浅谈高校档案管理信息化建设

赵 恒

(洛阳职业技术学院, 河南 洛阳 471000)

浅谈高校档案管理信息化建设

赵 恒

(洛阳职业技术学院, 河南 洛阳 471000)

随着计算机和信息技术的发展和广泛应用，高校档案管理工作面临前所未有的挑战和机遇，高校档案管理信息化建设工作怎样开展，在开展中存在怎么的问题，以及在现状下如何提高高校档案管理工作效率，如何加强高校档案管理的信息化、网络化建设是各高校目前予以解决的问题。

高校;档案管理;信息化;建设

0 引言

目前，高校档案管理信息化建设是档案工作适应学校和社会发展的客观要求和必然趋势，也是促进高校健康、稳定发展的基础，它的良好发展在学院整体管理中占据着重要地位。但随着信息技术的快速发展，作为信息资源“收集者”的高校档案信息管理工作，以目前现状而言，多数高校档案管理信息化建设工作发展落后，这不仅影响了高校档案的工作效率，也对教学质量的提高，现代信息的利用和保存都有一定影响。

1 高校档案管理信息化在高校建设和发展中的作用

高校档案是高校对外宣传的一种高效形式，面对互联网技术的不断发展，高校档案管理信息化建设已逐渐成为高校档案管理工作建设中的重点，做好高校档案管理信息化建设工作不仅是学校办公自动化发展的要求，也是档案管理发展的必然需求，更是学校教学和科研发展、学生和教师管理的有利保障。

2 高校档案管理信息化建设中存在的不足

高校档案管理信息化建设是以信息化为依托，以分享资源为目标，以提高教学服务质量为要求，以开发科研项目为目的的档案管理建设，而目前受到多种因素的影响，大部分高校仍旧使用传统方式来进行档案的管理，这仅仅只是对档案起到了最基本的保管功能，而忽视了档案的信息化服务功能，使档案管理工作失去了特有的功能和价值。

2.1 思想观念陈旧，管理模式落后，机构设立不健全

目前多数高校对于档案建设工作普遍缺乏系统的认识和思考，没有专门的组织机构，没有专门的人员编制，多数高校档案管理归属于院办公室管理，造成了工作人员身兼数职，职责不明、任务不清，对档案管理信息化建设的发展造成巨大的盲目性和被动性。

2.2 档案服务功能单一

长久以来，由于受到陈旧思想观念和档案制度的规定与制约，档案的利用主要是为各级领导决策、行政部门工作进行参考服务，对于学校教学和科研的发展、学生和教师的管理方面未能充分发挥服务功能。

2.3 档案信息化专业人才缺乏，管理人员队伍不稳定

在高校档案管理工作中，工作人员多数是年龄偏大，或者学历较低的人员组成，档案专业或信息技术专业毕业从事档案工作的人员很少，多数管理人员没有经过专业的学习和培训，个别人员经过短期培训，更有甚者就没有经过培训而从事档案管理工作，他们缺乏系统的档案和信息技术专业理论知识和基本技能，对档案的管理只是收集、整理、立卷、归档，检索层次，这就造成档案管理人员素质偏低、业务知识缺乏、管理水平低下、骨干少、能力弱、人员流动性大、资料收集不齐全、不完整，划分保管期限混乱等特点。

3 高校档案管理工作实现信息化建设的对策

在实现高校档案管理信息化建设过程中，各高校要从基础设施入手，健全规章制度，加强专业人员培训，从多方面满足学校、教科研、师生以及社会对档案工作的要求。

3.1 明确责任，加强认识

高校要加强档案工作的领导，组织学习档案相关法律法规，理清发展思路，在人力、物力、财力方面做到专项资金支持，并要求工作人员不断提高档案管理信息化建设的重要性认识，强化档案意识，更新观念，创新手段，树立主动服务、主动参与的工作态度。

3.2 优化高校档案管理模式

在信息化管理模式下，高校档案管理的规模不断扩大，种类不断增加，职能的多样化、服务的功能化，都是对档案信息化建设的全新要求。面对新问题，档案管理的信息化建设必须要从搭建平台，增强重视程度、强化服务，推动信息化进程等多方面建立科学的管理模式。在管理上要把封闭型管理转变为开放型管理，在服务上要把单一性服务转变为多元性服务，在工作上要把传统的记录模式转变为数字与文字结合的数字化、信息化操作模式。

3.3 完善高校档案管理信息化系统

高校档案管理信息化的实现不仅依赖于各部门的配合，还对档案馆的内部建设、运行机制等都有严格的要求。工作人员在对档案信息的数字化和网络化服务的基础上，还要做到对档案的接收、加工、整理、传送、存储以及提供等程序运用现代化信息处理方式，加快档案的一体化、便捷化、规范化程度，实现纸质档案和数字档案资料及多种档案信息的查询自动化和检索自动化的功能。

3.4 提高高校档案信息化管理队伍素质

高校档案管理信息化建设不仅要求工作人员要具有较高的专业知识，还要求工作人员具有充足的语言文字组织能力，除此之外，还需要具备良好的职业技能及娴熟的计算机操作水平，以及创新能力强、业务知识精的复合型人才。

4 结语

在高校档案管理信息化建设过程中，档案管理信息化建设的程度，不仅是一个学校整体教育教学水平的体现，也是对学校服务于学生、服务于社会的肯定，更是对实现档案管理现代化、科学化、规范化、完善化的必然要求和艰巨任务，它不仅对高校的发展起到良好的促进作用，也对高校对外宣传，对内管理的基础和保障。

[1]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].现代情报，2007年06期，63-64+67.

[2]郭鸿雁.加快高校档案管理信息化建设[J].商丘职业技术学院学报，2012年04期，119-120.

[3]马海涛.高校档案管理信息化建设探析[J].山东教育学院学报，2008年04期，119-121.

[4]贾晓宇.高校档案管理信息化建设的思考[J].赤峰学院学报(自然科学版)，2015年01期，181-182.

(编辑 马海超)

Informatization Construction of Archive Management in Colleges and Universities

ZHAO Heng

(Luoyang Vocational & Technical College, Luoyang 471000, China)

With the development and wide application of computer and information technology, archive management in colleges and universities faces unprecedented challenges and opportunities. In the new period, there are the problems to be solved, such as how to carry out informatization construction of archive management in colleges and universities, what problems exist in the development of it, how to actively raise the efficiency of the archive management in colleges and universities in the current situation, and how to strengthen the construction of information and network.

colleges and universities; archive management; informatization; construction

2017-01-20

赵恒(1978- )，女。专科，助理馆员。主要研究方向：档案管理。

G271

B

1672-0601(2017)03-0033-02