钢琴名人名曲档案管理的问题与对策

文 / 尤葳

社会的进步及档案事业的深入发展对档案馆馆藏建设提出了新的要求。钢琴名人名曲档案的收藏逐渐引起档案工作者的重视，成为档案馆工作的一项重要内容。优化钢琴名人名曲馆藏是一件功在当代、利在千秋的事情。它不仅是尊重知识、尊重人才的重要体现，而且对实现中华传统优秀文化的传承、促进档案馆馆藏结构的合理化、丰富馆藏资源等都有着重要的意义。然而，在当前钢琴名人名曲档案的构建过程中，依旧存在着诸多亟待解决的问题。我们必须强化档案馆藏的建设制度，完善分类方式并提升总体利用效率。

一、钢琴名人名曲档案管理的现状

钢琴名人名曲档案作为一种特殊门类档案，逐渐成为各大档案馆档案资源建设的重要内容。现阶段，各大档案馆在档案收集方面采用的方式有所侧重，与档案馆收集钢琴名人名曲资料的方式有所差异。例如，山东省档案馆钢琴名人名曲档案以寄存方式为主，辅之以档案所有者的捐赠；而在辽宁省档案馆的钢琴名人名曲档案中，档案所有者的捐赠则是档案入馆的主要方式，寄存和征购的方式虽然存在却极为少见。而单位移交及馆际间复制交换方式在两省档案收集中的概率为零。

现阶段，保管钢琴名人名曲档案的各省级档案馆，根据钢琴名人名曲档案的特点及具体情况，特别注意收集钢琴名人名曲不同载体形式的档案。这类档案的形式主要可以划分为三大类，即纸质类、声像类以及实物类[1]。例如，截止2016年底，海南省档案馆成功构建的上千件钢琴名人名曲档案，既有李云迪、郎朗等健在的著名钢琴家及其曲目，也有舒曼、肖邦、贝多芬等已故著名钢琴家的档案资料。这些档案资料包含了纸质、声像以及实物等不同载体形式的档案，以纸质档案与声像档案为主。声像档案主要是钢琴家在参加某些活动时形成的照片和录像。实物档案则主要包括各种奖章、奖杯以及名曲手稿等。与以上两种类型相比，纸质档案包含的内容更为广泛，主要是一些文字类档案，包括钢琴家们生平传记材料、创作材料、个人书信材料、评价材料等。当然，不同类型的钢琴家形成的档案存在一定的差异，在收集时也有不同的侧重点[2]。

现阶段我国各大档案馆对高校名人名曲档案管理工作的重视程度还有待进一步提升。这严重影响了钢琴名人名曲档案的管理水平。许多档案管理者还未充分认识到钢琴名人名曲档案工作的重要性和现实意义，认为钢琴名人名曲档案管理仍是传统类档案的管理，现有的档案工作业务量已经非常繁重，钢琴名人名曲档案的管理工作可以缓一缓。时至今日，很多档案馆依旧还未着手钢琴名人名曲档案的构建工作。在已开展档案管理工作的各大档案馆，管理质量也参差不齐。档案管理机构对钢琴名人名曲档案重视程度不够，投入的精力少，工作主动性偏弱，致使该工作在全国范围内长期得不到均衡发展。

二、钢琴名人名曲档案管理的主要问题

（一）缺乏科学的档案管理制度且执行力较低

我国名人名曲档案制度建设尚未形成体系，主要体现在两个方面：一是缺乏国家层面的统一的钢琴名人名曲档案管理制度；二是地方性的钢琴名人名曲档案馆藏制度仍然不完整。我国尚未制定国家层面的统一的钢琴名人名曲档案管理规范，在档案的收集、保存以及利用等方面也就难以形成统一的规定，难以科学高效地对各地方的钢琴名人名曲档案管理工作进行宏观的指导与规范。当前钢琴名人名曲档案馆藏制度内容有待完善。档案管理制度质量不高，主要表现在内容上有较高的相似性，并未突出当地钢琴名人名曲档案工作管理规范的重点和相应特色。这导致相关档案管理制度的指导性较为薄弱。此外，制度的执行方面也存在一定的缺陷，即制度的落实情况不尽人意[3]。例如，河北省档案馆于 2006 年制定了《河北省钢琴名人名曲档案管理办法》，但并没有专门开展钢琴名人名曲档案的收集和保管工作，这就直接体现出了档案管理制度在执行中的缺位现象。

（二）档案内容单薄且分类凌乱

很多档案虽形式上被称为“钢琴名人名曲档案”，但实际却被划为音乐人物档案或琴谱档案进行管理，其收集内容限定为音乐界有一定贡献的钢琴家的履历信息和音乐成果。因此建档对象人数众多，但是每位钢琴家的档案资料数量却寥寥无几，有的甚至在个位数徘徊。绝大部分档案馆藏的钢琴名人名曲档案只保存钢琴家的一寸照片、名人正式公开发表的钢琴曲目等。材料种类单一，无法全面反映钢琴家一生的社会实践。部分条件较为优越的档案馆开展钢琴名人名曲档案建设工作，仅有几份名人名曲档案，难以支撑起档案应该发挥的社会功能，这不是钢琴名人名曲档案的业务发展方向，违背了档案构建的初衷。

这类档案的分类标准没有统一规定，各馆依实际情况以方便利用为目的自行分类。有的档案馆收集的名人名曲档案数量极少，只好按照时间顺序粗排，而一些收集材料种类较多的档案馆将名人证章、奖状、荣誉证书以及琴谱手稿等划分在生平经历类，或将其划归实物档案类。钢琴名人名曲档案的分类标准不规范实质上是针对该门类档案，分类方法在逻辑层面不科学。有关分类方法的探讨有待强化、深入，否则不利于档案工作评估及档案标准化工作的实施。

（三）档案的开发利用率较低

钢琴名人名曲档案与普通档案存在显著区别，那就是这类档案有很大一部分归个人所有，因此档案工作者在构建钢琴名人名曲时只能采取征集的方式。一些钢琴家严重缺乏档案意识，认为征集的是个人档案，不属于归档的范围。他们拒绝配合，大大增加了档案部门对钢琴名人名曲档案收集整理的难度。很多钢琴家由于公务繁忙没有时间去整理自己的档案，忽视了为自己建档，这就在一定程度上影响了档案的开发利用。还有一些退休的或者已故的钢琴家，他们的手中本来有很多关于自身经历和钢琴乐谱的珍贵资料，但是由于早期没有得到收集和整理，有的已经损坏甚至丢失了[4]。

三、钢琴名人名曲档案管理的优化策略

（一）强化档案馆藏制度建设工作

首先，我们应当站在一定的高度，制定国家层面的钢琴名人名曲档案管理制度，对档案馆钢琴名人名曲档案宏观管理中普遍存在的问题做出详细规范。规范的制定者应当进行充分的调查研究，准确掌握全国范围内各级档案馆钢琴名人名曲档案工作的基本情况。制度的内容必须涵盖钢琴名人名曲档案的实施细则以及工作标准，涉及钢琴名人名曲档案管理工作的各个环节，要做到及时更新，及时修正[5]。

其次，我们必须统一档案机构对钢琴名人名曲档案的具体管理方案。我们要注重与其它各项规章制度的协调性，既不能违背国家及行业层面法律、法规、规章的规定，又要注意与本馆内部其他制度保持一致，强化管理方案的严密性和针对性。相关制度作为钢琴名人名曲档案管理的执行依据，必须尽量细化。

（二）提升档案保管水平

首先，我们要加强钢琴名人名曲档案库房建设，鼓励尚未建立专门库房的档案馆大力建设钢琴名人名曲档案库房；已经建立库房的档案馆，进一步改善库房条件。其次，我们要建立钢琴名人名曲档案的代管、收购制度，延长珍贵档案的保存寿命；强化档案馆相关部门职责意识，探索钢琴名人名曲档案的高效利用服务方式[6]。我们必须规范钢琴名人名曲档案的分类标准，优化整理状况。各大档案馆应当加大经验交流，对整理实践中形成的钢琴名人名曲档案管理规范进行分类，并认真组织落实。

（三）提升钢琴名人名曲档案的利用效率

钢琴名人名曲档案不但是高校的宝贵财富，而且是社会乃至国家的重要资源。全国各大档案馆可以有组织有计划地编辑出版钢琴名人名曲档案系列书籍来为社会服务。档案部门应积极扩大钢琴名人名曲档案的知名度，向有关部门提供名人档案；主动与有关部门联合，开展名人名曲档案学术研究活动，为专家、学者的研究提供服务与咨询，为音乐艺术界的创作提供服务，积极配合宣传教育及其它纪念活动，举办钢琴名人名曲档案展览，展览的内容可以包括照片、乐谱手稿以及有关名人档案的原件以及复印件等，通过钢琴名人名曲档案宣传近些年音乐家的成就，充分发挥档案的“育人”功能[7]。

[1]任莉.浅谈民间音乐档案的管理[J].山西档案,2015(2):102-104.

[2]覃兆刿,马继萍.论科技名人档案与科技发展的互构——以我国“老科学家学术成长资料档案库”建设为例[J].档案学研究,2016(4):52-56.

[3]黄永勤,黄丽萍.名人档案知识地图设计研究[J].浙江档案,2015(7):6-9.

[4]徐轩.图书馆印刷品阅读障碍人士版权例外研究——《马拉喀什条约》述评及对中国图书馆界的建议[J].图书情报工作,2013(22):60-65.

[5]吕瑞花,韩晶晶,韩露.基于元数据的科技名人档案编目[J].科技导报,2013(14):64-69.

[6]曾淑珍.对名人档案征集工作的再认识[J].档案,2012(6):61-63.

[7]刘超.高校名人档案建设初探[J].兰台世界,2011(4):20-21.