法治思维下的特殊载体档案数字化管理

文 / 杜建松

随着党的“十九大”的圆满落幕，法治化建设议题再次成为全社会高度关注的热点，进一步提升全民法律意识和法治思维势在必行。特殊载体档案的数字化管理是伴随社会科技与档案事业发展应运而生的新型档案管理模式，然而受制于传统思维，在管理实践中普遍缺乏法治思维的融合引导，从而降低了特殊载体档案数字化管理的实效性。基于此，立足于法治思维深入探讨特殊载体档案数字化管理模式的特点和现存问题，并探寻行之有效的针对性措施具有重要的现实意义。

一、特殊载体档案概述

特殊载体档案是现代科技不断发展的产物。其“特殊”性表现于采用现代信息化存储方式实现大量档案信息的数字化集中存储，有效避免了传统纸质档案存储模式的诸多问题。目前常见的特殊载体档案包括磁盘、光盘、硬盘等。随着信息技术的不断发展，特殊载体档案的形式也越来越丰富。其优势主要在于依托信息化技术，无论是档案信息的记录还是调取，都不再受到传统纸质档案管理模式那样的时间与空间影响，能够大大提升档案管理的效率。

相对于传统纸质档案管理模式而言，特殊载体档案管理依据信息化特点而对管理实践提出了更高的要求。首先，特殊档案载体多为光盘、磁盘等现代化存储工具。这些载体对存储条件有着特殊的要求，相比于纸质档案而言，更容易受到外界因素的影响，同时载体本身的保存年限也有明显的限制，一旦存储不当或者存储时间过长，则可能因载体本身故障而影响档案资源的调取和利用，严重者还将造成难以挽回的档案信息损失。其次，信息存储方面，特殊载体档案不仅能展示基本的图文资料，而且能够以视频、声频、图片等更加丰富的形式展示信息，有利于提升档案信息的全面性。再次，相比于纸质档案，特殊载体档案成本更高。新技术及新存储材料的应用使得载体成本远远高于纸质档案载体，同时对于载体存储条件的要求也更高。它不仅要设置专门的库房进行分架存储，而且要配合专业的硬件设施，对资金、设备、人力等条件都有着严格的要求。

二、特殊载体档案数字化管理中存在的问题

（一）载体难以兼容

科学技术的大进步带动了特殊载体档案的发展。特殊载体档案在不同时期应用不同的载体，从最初的磁盘、光盘到硬盘、U盘，再到当前的云盘，载体更新换代不断加快。它在优化存储条件、提升存储质量的同时，也带来了载体兼容性问题。目前很多档案馆都开始应用特殊载体档案，这些档案多以磁盘和光盘的形式存储，但年代跨度过长，载体种类繁杂，档案规模庞大。这些载体本身具有不同程度的差异性，相互之间并不兼容，大大提高了档案管理实践工作的复杂性，也降低了档案信息处理的效率[1]。

（二）信息容易失真

数字化信息处理过程就是信息转换的过程。目前的档案数字化转换技术还存在一定的限制，包括技术不足、设备缺陷等，导致特殊载体档案在数字化转换的过程中，原档案信息真实性保留存在困难。例如，对档案信息进行压缩处理便可能影响到档案原本的清晰度和画面质量。除了档案馆自身原因外，特殊载体档案也可能因为存放时间过长、存放方法不当等出现不同程度的硬件损耗。很多特殊载体档案内容并不规范，格式差异明显，缺乏统一模板，在数字化转换过程中经常需要考虑多种因素。可见，如何解决特殊载体的损坏问题，如何在最大限度内维持特殊载体档案信息的完整性，都是数字化管理过程中不可忽略的重要问题[2]。

（三）法治思维缺失

档案数字化管理依托互联网技术，容易涉及到版权问题。我国部分档案馆侵权问题的严重性往往被忽略。特殊载体档案在数字化管理过程中依然不能避免这样的问题。一旦档案管理人员忽视对特殊载体档案信息权益的有效保护而随意使用或传播特殊载体档案信息，则出现问题的可能性大大提升。除此之外，如今档案馆管理制度普遍存在漏洞，制度约束性的缺失极易使档案管理人员违规操作，难以保障特殊载体档案管理的规范性。

三、法治思维下全面推进特殊载体档案数字化管理的对策

（一）增强教育力度，强化法治培训

为了将法治思维有效地融入到特殊载体档案数字化管理工作中，最主要的是要改变档案管理人员的传统管理理念，提升他们对法治化档案信息管理的认识，进而为特殊载体档案的法治化管理实践奠定基础。首先，各级档案管理部门应将普法工作作为一项内部常态化建设项目，将法制教育与日常工作相结合，不断增强教育力度，不仅要在档案一线管理部门，还应该在更多部门拓展法制教育培训，以形成良好的法治氛围。其次，要拓展宣传途径并丰富宣传模式，将普法工作融入新媒体宣传中，利用网络平台宣传形式根据实际情况组织档案管理人员学习法律知识，提升其在工作中对档案权益保护的重视程度。最后，要积极总结经验教训，以同行业案例分析讲解为切入点，积极组织管理人员学习并分析案例，带动管理人员积极参与培训，提升个人工作素质和能力，不断在特殊载体档案数字化管理过程中强化法治意识，提高守法自觉性。

（二）遵守法律法规，推动业务优化

充分理解法律法规是在实际工作中融合法治思维的必要前提。为了有效弥补特殊载体档案数字化管理过程中管理制度与模式上的不足，档案管理部门应高度重视立法，完善各项法律法规，增强相关法律的针对性，发挥法律对实践行为的重要指导和规范作用。具体而言，要以《档案法》等相关法律制度为基础，完善管理制度，构建分级管理体系，确保特殊载体档案数字化管理工作能够进一步完善，实现整体工作的法制化与规范化开展，提升工作水平与质量；要强化安全意识和责任意识。也就是说，管理部门应在内部构建监督机制和安全防范机制，及时发现管理中存在的问题，并设立应急预案对可能存在的风险进行有效控制。此外，档案管理部门还应对既往业务的开展情况积极自查并修正，以最大限度弥补其工作中存在的不足。

（三）完善奖惩机制，重视制度落实

在特殊载体档案数字化管理中融入法治思想，发挥了对理念和行为的引导作用，有利于法治化内部环境的建设。科学的管理制度作为档案工作得以顺利开展的重要保证，除了需要加强制度内容的完善外，还应最大程度确保制度的可操作性，也就是要保证其能够在实际工作中发挥作用，切实可行地管理约束员工行为。首先，落实责任制，每一个管理人员都应清楚自己在特殊载体档案数字化管理工作中所处的位置和应承担的责任，如果出现问题需按照责任归属及时找到责任人并依据相关制度条款追究责任。这不仅有利于带动所有工作人员提升责任意识和工作重视程度，而且能借此强化工作人员的法律意识，降低责任事故的发生率。其次，完善奖惩机制。法治化能够对违法行为做出有力处罚，通过强制性手段维护社会的稳定。特殊载体档案数字化管理也应依托《档案管理违法违纪行为处分规定》设置奖惩措施，对违反管理制度的工作人员严肃处理，若其行为触犯法律并引发严重后果就应视具体情况决定是否移交公安部门处理，以此强化对档案管理人员的约束，使之逐渐养成严谨、负责的法治观念，提高特殊载体档案数字化管理水平。

（四）把握网络特点，树立维权意识

数字化模式在特殊载体档案管理中的应用离不开网络的支持，而网络本身存在诸多的不确定风险，如黑客的袭击、档案信息资源的病毒式传播以及非法下载等。于是，管理人员应重点做好两方面工作。首先，要充分了解网络特点，慎重构建管理系统，选择确保适用性的应用技术，在整个管理过程中始终将维护系统的安全性和稳定性放在首要位置，全力打造安全系统并及时完成设备升级，保障应用空间充足。其次，要树立维权意识。法治思维不仅要求管理人员用法律观念约束自身行为，同时也要求管理人员能够应用法律武器保护档案信息主体的合法权益，一旦其权益受到侵害，就要通过法律渠道积极维权，为档案信息安全性做出应有的贡献[3]。

[1]周玲玲.互联网+环境下教育管理档案的信息化研究[J].山西档案,2017(4):69-71.

[2]苏贵友.网络时代版权制度的扩张与重构——技术发展视角下的著作权未来[J].出版广角,2014(14):60-62.

[3]陈妮.浅议以数字化为核心的特种载体档案管理模式[J].治维,2012(1):46-47.