如何拟写建筑工程竣工档案的案卷题名

2017-01-28文/郭蕊

陕西档案 2017年6期

文/郭蕊

建筑工程竣工档案是建筑工程在建设过程中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录。由于建筑工程建设周期长，施工工艺较为复杂，形成的档案文件种类、内容繁多，导致了档案整理的复杂性，其中尤以案卷题名的拟写最为显著。案卷题名是建筑工程竣工档案检索利用的重要窗口，拟写是否科学合理，查找的“专指性”强与否，会直接影响档案的检索利用。为此，笔者就建筑工程竣工档案案卷题名的拟写谈几点看法供大家参考。

一、构成案卷题名的“三要素”

案卷题名是案卷的标题，是用来概括和揭示卷内文件主要内容和性质特征的词组，是档案检索的重要标识。建筑工程竣工档案的案卷题名是对案卷内工程文件的简要描述，是查找利用卷内工程文件的主要依据。根据日常检索习惯，工程名称、分部工程或专业名称、卷内文件名称通常是查找利用档案的核心要素，下面主要围绕这三个要素对案卷题名的构成予以分析：

（一）工程名称

从档案利用查找的角度来看，要查找某一工程的档案，首先应搞清楚是什么单位建设的工程，建设的什么工程。建筑工程一般按照单位工程立卷，同一建设项目可能有几个单位工程，还应搞清楚是建设项目中的哪个单位工程。本着检索利用的目的，工程名称这一要素应涵盖建设单位名称、工程项目名称、单位工程名称这三个基本要素。

（二）分部工程或专业名称

分部工程是建设项目中单位工程的组成部分，一般按照单位工程的部位、专业性质和设备种类来划分。建筑工程的分部工程一般包括地基与基础、主体结构、建筑装饰装修、建筑屋面、建筑给排水及供暖、建筑电气、智能建筑、通风与空调、建筑节能、电梯十个分部工程。分部工程还可以再分为若干个子分部工程，如地基与基础工程可以分为无支护土方、有支护土方、地基及基础处理、桩基等子分部工程；建筑工程按照专业可以划分为土建和建筑安装两个部分，还可以根据工程规模情况对土建和建筑安装专业再次划分。如建筑安装专业又可划分为给排水与供暖、建筑电气、通风与空调等专业。

建筑工程竣工档案通常按照单位工程分别单独组卷，在单位工程内施工文件部分通常又按照分部工程或专业组卷，为了查找方便，笔者认为案卷题名应充分揭示分部工程或专业名称。如案卷题名：××市××小区6#住宅楼建筑装饰装修隐蔽工程验收记录，其中的“建筑装饰装修”就揭示了分部工程名称，以区别于“建筑给水排水及采暖”、“建筑电气”等分部工程名称或专业名称。另外，如果工程规模较大，一个分部工程或专业还包括若干子分部工程，形成若干卷子分部工程档案，为了提高档案查找的“专指性”，直接拟写子分部工程名称应该更为科学合理一些。以“桩基础工程”为例，“桩基础工程”是“地基与基础分部工程”的子分部工程，通常被施工总承包单位分包给专业单位，一般形成独立的桩基础工程档案，拟写案卷题名时可以将子分部工程——“桩基础工程”列为案卷题名基本构成要素，这样利用者能够在第一时间内迅速锁定查找范围——“桩基础工程”，从而大大提高查找效率。如案卷题名：“××市××公司办公楼桩基础工程施工技术文件”。

（三）卷内文件概要

建筑工程竣工档案种类繁多，同一案卷内可能存在多个类别的多份卷内文件。那么作为查找档案的核心要素之一，卷内文件名称如何才能在案卷题名中合理地体现出来？是直接罗列还是以概要的形式体现？直接罗列无异于卷内目录，意义不大，也给快速锁定查找范围造成不便。因此，卷内文件概要应该是体现卷内文件名称最为科学的选择。例如，某污水处理厂某单位工程在工程准备阶段形成多卷档案，其中一卷档案包括发改委关于审批土地的批复、项目建议书的复函、厂址变更批复、可研报告批复等多份文件，在拟写卷内文件概要时可以用“立项、用地文件”作简要概括，不宜将卷内文件名称罗列一大堆,否则查找者将不能一眼判断出需要查找的文件是否在该卷之内，该卷内到底是立项、用地文件，还是勘察、设计文件，或者是招投标文件，大大降低查档效率；同时，繁复拟写卷内文件名称也增加了档案整理的工作量。同理，卷内文件概要的拟写也不能过于简单。前述例子中卷内文件概要不宜用“工程准备阶段文件”做简要概括。因为“工程准备阶段文件”可能形成几卷档案，太过概括还得逐卷查阅，也会降低查档效率。

二、案卷题名的拟写方法及注意事项

（一）案卷题名的拟写方法

案卷题名是一卷档案的“点睛之作”，科学合理的案卷题名是快速查找与准确查找的完美结合。因此，拟写建筑工程竣工档案的案卷题名应注意结合案卷实际内容，把握好关键要素，简明、准确地揭示卷内文件内容。案卷题名的拟写宜由工程名称（建设单位名称+工程项目名称+单位工程名称）、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容组成。如“××公司××建设项目1#厂房建筑桩基础工程施工技术文件材料”。

（二）拟写案卷题名的注意事项

通过多年的实践观察，笔者发现许多档案从业人员在拟写建筑工程竣工档案的案卷题名时，通常会在以下几个方面出现问题：

1.“建设单位”名称

建设单位名称在拟写时应注意编写其对外公开名称、全称或通用简称。需要注意的是，一些工程项目的建设单位并不是该工程的实际建设单位，而是被委托的代理单位。如某房地产开发公司受建设单位委托代建某建筑工程项目，在编制工程档案案卷题名时，工程名称中“建设单位”部分应写委托建设单位的名称，而不是该房地产开发公司。如××市××单位5#办公楼，由××省××房地产开发有限责任公司建设，实为××市××单位办公楼，其案卷题名中的建设单位应写成“××市××单位”，而非“××省××房地产开发有限责任公司”。

2.“工程时间”特征

工程时间特征主要指建筑工程的建设年代，用于区别该工程过去曾多次修建所形成的不同年代的建筑工程档案。如某市的某古建筑，上世纪60年代曾大修一次，2000年以后又大修一次。为了区别不同的维修年代，拟写该建筑工程案卷题名时应注明时间特征，以方便日后查档。

3.“工程地址”特征

工程地址特征主要用于区别在不同地址建设的具有相同建筑工程名称的工程。如“××大学××校区1#学生公寓楼工程”，其中“××校区”是工程地址特征，以区别××大学其他校区。

4.“工程性质”特征

工程性质特征主要是指建筑工程是扩建、改建、迁建、维修还是翻建。如“××市××医院门诊楼迁建工程”，“迁建”即为该工程的性质特征。一般新建工程无须标明“新建”。

5.“卷内文件概要”

实践中案卷题名拟写出现问题最多的通常是卷内文件概要的拟写。有冗长罗列卷内文件名称的，有太过简要的，也有概要与文件名称罗列同时存在的，还有题名与内容不符或断章取义的等等。这些不太规范的拟写方法没有统一的原则和标准，无疑加大了日后档案查找利用的难度。从结构层次来看，建筑工程文件的划分不外乎三个层次（以工程准备阶段文件为例）：第一层次，大类级别——“工程准备阶段文件”；第二层次，属类级别——立项文件，建设用地、拆迁文件等；第三层次，小类级别——可行性研究报告、岩土工程勘察报告等具体文件。“卷内文件概要”拟写不规范的主要原因是拟写的结构层次没有掌握好。以工程准备阶段文件为例，如果该阶段工程仅形成一卷档案的，可以启用第一层次，以大类名称——“工程准备阶段文件”作为卷内文件概要；如果工程准备阶段文件形成多卷档案的，可以启用第二、第三层次，可以用属类名称或小类名称作为文件概要。如：“立项、用地文件”，或“岩土工程勘察报告”。究竟应该启用三个层次中的哪一层次，需要根据卷内文件的实际情况灵活掌握。