关于艺术院校档案建设与管理的思考

2017-01-28文/王娟

陕西档案 2017年6期

文/王娟

艺术院校档案工作是学校工作的重要组成部分，对学校的全面发展有着特殊价值和重要作用。针对艺术院校档案建设与管理特征，在归档范围与方式、保管场所与方法，以及管理人员队伍建设等方面要有新思路

艺术院校是以培养艺术人才、管理艺术人才为任务的高等学府，同时也肩负着研究艺术理论的任务。艺术院校在行政、人事档案管理及一般行政管理上与其他院校有相同之处，但也有其自身特点。本文主要讨论艺术院校在专业和教学档案建设及管理上的特征。

一、艺术院校的档案建设

中国的艺术教育在商周时期开始已经做到了系统化、多样化，做到了渐进性的按等级管理。在东周时期已经出现了私家教育，以上讲的教育中有相当部分是艺术教育。现在中国的艺术高等院校大致包含艺术学院、美术学院、音乐学院、影视学院、戏剧学院以及其它开设艺术专业的综合院校。关于综合性院校针对其艺术院系所进行的档案建立与管理工作本文不加讨论，主要讨论的是艺术院校尤其是美术院校关于档案建立与管理的问题。

艺术院校的档案管理主要分为两部分，一是行政人事档案管理，二业务与教学档案管理。以美术学院为例，分类如下：

1.艺术史料档案

针对本院校的环境、社会历史沿革等基础性的资料，本校相关的艺术门类其发展史料从传统上的中国画、油画、版画、雕塑等到近年发展起来的影视、实验艺术等等。这些史料分为校外部分和校内部分。

2.艺术门类档案

艺术门类是指各个画种、各个艺术门类的具体档案。尽管各个画种、各个门类有巨大的差别，但是从档案收集来说总是从它最基点开始的。比如中国画，从笔墨纸砚到程式内容，再到作品完成的整个过程的档案记录，对画派、画风的形成、发展、影响、代表人物及代表作品的记录等等。这里虽然是以中国画为例，其他的画种也可以相类比建立档案。

3.艺术教学档案

艺术教学档案包括：课程设置的理由、设置的基础、基本课时安排、教学条件及教学方法、基本教材、师资与配备、教学成果（成绩、展示及出版物、教学的社会影响等等），这种教学活动可以以年鉴形式记录下来。

4.艺术科研档案

艺术史的科研范围非常广泛，有史、有论、有技法、有社会影响等等诸方面，只要是本校艺术活动关注的范围和本校艺术活动产生的影响都在档案的建立与管理之列。从目前来看最简单的方法就是收集科研成果，比如专著和论文、获奖作品，更高层次就是研究本院校及各艺术学科的科研现状、科研成果在本地区社会文明进步中的作用，包括战略计划书等等。

5.重要事件及人物的档案

重要事件及人物的档案包括大型的展览、研讨会、重要的奖项、重要的社会艺术活动，本校围绕艺术的规划建设，例如美术馆馆场的开辟和修葺。重要人物是指对本院的艺术发展有重要影响的人物。院级领导和二级教授以上的重要人物可以列为长期档案。例如我院的名誉院长刘文西教授及前任院长杨晓阳教授等对学院的发展与进步做出突出贡献的重要人物。

二、艺术院校档案管理的思考

1.关于归档范围与方式

一般档案概念中重要的有意义的美术品应当包涵在内，但是美术院校有其特殊性，及本身有生产、创作美术品的任务，把大师的美术品包括优秀的美术品都算做档案显然是不妥当的。美术院校一般都建有美术馆，优秀的美术品，甚至是代表性的有典型意义美术品收藏于美术馆为益。但这些作品又在美术院校的艺术发展史上有重要地位，应存放在档案馆。那么如何解决这个矛盾呢？可以采用一物一存两目的方式，即美术作品收藏在美术馆，但美术馆和档案馆同时编目，在档案馆以目录的形式可以查询，而实物不存放在档案馆。

2.关于保管场所与管理方式

档案的置放，第一个是馆舍问题。要有足够的面积并且留有发展的空间，库存区与查阅区分开，对院校的档案查阅要有两级审批，一般档案由档案馆馆长审批，较高级别的档案要由院长审批。库区应密闭，防止进入自然光线，防止灰尘及生物性的破坏，查阅室要通风明亮。第二个问题是档案的形式问题。电子化时代要求档案不一定全是文本档案，甚至不一定都是原件，应利用多媒体技术实现档案媒体的数字化存储，这不仅减轻了对于实体档案的清理及保存的工作量，也大大节省了保管的空间，同时又便于保存、保管和查阅。同时，应当引进档案管理软件的运用，实现档案系统化的管理。管理软件的应用可以促进管理思路和管理方式的创新，大大提高工作效率。

3.关于管理人员队伍建设问题

档案馆应为相对独立的部门，不应下属于某行政处室管理。档案馆应设馆长，配备专业管理人员。一支结构合理的档案管理队伍是保证档案管理水平不断提升的必要因素。因此，要重视档案管理队伍的建设，给管理人员提供多层次、多门类业务进修及外出参观、学习的机会，全面提高档案管理工作者的工作能力及业务水平。档案管理工作既是科学的管理工作，也是专业的科研工作。