相应的描述。（2）数据的量越大解决问题越容易。利用大数据来解决问题，所需要的数据量可以用一个阈值来描述，当获得的数据小于这个阈值的时候，所要研究的问题不能够解决；当数据量达到这个值时就能很快地将问题解决；当超过这个值时，问题解决的难易程度并没有相应的提升。所以数据量的大小要根据所要研究的问题适可而止[2]，数据量过大反而增加了系统的存储难度。（3）大数据定义明确。作为新兴的概念，大数据至今并没有一个严格的定义，大数据也是根据当今已存在的思维、方法和技术而定义的。随着信息技术的不断发展，数据的存储技术、计算机处理能力和互联网的快速性发展，大数据的定义也会相应地发生改变[3]。

本文所要研究的内容为大数据时代下的档案管理，在对档案进行整理时，希望能将所有的档案信息进行归档。然而，由于部门存在各种人、财、时间等方面的压力，在对档案进行归档时普遍使用的是去粗取精法，即从馆中所有的数据信息中找出最有用的信息进行归档，其余档案信息将被丢弃。采取此种处理方式，虽然省时省力，但是从长远来看，此处理方式将会丢弃很多有用信息。在当下大数据时代，每一个数据都是一份档案，可以将零碎信息进行整合，从而使看似无用的信息产生巨大的宏观效应，因此，档案部门在当今时代下应该利用好大数据的优点，尽快建立大数据观[4]。

二、数据资源体系的变化性分析

档案部门运行的前提是掌握庞大的数据量和资源。拥有的数据量越大，此部门在档案管理领域所处的地位也就越高，就能够拥有开展档案服务的资本。在大数据时代，档案部门保留数据呈现指数级增加，不再缺乏数据量的积累，档案部门获取数据的途径越来越多，获得内容越来越大，数据的采集方式也相应地发生了巨大变化[5]。

档案馆是一个用来长时间保存国家相关机构档案的事业单位，所保存的数据主要用作科学研究和供社会各界查阅档案史料。在过去，档案的功能主要是用来传承党和国家的记忆，档案来源受到诸多限制，其大多是机关、事业单位经过多年的精挑细选而得到的成品。而在当今大数据时代，获取的途径逐渐倾向于网络、社会和普通平民，档案部门越来越关注民生和民意，说明其获取来源发生了较大变化。近年来，在国家相关政策规定下[6]，档案部门获取信息的内容逐渐倾向于普通民众的利益。从国际档案日所宣传的主题由“档案在你身边”到“走近档案”可以看出，增强普通民众档案意识，引导民众关注档案是目前非常重要的目标。在日常生活中，每天的日记、旅游照片、获奖获优证书、就诊记录等等都跟自己存在着密切的关系。从信息的内容来看，此类对他人毫无意义，但它是个人生活的一部分，记录着自己一生的点点滴滴，因此对自己具有非常重要的意义。在国家倡导每个家庭甚至个人都要建立相应档案的号召下，“全民皆档”变的越来越普遍化[7]。

三、档案管理新问题研究

（一）技术瓶颈有待解决

虽然大数据能够在一定程度上解决档案管理存在的问题，但是，其在应用上依然存在诸多挑战。例如：库房的资源管理是档案存储的瓶颈，怎样利用大数据的方案来与传统档案资源、存储和应用进行无缝对接是一个极大的挑战。所以说，研究一个合理的分层、分级方法是对数据进行管理、服务的关键技术。

（二）职能义务需落实

档案部门所要承担的责任不仅是保存完整的档案资料，更要承担着各种资源的有效利用、产出更多社会效益的重任。面对大数据时代给档案部门带来的各种挑战和机遇，档案部门目前正向着知识管理、信息服务等多维度进行发展，利用大数据带来的便利，在确保国家信息安全、商业机密、个人隐私等前提下，全面对信息进行处理，使信息为全社会所拥有，进而发挥出档案部门的主要作用，是目前亟待解决的问题。

（三）法律规范需完备

目前各种有利的条件，使得每一个使用大数据进行档案管理的部门都能够进行信息的共享。虚拟世界信息的交互也相应地带来了数据的安全、隐私以及传输可靠性等一系列问题。从现有的大数据使用实例来看，相应的法律法规存在明显的滞后性，在准入的信息是否安全方面也没有很好的管理制度。

四、档案管理模式创新策略研究

（一）加强资源聚集

作为档案工作的基础，档案资源是档案事业能够持续发展的关键。增强档案资源的建设力度是完善馆藏结构、服务经济社会发展和保障人民群众利益的最根本途径。在虚拟化的大数据时代下，每时每刻都会产生结构化、半结构化和非结构化的海量数据。对于档案资源的快速建设，除了档案部门进行资源的获取和整理外，还要倡导社会组织、家庭和个人也能够参与其中，将获取的信息以某种合理的方式存放到档案馆、数据库以及各种云端。

（二）创新服务内容

对于档案管理来说，目前所存储的数据还未明确显示出其价值，必须建立健全服务体系、创新服务内容。档案部门只有加快档案资源的开放进程、健全其知识服务框架、改善服务方式，才能体现出档案资源的大价值。在大数据时代下，档案部门主要有两方面的压力：一是与社会其它机构进行竞争，二是伴随着政府相关规章制度的实施，政府的一些信息逐步对公民、法人和相关组织公开，此种权利的获得使知情人士对信息的知情要求变得越来越高，都想通过此种途径获得更多有用的信息，进而档案的更新与开放也成了不可避免的趋势。对于信息的公开，工作人员要坚持保密期外信息及时公开，保密期内的信息坚决不公开原则[8]。

大数据时代下要达到资源尽可能被大量使用，充分展现其价值，就必须要求对其包含的内容进行最大限度利用，做成完整的知识库体系。当然，对于档案的使用者来说，也会随着时代的发展相应地提高对档案服务的要求，档案部门也会根据客户需求实时改善单位的服务态度，并对服务途径进行调整，即利用新的思维方法来提高服务的水平。针对使用者对于服务提出的诸多需求，档案部门需要针对性地完善三种服务理念，即人性化服务、个性化服务和智能化服务。

（三）建立档案安全体系

安全对于档案资源来说是档案管理中最为重要的一环，其与党、国家和人民的利益息息相关。在大数据时代下，错综复杂的环境严重侵害着档案资源的安全，为此，档案部门应该努力做好防范工作，最大限度地保证数据安全。

（四）完善档案行政管理体系

根据不同行业的需求，档案行政管理对所有的档案工作实施了统一规划、组织，监督指导，这是行政工作最为重要的组成部分之一。为了精简机构，减少资金支出，我国实行“局馆合一”的模式。虽然这个模式能够对机构进行简化，在一定程度上降低财政支出，但是也显现出了其本身所存在的一些缺点，即事务性强、行政性弱。当与其他类似机构比较时，会显得价值性明显不足。形成档案管理体制的优劣直接决定了档案事业能否安全稳定的向前发展。在当今大数据时代，也是我国深化体制改革，加快各类建设的时代，这两种发展趋势的碰撞为我国档案的管理体制改革带来前所未有的契机，因此，相关机构应该适时转变相应职能、增强与对应机构合作，努力建设一个为民务实的档案管理体系。

当档案部门的性质明确后，馆主和相关工作人员的职能也就变得更加清晰，避免了工作人员在过去要针对每一项工作进行处理的状况。当某一管理人员离职后，对应的服务就需要其他工作人员或单位来完成，这时社会中介就开始发挥作用。社会力量融入档案管理事务是当今社会发展的需求，因此相关部门应该适应当今社会发展的需求及时转变自己的职能，努力配合并引导社会人员加入，最大限度地发挥好档案馆的作用，并对档案相关行业进行最大限度的扶持；另外，档案部门也需要对其他一些机构进行规范和宣传，以保证这些机构能以最好的方式加入档案管理工作中，这样不仅可以利用其他一些机构的专业团队对档案进行整理，并且能够提高档案行政所具有的权威性。

五、结论

大数据时代的出现，给档案管理带来了不可小觑的影响，为此，本文对大数据时代下档案管理模式变化以及应对策略进行了深入的分析与研究，相应地得出了如下结论：（1）档案管理的变化主要表现为五个方面，即管理体系、数据资源体系、利用服务体系、安全保密以及行政管理体制；（2）采取合理的方式应对大数据时代下档案管理模式的改变，进而获得档案管理最为有效的途径，需要从四个方面来增强档案资源的聚集，即拓宽其类比、完善其建设主体、改变其采集方式以及对其进行科学的整合；（3）在大数据时代下，由于管理工作存在许多变数，档案部门很难在短时间内对其适应，切实建立确保档案安全保密的档案安全体系，从转变行政职能、强化行政执法水平、提高业务指导水平、加强与社会合作来强化档案行政机构的能力，以建立为民务实高效的档案行政管理体系。

[1]冯有辉.大数据理念下高校档案管理服务体系研究[J].山西档案,2016,(6):27-30.

[2]韩昌选,乐璐.大数据时代下信息数据安全的探讨[J].电子技术与软件工程,2013,(24):227-228.

[3]付双双.大数据时代高校档案建设转型思考[J].山西档案,2015,(6):57-60.

[4]李琼严.“互联网+”时代的高校基建档案管理模式研究[J].山西档案,2015,(6):100-102.

[5]耿斌.“互联网+”时代档案信息资源建设新转变[J].山西档案,2016,(6):43-44.

[6]陈明洁.大数据时代对档案现代化影响和要求[J].档案管理,2013,(6):48-49.

[7]高茂科.对档案大数据关键环节的认识[J].中国档案,2013,(10):72-73.

[8]兰祝刚,惠英,李刚.大数据时代下的档案工作[J].中国档案,2013,(9):74-75.

G270.7

1005-9652（2017）01-0064-03

2016年度河南省政府决策研究招标课题“河南省创新发展理念下河南人才支撑问题研究 ”的阶段性研究成果，项目编号：2016B251。

（责任编辑：魏登云）